Sachbearbeiter Innendienst

Circle K; Berlin; On-site; EUR 34,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

34 Tage Urlaub

Betriebliche Altersvorsorge

JobRad

Langzeitkonto

Sport- und Gesundheitsangebote

Job summary

Circle K in Deutschland sucht eine/n Sachbearbeiter Innendienst (m/w/d) befristet auf 2 Jahre im Support Office in Berlin. Sie arbeiten an der Zusammenstellung von Planungsunterlagen, prüfen Bauauflagen und bearbeiten Bestellungen sowie Rechnungen.

Sie dokumentieren Prozesse und erstellen regelmäßige Projektberichte. Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit und verfügen idealerweise über Erfahrung in Sachbearbeitung oder Rechnungsbearbeitung.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Büromanagement oder Industriekauf.
• Erste Erfahrungen in Sachbearbeitung, Projektadministration, Bestellabwicklung oder Rechnungsbearbeitung von Vorteil.
• Gutes Zahlenverständnis und sorgfältige Arbeitsweise.

Responsibilities

• Unterlagen für Stationen zusammenstellen und an Dienstleister übergeben.
• Baugenehmigungen entgegennehmen und im digitalen Archiv ablegen.
• Auflagen aus Baugenehmigungen prüfen und Anforderungen kommunizieren.
• Zahlungen behördlicher Gebühren veranlassen und Bearbeitungsstand nachhalten.
• Bestellungen an Dienstleister erstellen und Projektdaten pflegen.
• Eingehende Rechnungen prüfen, zur Zahlungsfreigabe weiterleiten.
• Projektunterlagen archivieren (Abnahmeprotokolle, Nachweise, Dokumentationen).
• Technische Berichte, Übersichten und Reportings erstellen.
• Administrative Vorgänge zuverlässig abschließen und Rückfragen unterstützen.

Skills

Strukturierte Arbeitsweise

Organisationstalent

Kommunikation|Serviceorientierung

Education

Kaufmann/-frau Büromanagement

Tools

Microsoft Office

Outlook

Word

Excel

Job description

Job Description

Dein Herz schlägt für strukturierte Abläufe und Du möchtest ein deutschlandweites Zukunftsprojekt zuverlässig im Hintergrund unterstützen?

Job Description

Dein Herz schlägt für strukturierte Abläufe und Du möchtest ein deutschlandweites Zukunftsprojekt zuverlässig im Hintergrund unterstützen? Wir modernisieren unsere Stationen und setzen neue technische und visuelle Standards um. Damit Planungsunterlagen, Genehmigungen, Bestellungen, Rechnungen und Projektdokumente vollständig und termingerecht bearbeitet werden suchen wir Dich als

Sachbearbeiter Innendienst (m/w/d), befristet auf 2 Jahre, mit Option auf Verlängerung, in unserem Support Office in Berlin.

Das erwartet Dich

• Du stellst die erforderlichen Planungsunterlagen für die Stationen zusammen und übergibst sie vollständig an unsere Dienstleister.
• Du nimmst Baugenehmigungen entgegen, legst sie im digitalen Archiv ab und sorgst für eine nachvollziehbare Dokumentation.
• Du prüfst die Auflagen aus den Baugenehmigungen und kommunizierst relevante Anforderungen.
• Du veranlasst die Zahlung behördlicher Gebühren und hältst den jeweiligen Bearbeitungsstand nach.
• Du erstellst Bestellungen an Dienstleister und pflegst die dazugehörigen Projektdaten.
• Du bearbeitest eingehende Rechnungen, prüfst die erforderlichen Angaben und leitest die Rechnungen zur Zahlungsfreigabe weiter und begleitest den Rechnungsstellungsablauf.
• Du archivierst weitere Projektunterlagen, beispielsweise Abnahmeprotokolle, Nachweise und technische Dokumentationen.
• Du erstellst technische Berichte, Übersichten und regelmäßige Reportings für das Projektteam.
• Du unterstützt bei organisatorischen Rückfragen und sorgst dafür, dass administrative Vorgänge zuverlässig abgeschlossen werden.

Das bieten wir Dir

• Eine verantwortungsvolle Aufgabe in einem deutschlandweiten Modernisierungsprojekt und eine wertschätzende Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld
• Einen modernen Arbeitsplatz im Herzen Berlins und flexible Arbeitszeiten

Eine attraktive Vergütung sowie zusätzliche Leistungen nach den jeweiligen - geltenden Unternehmensregelungen

• Bis zu 34 Tage Urlaub, betriebliche Altersvorsorge und eine ausgeprägte Feedbackkultur
• Weitere Benefits, zum Beispiel JobRad, Langzeitkonto sowie Sport- und Gesundheitsangebote

Das bringst Du mit

Ausbildung: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau oder eine vergleichbare Qualifikation; erste Erfahrungen in der Sachbearbeitung, Projektadministration, Bestellabwicklung oder Rechnungsbearbeitung sind von Vorteil.

Persönlichkeit / Begeisterung

• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und zuverlässig und behältst auch bei einer großen Zahl paralleler Vorgänge den Überblick.
• Du hast Freude an administrativen Aufgaben, klaren Prozessen und einer vollständigen Dokumentation.
• Du bringst ein gutes Zahlenverständnis und ein ausgeprägtes Auge fürs Detail mit.
• Du arbeitest selbstständig, setzt Prioritäten und verfolgst offene Themen konsequent nach.
• Du kommunizierst klar, verbindlich und serviceorientiert mit internen Fachbereichen, Behörden und externen Dienstleistern.
• Du bist ein Teamplayer und unterstützt ein effizientes und wertschätzendes Miteinander.

Sprache: Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind für die Zusammenarbeit im internationalen Unternehmensumfeld von Vorteil.

IT: Du gehst sicher mit Microsoft Office um, insbesondere mit Outlook, Word und Excel und Du bist offen für neue digitale Prozesse und arbeitest Dich gerne in neue Systeme ein; idealerweise hast du schon Erfahrung mit digitaler Dokumentenablage oder Dokumentenmanagementsystemen

Über Circle K in Deutschland

Circle K ist Teil des kanadischen Unternehmens Alimentation Couche-Tard, einem der weltweit führenden Anbieter von Convenience-Stores und Mobilitätslösungen. Rund 1.200 Tankstellen gehören in Deutschland zum Netz des Unternehmens. Die Mitarbeitenden von Circle K haben es sich zur Aufgabe gemacht, das Leben ihrer Kundinnen und Kunden jeden Tag ein wenig einfacher zu machen.

An den Service Stationen bietet Circle K Services und Angebote, die zum Verweilen, Entspannen, Genießen und Einkaufen einladen. Im Rahmen einer Marken- und Liefervereinbarung und als TotalEnergies Vertragshändler für Kraftstoffe besitzt und betreibt Circle K Tankstellen in Deutschland unter der Marke TotalEnergies.

Werde ein wichtiger Teil unseres gemeinsamen Wachstums! Gemeinsam mit unseren Teams weltweit möchten wir unserer Kundschaft und unseren Mitarbeitenden helfen, ihre Ziele zu erreichen und mit uns zu wachsen. Wir zeichnen uns durch unsere Kultur des Miteinanders aus. Wenn Du wächst, wachsen wir gemeinsam.