Verwaltungsmitarbeiter/-in (m/w/d)

VHS Mittleres Taubertal e.V.; Tauberbischofsheim-Stadt; Vor Ort; EUR 20.088 - 26.784; Teilzeit

Zusammenfassung

VHS Mittleres Taubertal e.V. in Tauberbischofsheim sucht Verwaltungsmitarbeiter/in in Teilzeit (20 Wochenstunden) befristet für 18 Monate. Die Stelle umfasst Sekretariats- und Kursbetreuungsaufgaben.

Zu Ihren Aufgaben gehören Beratung der Teilnehmenden bei der Kursauswahl, Organisation von Anmeldungen, Abrechnung und Protokolle sowie die Mitwirkung an neuen Kursangeboten. Flexible Einsatzzeiten am Abend/ Wochenende möglich, inklusive Koordination von Tests und der Dozentenbibliothek.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann oder in der öffentlichen Verwaltung
• Muttersprache Deutsch bzw. Deutsch auf C1-Niveau
• Sichere Rechtschreibung und Stil in Deutsch
• Gute Englischkenntnisse
• Selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Analytische und problemorientierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit Zahlen und Berechnungen
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Programmen
• Hohes Textverständnis und klare Ausdrucksfähigkeit

Aufgaben

• Beratung der Teilnehmenden bei der Kursauswahl.
• Von Anmeldung bis Kursabschluss inklusive Statistiken zuverlässige Abläufe sicherstellen.
• Mitwirkung an der Gestaltung neuer Kursangebote.
• Abend- und Wochenenddienste für Kursbetreuung.
• Organisation von Gesprächen mit Kooperationspartnern und Kursleitenden, Protokollführung.
• Fördermittel- und Fahrtkostenerstattung beantragen und abzurechnen.
• Koordination von Einstufungstests und Beratungsveranstaltungen.
• Pflege der hausinternen Dozentenbibliothek und Verwaltung von Kursmaterialien.
• Zuarbeit zur Finanzbuchhaltung; Beitrag zum Datenschutz gemäß DSGVO.

Kenntnisse

Deutsch C1

Englischkenntnisse

MS-Office

Zahlen & Berechnungen

Teamfähigkeit

Selbstständige Arbeit

Analytische Arbeitsweise

Fortbildungsbereitschaft

Zuverlässigkeit

Ausbildung

Kaufmann/-frau

öffentliche Verwaltung

Tools

MS-Office-Programme

Jobbeschreibung

Verwaltungsmitarbeiter/-in (m/w/d)

Angebotsart: Arbeit

Arbeitgeber: VHS Mittleres Taubertal e.V.

• Quereinstieg möglich

Arbeitsort

Tauberbischofsheim

Anstellungsart

Teilzeit (Vormittag, Nachmittag)

Befristung

befristet für 18 Monate

Berufsbezeichnung

• Verwaltungsfachangestellte/r - Kommunalverwaltung
• Fachkaufmann/-frau - Büromanagement

Stellenbeschreibung

Zur Unterstützung des vhs-Serviceteams sucht unsere Volkshochschule Mittleres Taubertal e. V. baldmöglichst eine/n.

Verwaltungsmitarbeitende/n (w/m/d) (Sekretariat / Kursbetreuung) in Teilzeit mit 20 Wochenstunden (befristet)

Bei Vorliegen entsprechender Ausbildung könnte die Stelle mit der Teilzeitstelle „Pädagogische Assistenz“ kombiniert werden.

Ihre Aufgabe:

• Sie beraten unsere Teilnehmer/innen bei der Auswahl aus unserem umfangreichen Kursangebot.
• Von der Anmeldung über die termingerechte Durchführung bis hin zum Kursabschluss und Statistiken sorgen Sie für einen zuverlässigen Ablauf und für die Einhaltung der Qualitätsmerkmale unserer Veranstaltungen.
• In fachübergreifenden Projekten wirken Sie mit an der Gestaltung und Durchführung neuer Kursangebote.
• Für die umfangreiche organisatorische Betreuung der Kurse sind Sie auch abends und am Wochenende im Einsatz.
• Sie unterstützen die Organisation von Gesprächen und Treffen mit Kursträgern, Kooperationspartnern und Kursleitenden, nehmen daran teil und führen Protokoll.
• Sie beantragen nach Vorgabe Fördermittel und Fahrtkosten sowie rechnen diese selbstständig gegenüber den Empfängern und den verschiedenen Mittelgebern ab.
• Sie koordinieren Einstufungstests und Beratungsveranstaltungen für unsere Teilnehmer/innen und wirken bei deren Durchführung mit.
• Sie führen die hausinterne Dozentenbibliothek und sind für die Ausgabe und das Leihwesen der Kursbücher und Unterrichtsmaterialien verantwortlich.
• Durch Ihre Zuverlässigkeit im Anmeldewesen und bei der Kursabrechnung leisten Sie eine wichtige Zuarbeit zur Finanzbuchhaltung.
• Sie arbeiten aktiv im Qualitätsentwicklungsprozess und im Datenschutz gemäß EU-DSGVO mit.

Wir erwarten:

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau /-mann oder in der öffentlichen Verwaltung
• Muttersprachliche Kenntnisse Deutsch bzw. Sprachkenntnisse auf C1-Niveau in der deutschen Sprache
• sprachliche Sicherheit in Rechtschreibung und Stil sowohl im mündlichen als auch schriftlichen Ausdruck in der deutschen Sprache
• Gute Englischkenntnisse
• Fähigkeit zur selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeit
• Analytische und problemorientierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit Zahlen und Berechnungen
• Sicherer Umgang mit den MS-Office-Programmen (Word, Excel. PowerPoint, Outlook Exchange und Internet)
• Überdurchschnittliche Befähigung zur Abfassung von Texten im Rahmen von Protokoll- bzw. Schriftführungen, d. h. schnelle Auffassungsgabe, gutes Hörvermögen, sicherer, klarer Formulierungsstil, schnelle Schreibfähigkeit auf PC‑Tastaturen
• Interesse an einer eigenverantwortlichen Tätigkeit
• Fortbildungsbereitschaft
• Sicheres Auftreten, Sozialkompetenz und Teamfähigkeit
• Bereitschaft zur Wechselschicht (vormittags 9‑13 Uhr bzw. nachmittags 15‑19 Uhr)
• Belastbarkeit und Flexibilität (Nachmittag-/Abend-/Wochenenddienste)
• Eine interessante und abwechslungsreiche Aufgabe mit leistungsgerechter Eingruppierung in Anlehnung an TVöD 6, mit Möglichkeit eines Bewährungsaufstiegs bei entsprechenden Voraussetzungen.
• Die Stelle ist baldmöglichst zu besetzen.
• Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Eine Weiterbeschäftigung ist angedacht.

W / m / d haben bei uns die gleichen Chancen. Schwerbehinderte Menschen werden bei entsprechender Eignung besonders berücksichtigt.

Ihre aussagekräftige Bewerbung mit der Darstellung Ihrer Motivation senden Sie bitte auf dem Postweg an:

Auf eine Bewerbungsmappe wird verzichtet, da die Bewerbungsunterlagen nicht zurückgeschickt werden können.

Noch Fragen?

Wenden Sie sich bitte an Frau Schelhaas, Tel.: [phone].

Unternehmensdarstellung: VHS Mittleres Taubertal e.V.

Wir schützen die Kontaktdaten des Arbeitgebers vor unerlaubten Zugriffen. Bitte geben Sie die dargestellten Zeichen in das Textfeld ein, um die Kontaktdaten des Arbeitgebers anzuzeigen.

Hinweis: Die dargestellten Zeichen enthalten keine Umlaute (ä, ö, ü oder ß), Sonderzeichen oder Leerzeichen.