Sachbearbeiter (m/w/d) Sekretariat im Weiterbildungsbereich

G.A.L.B. Förderung gGmbH; Berlin; Vor Ort; EUR 32.000 - 52.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Weiterbildungen

Mitgestaltungsmöglichkeiten

Gute Verkehrsanbindung

Moderne technische Ausstattung

Zusammenfassung

GALB ist ein gemeinnütziger Bildungsträger, der ab dem 01.07.2026 eine/n Sachbearbeiter/in im Sekretariat in Vollzeit sucht. Sie übernehmen Anfragen, organisieren den Sekretariats- bzw. Empfangsbereich und unterstützen bei der Erstellung von Teilnehmerverträgen.

Zu Ihren Aufgaben gehören Aktenpflege, Datenbankpflege, Veranstaltungsorganisation sowie Protokollführung. Eine qualifizierte kaufmännische Ausbildung und gute Kenntnisse in Wort und Schrift sind erwünscht.

Qualifikationen

• Ausbildung im kaufmännischen Bereich, z. B. Büromanagement/Bürokommunikation.
• Praktische Erfahrungen in Organisations- und Verwaltungstätigkeiten.
• Erweiterte PC-Kenntnisse (Word, Excel, idealerweise Office 365), Büroorganisation, Umgang mit Datenschutz und DIN-Normen für Schriftverkehr
• Gute Kenntnisse in Wort und Schrift

Aufgaben

• Anfragen entgegennehmen, beantworten und weiterleiten (schriftlich/elektronisch/persönlich/telefonisch, Erhebung von Daten unter Beachtung des Datenschutzes)
• Organisation eines reibungslosen Arbeitsablaufs im Sekretariats-/Empfangsbereich, Posteingang/ Postausgang, Erfassung von Krankmeldungen, Pflege von Datenbanken, Anlegen von Statistiken und Führung von Anwesenheitslisten, eigenständiger Schriftverkehr, Besucherempfang, Betreuung, Informationsweitergabe und Terminierungsarbeiten
• Erstellung von Teilnehmerverträgen nach Vorlage
• Akten- und Archivpflege, Digitalisierungsarbeiten
• Verwalten von Büromaterial, Ansprechpartner/in für Materialanforderungen von Dozenten und Weiterleitung der Anfragen an die Einkaufsabteilung
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen (Protokollführung), Meldung der Kursstärken und Anwesenheiten an die Schulleitung
• Erste Hilfe und Ansprechpartner in Notsituationen, Absetzen von Notrufen

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Kundenorientierung

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Flexibilität

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Word

Excel

Office 365

Jobbeschreibung

Stellendetails zu: Sachbearbeiter (m/w/d) Sekretariat im Weiterbildungsbereich

GALB ist ein gemeinnütziger Bildungsträger mit Schwerpunkt auf die Aus- und Weiterbildung im sozialen Umfeld. Im schulischen Bereich suchen wir ab 01.07.2026 eine/n Sachbearbeiter/in (m/w/d) in unserem Sekretariat in Vollzeit.

Voraussetzungen

• Ausbildung im kaufmännischen Bereich, z. B. Büromanagement/Bürokommunikation
• Praktische Erfahrungen in Organisations- und Verwaltungstätigkeiten
• Erweiterte PC­Kenntnisse (Word, Excel, idealerweise Office 365), Büroorganisation, Umgang mit Datenschutz und DIN‑Normen für Schriftverkehr
• Gute Kenntnisse in Wort und Schrift

Ihre Aufgaben

• Anfragen entgegennehmen, beantworten und weiterleiten (schriftlich/elektronisch/persönlich/telefonisch, Erhebung von Daten unter Beachtung des Datenschutzes)
• Organisation eines reibungslosen Arbeitsablaufs im Sekretariats‑/Empfangsbereich, Posteingang/Postausgang, Erfassung von Krankmeldungen, Pflege von Datenbanken, Anlegen von Statistiken und Führung von Anwesenheitslisten, eigenständiger Schriftverkehr, Besucherempfang, Betreuung, Informationsweitergabe und Terminierungsarbeiten
• Erstellung von Teilnehmerverträgen nach Vorlage
• Akten- und Archivpflege, Digitalisierungsarbeiten
• Verwalten von Büromaterial, Ansprechpartner/in für Materialanforderungen von Dozenten und Weiterleitung der Anfragen an die Einkaufsabteilung
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen (Protokollführung), Meldung der Kursstärken und Anwesenheiten an die Schulleitung
• Erste Hilfe und Ansprechpartner in Notsituationen, Absetzen von Notrufen

Was wir von Ihnen erwarten

• Fähigkeit und Bereitschaft zur Einarbeitung in wechselnde Aufgaben sowie zum selbständigen und gewissenhaften Arbeiten
• Ausgeprägte Kunden‑ und Serviceorientierung, gute Team‑ und Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität und Sozialkompetenz
• Erweitertes polizeiliches Führungszeugnis ohne Einträge
• Qualifizierungsbereitschaft
• Kollegiales und offen gestaltetes Arbeitsumfeld
• Zukunftsorientierte Zusammenarbeit
• Vielfältige und anspruchsvolle Arbeitsaufgaben
• Faire Vergütung

Vorteile für Mitarbeitende

• Weiterbildungen
• Mitgestaltungsmöglichkeiten
• Gute Verkehrsanbindung
• Moderne technische Ausstattung