Sachbearbeiter Innendienst

Circle K Deutschland GmbH; Berlin; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

34 Tage Urlaub

Betriebliche Altersvorsorge

JobRad

Sport- und Gesundheitsangebote

Flexible Arbeitszeiten

Langzeitkonto

Job summary

Circle K Deutschland sucht einen Sachbearbeiter Innendienst (m/w/d) für das Support Office in Berlin. Sie unterstützen deutschlandweit das Modernisierungsprojekt, bereiten Planungsunterlagen vor und arbeiten eng mit Dienstleistern zusammen.

Ihre abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste Erfahrungen in Sachbearbeitung sind wünschenswert. Es erwarten Sie eine strukturierte Arbeitsweise, klare Prozesse und solide Dokumentation.

Qualifications

• Ausbildung im kaufmännischen Bereich abgeschlossen.
• Erste Erfahrungen in Sachbearbeitung, Projektadministration oder Bestellabwicklung sind von Vorteil.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Du stellst Planungsunterlagen zusammen und übergibst sie an Dienstleister.
• Du nimmst Baugenehmigungen entgegen, archivierst sie digital und dokumentierst nachvollziehbar.
• Du prüfst Auflagen aus Genehmigungen und kommunizierst relevante Anforderungen.
• Du veranlasst Zahlungen behördlicher Gebühren und verfolgst den Bearbeitungsstand.
• Du erstellst Bestellungen und pflegst Projektdaten.
• Du bearbeitest Rechnungen, prüfst Angaben und leitest Freigaben weiter.
• Du archivierst Unterlagen und erstellst Berichte für das Projektteam.

Skills

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Zahlenverständnis

Dokumentation

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office Suite

Outlook

Dokumentenmanagementsysteme

Job description

Job Description

Dein Herz schlägt für strukturierte Abläufe und Du möchtest ein deutschlandweites Zukunftsprojekt zuverlässig im Hintergrund unterstützen?

Wir modernisieren unsere Stationen und setzen neue technische und visuelle Standards um. Damit Planungsunterlagen, Genehmigungen, Bestellungen, Rechnungen und Projektdokumente vollständig und termingerecht bearbeitet werden suchen wir Dich als Sachbearbeiter Innendienst (m/w/d), befristet auf 2 Jahre, mit Option auf Verlängerung, in unserem Support Office in Berlin.

Das erwartet Dich

• Du stellst die erforderlichen Planungsunterlagen für die Stationen zusammen und übergibst sie vollständig an unsere Dienstleister.
• Du nimmst Baugenehmigungen entgegen, legst sie im digitalen Archiv ab und sorgst für eine nachvollziehbare Dokumentation.
• Du prüfst die Auflagen aus den Baugenehmigungen und kommunizierst relevante Anforderungen.
• Du veranlasst die Zahlung behördlicher Gebühren und hältst den jeweiligen Bearbeitungsstand nach.
• Du erstellst Bestellungen an Dienstleister und pflegst die dazugehörigen Projektdaten.
• Du bearbeitest eingehende Rechnungen, prüfst die erforderlichen Angaben und leitest die Rechnungen zur Zahlungsfreigabe weiter und begleitest den Rechnungsstellungsablauf.
• Du archivierst weitere Projektunterlagen, beispielsweise Abnahmeprotokolle, Nachweise und technische Dokumentationen.
• Du erstellst technische Berichte, Übersichten und regelmäßige Reportings für das Projektteam.
• Du unterstützt bei organisatorischen Rückfragen und sorgst dafür, dass administrative Vorgänge zuverlässig abgeschlossen werden.

Das bieten wir Dir

• Eine verantwortungsvolle Aufgabe in einem deutschlandweiten Modernisierungsprojekt und eine wertschätzende Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld
• Einen modernen Arbeitsplatz im Herzen Berlins und flexible Arbeitszeiten
• Eine attraktive Vergütung sowie zusätzliche Leistungen nach den jeweils - geltenden Unternehmensregelungen
• Bis zu 34 Tage Urlaub, betriebliche Altersvorsorge und eine ausgeprägte Feedbackkultur
• Weitere Benefits, zum Beispiel JobRad, Langzeitkonto sowie Sport- und Gesundheitsangebote

Das bringst Du mit

Ausbildung: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau oder eine vergleichbare Qualifikation; erste Erfahrungen in der Sachbearbeitung, Projektadministration, Bestellabwicklung oder Rechnungsbearbeitung sind von Vorteil.

Persönlichkeit / Begeisterung

• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und zuverlässig und behältst auch bei einer großen Zahl paralleler Vorgänge den Überblick.
• Du hast Freude an administrativen Aufgaben, klaren Prozessen und einer vollständigen Dokumentation.
• Du bringst ein gutes Zahlenverständnis und ein ausgeprägtes Auge fürs Detail mit.
• Du arbeitest selbstständig, setzt Prioritäten und verfolgst offene Themen konsequent nach.
• Du kommunizierst klar, verbindlich und serviceorientiert mit internen Fachbereichen, Behörden und externen Dienstleistern.
• Du bist ein Teamplayer und unterstützt ein effizientes und wertschätzendes Miteinander.

Sprache

• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind für die Zusammenarbeit im internationalen Unternehmensumfeld von Vorteil.

IT

• Du gehst sicher mit Microsoft Office um, insbesondere mit Outlook, Word und Excel und Du bist offen für neue digitale Prozesse und arbeitest Dich gerne in neue Systeme ein; idealerweise hast du schon Erfahrung mit digitaler Dokumentenablage oder Dokumentenmanagementsystemen

Über Circle K in Deutschland

Circle K ist Teil des kanadischen Unternehmens Alimentation Couche-Tard, einem der weltweit führenden Anbieter von Convenience-Stores und Mobilitätslösungen. Rund 1.200 Tankstellen gehören in Deutschland zum Netz des Unternehmens. Die Mitarbeitenden von Circle K haben es sich zur Aufgabe gemacht, das Leben ihrer Kundinnen und Kunden jeden Tag ein wenig einfacher zu machen.

An den Service Stationen bietet Circle K Services und Angebote, die zum Verweilen, Entspannen, Genießen und Einkaufen einladen. Im Rahmen einer Marken- und Liefervereinbarung und als TotalEnergies Vertragshändler für Kraftstoffe besitzt und betreibt Circle K Tankstellen in Deutschland unter der Marke TotalEnergies.

Werde ein wichtiger Teil unseres gemeinsamen Wachstums! Gemeinsam mit unseren Teams weltweit möchten wir unserer Kundschaft und unseren Mitarbeitenden helfen, ihre Ziele zu erreichen und mit uns zu wachsen. Wir zeichnen uns durch unsere Kultur des Miteinanders aus. Wenn Du wächst, wachsen wir gemeinsam.