Sachbearbeiter Procurement & Contract Management (m/w/d)

NABU e.V.; Berlin; On-site; EUR 42,000 - 66,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Flexible Arbeitszeiten (30-40 Std.)

Mobiles Arbeiten

Jobticket/Deutschland-Ticket

Wellhub Gesundheitspräventionsprogramm

Job summary

NABU e.V. in Berlin sucht eine*n Sachbearbeiter*in Procurement & Contract Management (m/w/d) zur Unterstützung des internationalen IKI-Großvorhabens SYMBIOTIC. Sie bearbeiten Beschaffungsvorgänge, prüfen Partnerverträge und unterstützen Finanzreports sowie die Dokumentation.

Sie arbeiten eigenverantwortlich, nutzen MS 365 sicher und arbeiten interkulturell in einem internationalen Team. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich; Reisen sind möglich.

Qualifications

• Sie haben eine kaufmännische Ausbildung oder ein einschlägiges Studium abgeschlossen (Betriebswirtschaft, Verwaltung, Recht, Beschaffung o. Projektmanagement).
• Sie bringen mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in Beschaffung, Vergabe, Vertragsmanagement oder Projektadministration mit.
• Sie arbeiten sorgfältig, zuverlässig und Fristen im Blick; sichere MS-365-Nutzung (Teams, Excel) und strukturierte digitale Dokumentation.
• Sie arbeiten professionell im Team, besitzen interkulturelle Kompetenz und gute Deutsch- sowie fließende Englischkenntnisse.
• Idealerweise haben Sie Erfahrung in internationalen Drittmittelprojekten, ggf. Kenntnisse in Französisch/Bahasa Indonesia/Russisch.

Responsibilities

• Procurement & Vertragsmanagement: Beschaffungs- und Vertragsvorgänge prüfen und koordinieren.
• Prozesse & Dokumentation: Schnittstellen koordinieren, Prozessstandards einhalten und Vergabe-/Nachweisdokumentation strukturieren.
• Finanz- & Zahlungsprozesse: Zahlungsverfolgung unterstützen und monatliche Finanzreports vorbereiten.
• Team- & Meetingorganisation: Termine und Projektkalender koordinieren, Projekt-Meetings vorbereiten und nachbereiten.
• Workshops, Partnertreffen & Dienstreisen: logistische Organisation ausgewählter Veranstaltungen unterstützen.

Skills

Beschaffung

Vertragsmanagement

Interkulturelle Kompetenz

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Teamorganisation

Zahlenverständnis

Education

Kaufmännische Ausbildung oder einschlägiges Studium

Tools

MS 365

Teams

Excel

Job description

Für unser Team Internationale Biodiversität im Fachbereich Internationales in der NABU-Bundesgeschäftsstelle in Berlin suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Sachbearbeiter*in Procurement & Contract Management (m/w/d).

Ziel der Stelle:

Du unterstützt das internationale IKI-Großvorhaben SYMBIOTIC mit einem besonderen Fokus auf Procurement und Vertragsmanagement und begleitest Beschaffungsvorgänge des NABU sowie unserer neun nationalen und internationalen Projektpartner in fünf Ländern. Darüber hinaus sorgst Du mit guter Teamorganisation, verlässlicher Partnerkommunikation und der Vorbereitung ausgewählter Meetings und Veranstaltungen dafür, dass die Zusammenarbeit im Projekt reibungslos funktioniert.

Zentrale Aufgaben:

• Procurement & Vertragsmanagement: Du bearbeitest Beschaffungs- und Vertragsvorgänge des NABU im Rahmen des IKI-Großvorhabens SYMBIOTIC und prüfst die entsprechenden Vorgänge unserer Projektpartner auf Vollständigkeit, Plausibilität und Übereinstimmung mit den geltenden Vorgaben.
• Prozesse & Dokumentation: Du koordinierst relevante Schnittstellen, hältst vereinbarte Prozessstandards nach und stellst eine vollständige, strukturierte und versionierte Vergabe-, Vertrags- und Nachweisdokumentation sicher.
• Finanz- & Zahlungsprozesse: Du unterstützt die Zahlungsnachverfolgung und die Vorbereitung monatlicher Finanzreports, pflegst Übersichten zu vertraglichen Verpflichtungen, Rechnungen und Zahlungsständen und bereitest Vorgänge zur Freigabe durch Programm- und Finanzmanagement vor.
• Team- & Meetingorganisation: Du unterstützt die Teamorganisation, koordinierst Termine und Projektkalender und übernimmst die organisatorische Vor- und Nachbereitung ausgewählter Projekt- und Partnermeetings.
• Workshops, Partnertreffen & Dienstreisen: Du unterstützt die logistische Organisation ausgewählter Workshops, Partnertreffen und Dienstreisen.

Dein Profil:

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein einschlägiges Studium abgeschlossen, zum Beispiel in Betriebswirtschaft, Verwaltung, Recht, Beschaffung oder Projektmanagement.
• Du bringst mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in Beschaffung, Vergabe, Vertragsmanagement oder Projektadministration mit; Kenntnisse geberfinanzierter Projekte sowie Erfahrungen mit IKI-Vorgaben und der Prüfung von Vergabevorgängen bei Projektpartnern sind von Vorteil.
• Du arbeitest sorgfältig und eigenverantwortlich, hast ein gutes Zahlenverständnis und behältst Fristen und Details im Blick; dabei nutzt Du MS 365, insbesondere Teams und Excel, sicher und arbeitest strukturiert mit digitaler Dokumentation und Ablage.
• Du trittst professionell auf, arbeitest gerne in größeren Teams und Konsortien und bringst interkulturelle Kompetenz sowie sehr gute Deutsch- und fließende Englischkenntnisse und die Bereitschaft zu gelegentlichen internationalen Dienstreisen mit.
• Idealerweise hast Du bereits praktische Erfahrung in internationalen Drittmittelprojekten, insbesondere in Afrika und/oder Asien; zusätzliche Sprachkenntnisse in Französisch, Bahasa Indonesia und/oder Russisch sind ein Plus.

Unser Angebot:

• Wir möchten mit Dir zusammenarbeiten und gemeinsam Erfolge erzielen; wir bieten zunächst ein befristetes Beschäftigungsverhältnis bis Januar 2031, wobei eine Entfristung angestrebt wird.
• Wir bieten Dir ein angenehmes und wertschätzendes Arbeitsklima, eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem engagierten Team sowie eine Vergütung nach Gehaltsgruppe 3 unserer Gehaltsleitlinien.
• Wir unterstützen Deine persönliche und berufliche Weiterentwicklung, damit Du stets auf dem neuesten Stand bleibst.
• Mit 30 Tagen Urlaub, flexiblen Arbeitszeiten (im Umfang von 30 bis 40 Stunden) und der Möglichkeit, mobil zu arbeiten, ermöglichen wir es Dir, Berufliches und Privates in Einklang zu bringen.
• Attraktive Zusatzangebote wie ein Jobticket/Deutschland-Ticket und Gesundheitspräventionsprogramme (Wellhub).

Beginn
ab sofort