Sachbearbeiter Infrastruktur (w/m/d)

ADAC Luftrettung; Weßling; On-site; EUR 45,000 - 60,000; Full time

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Cafeteria & Outerbereich

Job summary

ADAC Luftrettung sucht eine/n vielseitige/n Koordinator/in Infrastruktur, der/die zentrale Ansprechperson für Geschäftsführer, Zentrale, Luftrettungsstationen und Behörden ist. Sie steuern Schriftverkehr, Termine, Verträge, Rechnungswesen und Personalprozesse, inklusive SAP HCM, und koordinieren zugleich Kerosin- und Zollthemen sowie Standorte und Büromaterial.

In dieser Rolle unterstützen Sie die Leitung Infrastruktur bei organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben und tragen maßgeblich zu

Responsibilities

• Zentrale Ansprechperson – Du bist zentrale Ansprechperson und Verbindungsglied für Geschäftsführung, Zentrale, Luftrettungsstationen, KINs (Koordinatoren Infrastruktur im Außendienst) sowie externe Stellen und Behörden.
• Kommunikation & Organisation – Du koordinierst den Schriftverkehr und das Bereichspostfach, bearbeitest die Eingangspost und organisierst die Termine der Leitung Infrastruktur und der Teamleitung Bau und Wartung.
• Ausschreibungen & Vertragswesen – Du unterstützt bei Ausschreibungen, bereitest Verträge und Entscheidungsvorlagen unterschriffsreif vor und stellst die erforderlichen Unterlagen für Prüfung und Freigabe zusammen.
• Finanzen & Rechnungswesen – Du prüfst und bearbeitest Rechnungen, erstellst Rechnungen an Fremdfirmen und wirkst bei der Planung und Überwachung des Bereichsbudgets für Stationen und Campus mit.
• Personal & Teamkoordination – Du koordinierst die Luftraumbeobachter von der Ausschreibung und Einstellung bis zur Personalplanung und Abrechnung und übernimmst die Freigabe von Zeitkorrekturen, Urlaubsanträgen und Dienstreisen im SAP HCM.
• Kerosin & Zoll – Du bist zentrale Ansprechperson für alle zollbezogenen Themen rund um das Kerosin. Dabei koordinierst Du die Anmeldung neuer Tanklager beim Zoll, unterstützt bei der Erstellung und Bearbeitung des Kerosin-Zoll-Jahresabschlusses und bist Ansprechpartner für die zuständigen Zollbehörden im Zusammenhang mit der Kerosin-Zollbefreiung.
• Standortmanagement & Ausstattung – Du übernimmst die Verwaltung der Dienstwohnungen und Regionalbüros und sorgst gleichzeitig für eine zuverlässige Ausstattung des Campus. Dazu gehören die Bestellung von Büromaterial sowie die Kontrolle und Verwaltung der entsprechenden Materialbestände.

Job description

Deine Aufgaben

Du hältst die Fäden zusammen für eine starke Infrastruktur der Luftrettung! In dieser vielseitigen Rolle koordinierst Du wichtige Abläufe, bist zentrale Ansprechperson für interne und externe Partner und unterstützt die Leitung Infrastruktur bei vielfältigen organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben.

• Zentrale Ansprechperson – Du bist zentrale Ansprechperson und Verbindungsglied für Geschäftsführung, Zentrale, Luftrettungsstationen, KINs (Koordinatoren Infrastruktur im Außendienst) sowie externe Stellen und Behörden. Besonders bei Abwesenheit der Fachbereichsleitung koordinierst Du Anfragen, Informationen und Anliegen und stellst eine reibungslose Kommunikation sicher.
• Kommunikation & Organisation – Du koordinierst den Schriftverkehr und das Bereichspostfach, bearbeitest die Eingangspost und organisierst die Termine der Leitung Infrastruktur und der Teamleitung Bau und Wartung. Zudem unterstützt Du die Fachbereichsleitung bei administrativen Aufgaben und der Priorisierung.
• Ausschreibungen & Vertragswesen – Du unterstützt bei Ausschreibungen, bereitest Verträge und Entscheidungsvorlagen unterschriffsreif vor und stellst die erforderlichen Unterlagen für Prüfung und Freigabe zusammen.
• Finanzen & Rechnungswesen – Du prüfst und bearbeitest Rechnungen, erstellst Rechnungen an Fremdfirmen und wirkst bei der Planung und Überwachung des Bereichsbudgets für Stationen und Campus mit. Zudem erstellst Du Kennzahlen und Auswertungen zur Unterstützung der Fachbereichsleitung.
• Personal & Teamkoordination – Du koordinierst die Luftraumbeobachter von der Ausschreibung und Einstellung bis zur Personalplanung und Abrechnung und übernimmst die Freigabe von Zeitkorrekturen, Urlaubsanträgen und Dienstreisen im SAP HCM. Ebenfalls koordinierst Du die Einrichtung aller erforderlichen Systemzugänge für neue Mitarbeiter im Bereich und bereitest einen Einweisungsplan vor.
• Kerosin & Zoll – Du bist zentrale Ansprechperson für alle zollbezogenen Themen rund um das Kerosin. Dabei koordinierst Du die Anmeldung neuer Tanklager beim Zoll, unterstützt bei der Erstellung und Bearbeitung des Kerosin-Zoll-Jahresabschlusses und bist Ansprechpartner für die zuständigen Zollbehörden im Zusammenhang mit der Kerosin-Zollbefreiung.
• Standortmanagement & Ausstattung – Du übernimmst die Verwaltung der Dienstwohnungen und Regionalbüros und sorgst gleichzeitig für eine zuverlässige Ausstattung des Campus. Dazu gehören die Bestellung von Büromaterial sowie die Kontrolle und Verwaltung der entsprechenden Materialbestände.

Deine Aufgaben

Du hältst die Fäden zusammen für eine starke Infrastruktur der Luftrettung! In dieser vielseitigen Rolle koordinierst Du wichtige Abläufe, bist zentrale Ansprechperson für interne und externe Partner und unterstützt die Leitung Infrastruktur bei vielfältigen organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben.

• Zentrale Ansprechperson – Du bist zentrale Ansprechperson und Verbindungsglied für Geschäftsführung, Zentrale, Luftrettungsstationen, KINs (Koordinatoren Infrastruktur im Außendienst) sowie externe Stellen und Behörden. Besonders bei Abwesenheit der Fachbereichsleitung koordinierst Du Anfragen, Informationen und Anliegen und stellst eine reibungslose Kommunikation sicher.
• Kommunikation & Organisation – Du koordinierst den Schriftverkehr und das Bereichspostfach, bearbeitest die Eingangspost und organisierst die Termine der Leitung Infrastruktur und der Teamleitung Bau und Wartung. Zudem unterstützt Du die Fachbereichsleitung bei administrativen Aufgaben und der Priorisierung.
• Ausschreibungen & Vertragswesen – Du unterstützt bei Ausschreibungen, bereitest Verträge und Entscheidungsvorlagen unterschriffsreif vor und stellst die erforderlichen Unterlagen für Prüfung und Freigabe zusammen.
• Finanzen & Rechnungswesen – Du prüfst und bearbeitest Rechnungen, erstellst Rechnungen an Fremdfirmen und wirkst bei der Planung und Überwachung des Bereichsbudgets für Stationen und Campus mit. Zudem erstellst Du Kennzahlen und Auswertungen zur Unterstützung der Fachbereichsleitung.
• Personal & Teamkoordination – Du koordinierst die Luftraumbeobachter von der Ausschreibung und Einstellung bis zur Personalplanung und Abrechnung und übernimmst die Freigabe von Zeitkorrekturen, Urlaubsanträgen und Dienstreisen im SAP HCM. Ebenfalls koordinierst Du die Einrichtung aller erforderlichen Systemzugänge für neue Mitarbeiter im Bereich und bereitest einen Einweisungsplan vor.
• Kerosin & Zoll – Du bist zentrale Ansprechperson für alle zollbezogenen Themen rund um das Kerosin. Dabei koordinierst Du die Anmeldung neuer Tanklager beim Zoll, unterstützt bei der Erstellung und Bearbeitung des Kerosin-Zoll-Jahresabschlusses und bist Ansprechpartner für die zuständigen Zollbehörden im Zusammenhang mit der Kerosin-Zollbefreiung.
• Standortmanagement & Ausstattung – Du übernimmst die Verwaltung der Dienstwohnungen und Regionalbüros und sorgst gleichzeitig für eine zuverlässige Ausstattung des Campus. Dazu gehören die Bestellung von Büromaterial sowie die Kontrolle und Verwaltung der entsprechenden Materialbestände.

Wir bieten

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Cappuccino, Espresso und Co. aus der original italienischen Espressomaschine. Dazu gibt es leckere Snacks und mittags ein wechselndes Tagesgericht. Die Cafeteria und ihr großzügiger Außenbereich laden zum Verweilen, Beobachten und Austauschen ein. Ein Besuch lohnt sich immer!

Das ist nur eine kleine Auswahl der Vorteile, die wir unseren Mitarbeitenden bieten. Die komplette Übersicht finden Sie auf unserer Seite zu unseren Leistungen und Benefits. Bitte beachten Sie, dass die einzelnen Angebote je nach Standort und Position variieren können.