Sachbearbeiter/in (w/m/d) im Bereich Kursservice bei der Volkshochschule

Wissenschaftsstadt Darmstadt; Darmstadt; On-site; EUR 39,000 - 54,000; Full time

Job summary

Die Volkshochschule Darmstadt sucht eine engagierte Verwaltungskraft zur Koordination der BAMF-geförderten Integrations- und Berufssprachkurse. Sie beraten Teilnehmende, verwalten Daten und unterstützen bei Kurs- und Prüfungsleistungen.

Zu Ihren Aufgaben gehört die Einschreibung, die Erfassung von Teilnehmenden in der Kursverwaltungssoftware sowie die Bearbeitung von Rücktritten und Ermäßigungen. Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und gute Deutschkenntnisse sind erforderlich.

Qualifications

• dreijährige Verwaltungsausbildung oder gleichwertige Qualifikation
• mehrjährige einschlägige Berufserfahrung (mindestens zwei Jahre)
• fundierte MS-Office-Kenntnisse
• Englisch-Grundkenntnisse
• Teamfähigkeit, Belastbarkeit und Zuverlässigkeit
• Freundlichkeit gegenüber Kundinnen/Kunden
• Bildschirmtauglichkeit

Responsibilities

• Verwaltung der vom BAMF geförderten Integrations- und Berufssprachkurse.
• Beratung von Teilnehmenden zu Kursen, Prüfungen und Kostenbefreiungen.
• Kursverwaltung: Einschreibung, Daten in der Kursverwaltungssoftware, Rücktritte/Umbuchungen.
• Prüfungswesen: Vorbereitung des Einbürgerungstests und Aufsicht.

Skills

MS-Office-Kenntnisse

Teamfähigkeit

Belastbarkeit

Kommunikationsfähigkeit

Zuverlässigkeit

Freundlichkeit

Englisch-Grundkenntnisse

Education

Verwaltungsfachangestellte/r oder Fachangestellte/r für Bürokommunikation

Job description

Standort des Arbeitsplatzes: Justus-Liebig-Haus, Große Bachgasse 2, 64283 Darmstadt

Sie sind auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung und wünschen sich gleichzeitig einen sicheren Arbeitsplatz mit einer familienbewussten Personalpolitik? Dann sind Sie bei uns richtig!

Zur Unterstützung unseres Teams mit 19 Mitarbeiter/innen bieten wir Ihnen folgende Stelle:

Unser Angebot:

• Status: Tarifbeschäftigte/r
• Eintritt: ab 6. November 2026
• Dauer: befristet für die Dauer des Mutterschutzes und der anschließenden Elternzeit der Stelleninhaberin (voraussichtlich bis 31.12.2027)
• Arbeitszeit: Vollzeit (39 Std./Wo.), Teilzeit möglich
• Bezahlung: bis zur EG 8 TVöD
• Monatsgehälter: 12,85 (inkl. Jahressonderzahlung)
• Bewerbungsfrist: 19. Oktober 2026, Kennziffer 2/220 (bitte angeben)

Die Volkshochschule trägt für die Bereitstellung eines attraktiven Bildungsangebots für alle Bürgerinnen und Bürger der Wissenschaftsstadt Darmstadt Sorge. Dies betrifft die Felder Politik/Gesellschaft, Kunst/Kultur, Gesundheit, Sprachen, Grundbildung und Arbeit/Beruf. Ein großer Anteil stellt dabei der Bereich „Deutsch als Zweitsprache“ dar. Hierzu zählen sowohl Standard-Kurse für Deutsch als auch Integrations- und Berufssprachkurse, welche vom Bundesamt für Migration und Integration gefördert werden.Neben dem Kursprogramm koordiniert die Volkshochschule auch Sprachprüfungen (ca. 18 pro Jahr) sowie Einbürgerungstests und führt diese auch selbst aus. Die insgesamt jährlich mehr als 700 Angebote der Volkshochschule Darmstadt erreichen bis zu 7.500 Teilnehmende.

Ihre Aufgaben:

• Management der vom BAMF geförderten Integrations- und Berufssprachkurse, u. a.
  • Erteilung von allgemeinen Auskünften zu Integrations- und Berufssprachkursen sowie Prüfungen, Anspruchsvoraussetzungen für die Teilnahme, für Kostenbefreiungen und Fahrtkostenerstattungen
  • bei Erstkontakt Statusprüfung und Kontrolle der entsprechenden Unterlagen
  • Aktenverwaltung der Integrations- und Berufssprachkurse sowie der Teilnehmenden
  • Überwachung des Stundenkontingents der Teilnehmenden
  • Abrechnung und Nachberechnung der geförderten Kurse
  • Bearbeitung von Fahrtkostenerstattungen
• Servicetätigkeiten während der Öffnungszeiten des Servicebüros, u. a.
  • Beratung von Interessierten und Teilnehmenden für Kurse und Prüfungen (auch per Telefon), insbes. im Hinblick auf die Anspruchsvoraussetzungen für die Teilnahme an den verschiedenen Formaten, für Kostenbefreiungen und Fahrtkostenerstattungen
• Kursverwaltung (u. a. Fachbereich Deutsch):
  • Einschreibung und Beratung der Kursteilnehmenden (auch telefonisch)
  • Erfassen der Daten von Teilnehmenden und von Kursdaten in der Kursverwaltungssoftware
  • Bearbeitung von Rücktritten, Umbuchungen und Ermäßigungen
• Prüfungswesen
  • Vorbereitung des Einbürgerungstest
  • Prüfungsaufsicht bei Einbürgerungstest

Ihre Qualifikation:

• eine abgeschlossene einschlägige dreijährige Verwaltungsausbildung (zum Beispiel: Verwaltungsfachangestellte/r oder Fachangestellte/r für Bürokommunikation) oder eine vergleichbare Qualifikation oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• mehrjährige einschlägige Berufserfahrung (mindestens zwei Jahre)
• fundierte MS-Office-Kenntnisse
• Englisch-Grundkenntnisse
• Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Kommunikationsfähigkeit sowie Zuverlässigkeit
• Freundlichkeit zu Kundinnen/Kunden
• Bildschirmtauglichkeit

Wünschenswert sind darüber hinaus:

• Bereitschaft, sich in die vorhandene Software der Volkshochschule einzuarbeiten
• Fremdsprachenkenntnisse
• interkulturelle Kompetenz
• Interesse am Erlernen von rechtlichen Grundlagen und dem Umgang mit Gesetzestexten

Gute Gründe, bei uns zu arbeiten:

Sichere Beschäftigung, faire Bezahlung nach Tarif und eine gute Work Life Balance plus viele weitere Benefits, die Sie entdecken können. Mehr dazu finden Sie hier: https://www.darmstadt.de/13gruende

Näheres über uns als Arbeitgeberin und über die bei uns geltenden Tarifverträge erfahren Sie unter www.darmstadt.de/rathaus/karriere

Nähere Auskünfte zu den Aufgaben der Stelle erteilt Herr Spörl, Verwaltungsleitung vhs, Tel.: [phone].

Die Wissenschaftsstadt Darmstadt fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden und begrüßt deshalb Bewerbungen von allen Personen, unabhängig von deren kulturellen und sozialen Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerber/innen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Unterstützen Sie uns dabei, Deutschlernende in Darmstadt kundenfreundlich zu betreuen!