Sachbearbeiter Infrastruktur (w/m/d)

ADAC; Weßling; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Attraktive Vergütung

Gleitzeit

Deutschland-Ticket & Job-Rad

Moderne Arbeitsplatzausstattung

Barista im Unternehmen

Weiterbildung

Job summary

ADAC sucht eine*n zentrale*n Ansprechpartner*in für Infrastrukturmanagement und administrative Spitzenkoordination. In dieser Position koordinieren Sie den Schriftverkehr, Termine und das Budget der Leitung Infrastruktur sowie der Teamleitung Bau und Wartung.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz-/Koordinationsfunktionen sowie gute MS-Office-Kenntnisse mit; SAP HCM-Erfahrung ist von Vorteil.

Qualifications

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder administrativen Schnittstellenfunktion.
• Gute MS-Office-Kenntnisse; SAP HCM von Vorteil.
• Zahlenaffinität sowie sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise bei Rechnungen, Budgets und Auswertungen.
• Gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse von Vorteil.

Responsibilities

• Zentrale Ansprechperson – Koordination von Anfragen, Informationen und Anliegen sowie Sicherstellung einer reibungslosen Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Zentrale, Luftrettungsstationen, KINs, externen Stellen und Behörden.
• Koordination von Schriftverkehr, Bereichspostfach, Eingangspost und Terminen der Leitung Infrastruktur und der Teamleitung Bau und Wartung; Unterstützung der Fachbereichsleitung bei administrativen Aufgaben.
• Ausschreibungen & Vertragswesen – Unterstützung bei Ausschreibungen, Vorbereitung von Verträgen und Entscheidungsvorlagen.
• Finanzen & Rechnungswesen – Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen, Erstellung von Fremdfirmen-Rechnungen, Mitwirkung an Budgetplanung und -überwachung; Erstellung von Kennzahlen.
• Personal & Teamkoordination – Koordination der Luftraumbeobachter vom Ausschreibungsprozess bis zur Personalplanung und Abrechnung; Freigabe von Zeitkorrekturen, Urlaubsanträgen und Dienstreisen im SAP HCM; Einrichtung von Systemzugängen für neue Mitarbeitende.
• Kerosin & Zoll – Zentrale Ansprechperson für zollbezogene Themen rund um Kerosin; Anmeldung neuer Tanklager, Jahresabschluss, Ansprechpartner für Zollbehörden bei Kerosin-Zollbefreiung.
• Standortmanagement & Ausstattung – Verwaltung von Dienstwohnungen, Regionalbüros und Campus-Ausstattung; Bestellung von Büromaterial; Kontrolle der Materialbestände.

Skills

MS Office Kenntnisse

SAP HCM

Zahlenaffinität

Organisationstalent

Deutsch-Kommunikation

Englisch-Grundkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP

Excel

Outlook

Job description

Wir helfen Menschen in der Not. Dafür sind wir jeden Tag im Einsatz - mit Herzblut, einem hohen Maß an Engagement und langjähriger Erfahrung. Als eine der größten Luftrettungsorganisationen Europas starten wir von 37 Stationen zu rund 49.000 Einsätzen im Jahr. Dazu steht unseren Crews, neben einer modernen Hubschrauberflotte, hochwertiges medizinisches Equipment zur Verfügung. Sowohl im Flugbetrieb, in der Medizin als auch bei Trainings und Fortbildungen sorgen wir für den höchstmöglichen Leistungsstandard. Mit unserem Engagement in diesen Bereichen verfolgen wir stets ein gemeinsames Ziel: Hilfe auf dem schnellsten Weg zum Patienten zu bringen und damit Leben zu retten.

Deine Aufgaben

• Zentrale Ansprechperson - Du bist zentrale Ansprechperson und Verbindungsglied für Geschäftsführung, Zentrale, Luftrettungsstationen, KINs (Koordinatoren Infrastruktur im Außendienst) sowie externe Stellen und Behörden. Besonders bei Abwesenheit der Fachbereichsleitung koordinierst Du Anfragen, Informationen und Anliegen und stellst eine reibungslose Kommunikation sicher.
• Kommunikation & Organisation - Du koordinierst den Schriftverkehr und das Bereichspostfach, bearbeitest die Eingangspost und organisierst die Termine der Leitung Infrastruktur und der Teamleitung Bau und Wartung. Zudem unterstützt Du die Fachbereichsleitung bei administrativen Aufgaben und der Priorisierung.
• Ausschreibungen & Vertragswesen - Du unterstützt bei Ausschreibungen, bereitest Verträge und Entscheidungsvorlagen unterschriftsreif vor und stellst die erforderlichen Unterlagen für Prüfung und Freigabe zusammen.
• Finanzen & Rechnungswesen - Du prüfst und bearbeitest Rechnungen, erstellst Rechnungen an Fremdfirmen und wirkst bei der Planung und Überwachung des Bereichsbudgets für Stationen und Campus mit. Zudem erstellst Du Kennzahlen und Auswertungen zur Unterstützung der Fachbereichsleitung.
• Personal & Teamkoordination - Du koordinierst die Luftraumbeobachter von der Ausschreibung und Einstellung bis zur Personalplanung und Abrechnung und übernimmst die Freigabe von Zeitkorrekturen, Urlaubsanträgen und Dienstreisen im SAP HCM. Ebenfalls koordinierst Du die Einrichtung aller erforderlichen Systemzugänge für neue Mitarbeiter im Bereich und bereitest einen Einweisungsplan vor.
• Kerosin & Zoll - Du bist zentrale Ansprechperson für alle zollbezogenen Themen rund um das Kerosin. Dabei koordinierst Du die Anmeldung neuer Tanklager beim Zoll, unterstützt bei der Erstellung und Bearbeitung des Kerosin-Zoll-Jahresabschlusses und bist Ansprechpartner für die zuständigen Zollbehörden im Zusammenhang mit der Kerosin-Zollbefreiung.
• Standortmanagement & Ausstattung - Du übernimmst die Verwaltung der Dienstwohnungen und Regionalbüros und sorgst gleichzeitig für eine zuverlässige Ausstattung des Campus. Dazu gehören die Bestellung von Büromaterial sowie die Kontrolle und Verwaltung der entsprechenden Materialbestände.

Dein Profil

• Die Theorie sitzt - Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit.
• Berufserfahrung - Du verfügst über mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder administrativen Schnittstellenfunktion, idealerweise in einem komplexen Unternehmensumfeld.
• Know-how - Du gehst sicher mit den gängigen MS-Office-Anwendungen um; Kenntnisse in SAP HCM sind von Vorteil. Eine ausgeprägte Zahlenaffinität sowie eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise im Umgang mit Rechnungen, Budgets und Auswertungen zeichnen Dich aus. Darüber hinaus bringst Du die Bereitschaft mit, Dich in fachspezifische Themen, insbesondere im Bereich der Luftrettung sowie in Zoll- und Kerosinprozesse, einzuarbeiten.
• Kommunikation - Du kommunizierst sicher und verbindlich auf Deutsch und arbeitest gerne mit unterschiedlichen Schnittstellen und Ansprechpartnern zusammen. Dabei trittst Du professionell und serviceorientiert auf. Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Was Dein Profil abrundet - Du verfügst über ausgeprägtes Organisationstalent und behältst mehrere Themen und Prioritäten gleichzeitig im Blick. Deine selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie Dein professionelles Auftreten runden Dein Profil ab.

Wir bieten

• Attraktive Vergütung
• Gleitzeit
• ABO JOB und Deutschland-Ticket & Job-Rad
• Moderne Arbeitsplatzausstattung
• Unternehmenseigene Barista
• Weiterbildung