Sachbearbeiter:in zur Vertretung (w/m/d)

Universität Duisburg-Essen; Duisburg; Vor Ort; EUR 35.000 - 44.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice möglich

Flexible Arbeitszeiten

Parkplätze

Zusammenfassung

Universität Duisburg-Essen sucht eine:n Sachbearbeiter:in zur Vertretung im Prüfungswesen in Duisburg. Die Stelle ist befristet bis zum 31.05.2028 und umfasst 75 % der regulären Arbeitszeit.

Sie unterstützen die Abwicklung von Prüfungsverfahren, arbeiten eng mit Prüfungsausschüssen und Fakultäten zusammen und pflegen relevante Dokumente sowie die Website. Bewerbungen richten sich an die DV-gestützten Prozesse.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes, anerkanntes Verwaltungs- oder Bürowirtschaftsprofil.
• Mehrjährige Verwaltungserfahrung von Vorteil.
• Gute Beherrschung gängiger Softwarepakete.
• Sichere Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Grundkenntnisse Englisch.

Aufgaben

• Kommunikation serviceorientiert mit Studierenden und Fakultäten.
• Verwaltungsgemäße Umsetzung von Beschlüssen des Prüfungsausschusses.
• Vor- und Nachbereitung von Prüfungssitzungen.
• DV-gestützte Abwicklung von Prüfungsverfahren (An-/Abmeldung, Verbuchen, Zeugnisse).
• Anträge koordinieren und studienbezogene Bescheinigungen ausstellen.
• Dokumente mit prüfungsrelevanten Informationen erstellen und Website pflegen.
• Unterstützung bei Prüfungsprozessen und -ordnungen.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Kundenorientierung

Interkulturelle Kompetenzen

Organisationsgeschick

Flexibilität

Eigeninitiative

Fortbildungsbereitschaft

Englischkenntnisse

Serviceorientierung

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte:r (AI-Lehrgang)

Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement

Gesamtnote befriedigend

Tools

HISinOne

MS Office

Jobbeschreibung

Offen im Denken

Wir sind eine junge, innovative Universität mitten in der Metropole Ruhr. Ausgezeichnet in Forschung und Lehre denken wir in Möglichkeiten statt in Grenzen und entwickeln Ideen mit Zukunft. Wir leben Vielfalt, fördern Potenziale und engagieren uns für Bildungsgerechtigkeit, die diesen Namen verdient.

Einsatzort

Duisburg

Einsatzbereich

Dezernat Studierendenservice, Akademische u. hochschulpolitische Angelegenheiten, Sachgebiet Prüfungswesen

Sachbearbeiter:in zur Vertretung ( (w/m/d, Nr. 412-26)

TV-L 9a (brutto 34.599 € - 44.115 €)

Das Team des Sachgebiets Prüfungswesen ist zuständig für die Durchführung und Verwaltung von Prüfungen und dazugehöriger Verfahren. Von der An- und Abmeldung von Prüfungen bis hin zum Druck der Abschlussdokumente unterstützen wir Studierende und Fakultäten und kooperieren mit den Prüfungsausschüssen.

Besetzungszeitpunkt

schnellstmöglich

Vertragsdauer

befristet bis 31.05.2028 (Vertretung)

Arbeitszeit

75 % (29 Std. 52 Min. )

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• Sie kommunizieren serviceorientiert mit Studierenden und Fakultäten.
• Sie sind für die verwaltungsmäßige Umsetzung der Beschlüsse des zuständigen Prüfungsausschusses und Vorbereitung von Unterlagen zuständig.
• Sie unterstützen die Prüfungsausschüsse bei der Vor- und Nachbereitung der Sitzungen.
• Sie verantworten die DV-gestützte Abwicklung von Prüfungsverfahren (u.a. An- und Abmeldung, Verbuchen von Prüfungsleistungen, Zeugniserstellung).
• Sie koordinieren und bearbeiten Anträge und stellen studienbezogene Bescheinigungen aus.
• Sie erstellen Dokumente mit prüfungsrelevanten Informationen und übernehmen die inhaltliche Pflege der Website.
• Sie unterstützen bei der Weiterentwicklung und Optimierung der Prüfungsprozesse und Prüfungsordnungen, der Verfolgung von Vorgaben (z.B. Prüfungsordnung) und Gesetzesänderungen (z. B. Hochschulrecht).

Ihr Profil

• vorzugsweise Abschluss als Verwaltungsfachangestellte:r (A I-Lehrgang), ersatzweise Ausbildung zum/zur Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbare Berufsausbildung (mit mindestens der Gesamtnote "befriedigend" abgeschlossen)
• einschlägige Berufs- und Verwaltungserfahrung
• fundierter und sicherer Umgang mit Standard-Softwarepaketen
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Einsatzbereitschaft
• hohe Service- und Kundenorientierung, auch in schwierigen Situationen
• interkulturelle Kompetenzen
• Flexibilität, Eigeninitiative und Organisationsgeschick
• Fortbildungsbereitschaft
• Bereitschaft, sich in neue Aufgabengebiete einzuarbeiten
• Erfahrung im Prüfungswesen und in einem Prüfungsverwaltungssystem (HISinOne) sind von Vorteil
• Sprachkenntnisse in Englisch sind erwünscht

Sie erwartet

• ein sicheres und unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem abwechslungsreichen, vielseitigen Aufgabengebiet, ein lebendiger Arbeitsbereichmit internationalen Kontakten
• eine interessante, verantwortungsvolle Tätigkeit mit großem Gestaltungspotenzial, bei der Sie Kontakte mit nahezu allen Bereichen der UDE haben
• ein Arbeitsumfeld mit einem respektvollen, wertschätzenden Miteinander
• gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice
• Familienfreundlichkeit durch Betreuungsangebote für Ihre Kinder
• Beratung bei familiären Pflegeaufgaben
• ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung
• eine sehr gute öPNV-Anbindung und kostenfreie Parkplätze
• attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport)

Bewerbungsfrist

2026-10-02

Kennziffer

412-26

Weitere Informationen zur Stelle

Informationen über das und die ausschreibende Stelle finden Sie unter:

http://www.uni-due.de/verwaltung/pruefungswesen/startseite.shtml

Die Universität Duisburg-Essen verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern (siehewww.uni-due.de/diversity).

Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter Menschen i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.

Mit Ihrer Bewerbung auf eine der ausgeschriebenen Stellen erklären Sie sich mit den Vorgaben gemäß der Datenschutzgrundverordnung und einer Kontaktaufnahme per Mail ausdrücklich einverstanden. Weitere Informationen zum Datenschutz erhalten Sie hier.

Frau Karch (Telefon [phone] oder 0201-183-2037, E-Mail: [e-mail]) und Frau Kaufmann (Telefon [phone], E-Mail: [e-mail]).