Sachbearbeiter / Mitarbeiter Backoffice (m/w/d)

Legalhero; Berlin; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Legalhero sucht eine/n Sachbearbeiter/in Backoffice (m/w/d) zur Steuerung des Posteingangsprozesses. Sie digitalisieren, klassifizieren und ordnen Eingänge zu, überwachen Fristen und bereiten Schriftsätze vor. Zudem pflegen Sie Akten, unterstützen Anwälte und betreuen Mandanten sowie Behörden.

Sie arbeiten hybrid: 3 Tage im Büro, 2 Tage Homeoffice, in zentraler Lage Berlins. Eine abgeschlossene Ausbildung oder entsprechende Erfahrung werden erwartet.

Qualifikationen

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung oder Berufserfahrung.
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C2).
• Sicherer Umgang mit Google Workspace oder vergleichbaren Office-Anwendungen.
• Hohes Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Mandantendaten.
• Strukturierte, zuverlässige und konzentrierte Arbeitsweise.
• Digitale Affinität und Freude an einer modernen, papierlosen und softwaregestützten Arbeitsumgebung.

Aufgaben

• Digitalisierung, Klassifizierung und fallbezogene Zuordnung der Posteingänge – papierbasiert und elektronisch.
• Notierung und Überwachung juristischer Fristen in unserer eigenen Software.
• Erstellung von Akteneinsichtsanträgen sowie Vorbereitung und Versand von Schriftsätzen.
• Pflege der digitalen Akten und Unterstützung der Anwältinnen und Anwälte bei administrativen Aufgaben.
• Eigenverantwortliche Kontrolle des Postausgangs.
• Empfang und erster Ansprechpartner für Mandanten, Behörden und Gerichte – persönlich und am Telefon.

Kenntnisse

Strukturierte Arbeitsweise

Diskretion & Verantwortungsbewusstsein

Digitale Affinität

Ausbildung

Berufsausbildung oder Berufserfahrung

Tools

Google Workspace

Office-Anwendungen

Jobbeschreibung

Was dich erwartet

Jeder Schadensfall beginnt mit einem Dokument. Und jedes Dokument muss dort ankommen, wo es hingehört – sonst kann niemand daran weiterarbeiten. Genau dafür sorgst du. Als Sachbearbeiter / Mitarbeiter Backoffice (m/w/d) bist du die Stelle, durch die bei Legalhero alles hindurchgeht: Fax, Briefpost, elektronische Eingänge. Du digitalisierst, du ordnest zu, du hältst die Akten sauber.

Konkret erwartet dich:

• Digitalisierung, Klassifizierung und fallbezogene Zuordnung der Posteingänge – papierbasiert und elektronisch
• Notierung und Überwachung juristischer Fristen in unserer eigenen Software
• Erstellung von Akteneinsichtsanträgen sowie Vorbereitung und Versand von Schriftsätzen
• Pflege der digitalen Akten und Unterstützung der Anwältinnen und Anwälte bei administrativen Aufgaben
• Eigenverantwortliche Kontrolle des Postausgangs
• Empfang und erster Ansprechpartner für Mandanten, Behörden und Gerichte – persönlich und am Telefon

Was du mitbringst

Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und behältst auch bei wiederkehrenden Aufgaben den Überblick? Dann passt du perfekt zu uns!

Was uns wichtig ist:

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung oder Berufserfahrung
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C2)
• Sicherer Umgang mit Google Workspace oder vergleichbaren Office-Anwendungen
• Ein hohes Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Mandantendaten
• Eine strukturierte, zuverlässige und konzentrierte Arbeitsweise
• Digitale Affinität und Freude an einer modernen, papierlosen und softwaregestützten Arbeitsumgebung

Was wir versprechen

Arbeitsumgebung & Flexibilität

• Hybrides Arbeiten mit klarer Struktur: 3 Tage Office, 2 Tage Homeoffice – planbar und verlässlich
• Modernes Büro mit viel Tageslicht und einer Dachterrasse mit Panoramablick über Berlin
• Zentrale Lage zwischen Gleisdreieck & Potsdamer Platz – bestens erreichbar mit öffentlichen Verkehrsmitteln

Benefits

• 100 % Übernahme des Deutschlandtickets
• Betriebliche Altersvorsorge mit 20 % Arbeitgeberzuschuss – wir denken mit dir an morgen
• Corporate Benefits Account mit Rabatten bei zahlreichen Marken
• Regelmäßige Team- und Firmenevents – weil Zusammenhalt kein Zufall ist
• Freie Getränke, frisches Obst & Müsli täglich
• Nach Feierabend: Nintendo Switch, PS5, Dart & Tischkicker warten auf dich
• Dein Hund ist ein Teamplayer? Bring ihn mit – Bürohunde sind bei uns herzlich willkommen

Unternehmenskultur & Zusammenarbeit

• Abwechslungsreiche & praxisnahe Aufgaben
• Offene Kommunikation auf Augenhöhe – deine Stimme zählt, deine Erfahrung auch
• Du gestaltest aktiv mit – wir sind ein wachsendes Unternehmen und freuen uns über deine Ideen
• Feedback ist bei uns keine Floskel, sondern ein echter Gamechanger: Wir setzen auf gemeinsames Wachstum

Schneller Bewerbungsprozess:

• Schnelle Rückmeldung nach deiner Bewerbung
• 20-minütiges Kennenlern-Telefonat mit unserem HR-Team
• 60-minütiges Gespräch vor Ort mit deinem zukünftigen Team & Vorgesetzten
• Danach erhältst du dein Angebot!

Du hast noch Fragen?

Unsere HR Managerin Nadine ist [e-mail] telefonisch unter 030 22957522 erreichbar.