Sachbearbeiter/in (m/w/d) IT-Organisation und -Beschaffung / IT-Bedarfsmanagement

Landeshauptstadt Potsdam; Potsdam; Hybrid; EUR 49,000 - 66,000; Full time

Benefits offered by this job

Sonderzahlung nach Tarif TVöD-VKA

Pension/Altersvorsorge

Mobiles Arbeiten bis 50%

Vermögenswirksame Leistungen

Job summary

Landeshauptstadt Potsdam sucht zur Elternzeitvertretung eine Sachbearbeiterin bzw. einen Sachbearbeiter für IT-Organisation und -Beschaffung. Sie betreuen IT-Bedarfe der Potsdamer Schulen, entwickeln Anforderungen und begleiten Ausschreibungen.

Die Position ist in Vollzeit befristet bis 30.12.2027. Sie arbeiten eng mit der Bereichsleitung zusammen, steuern Projekte, sichern Budgetrahmen und unterstützen den Freigabeprozess für Software.

Qualifications

• Abgeschlossenes Fachhochschul- oder Bachelorstudium in Informatik/Wirtschaftsinformatik bzw. vergleichbare Kenntnisse.
• Mehrjährige Berufserfahrung im öffentlichen Sektor vorteilhaft.
• Fundierte Erfahrung im Anforderungsmanagement sowie Leitung von IT-Projekten.
• Kenntnisse im öffentlichen Vergaberecht und EVB-IT-Verträge von Vorteil.
• Erfahrung mit gängigen Projektmanagement-Tools wie Jira wünschenswert.
• Hohe technische Fachkompetenz, auch bei komplexen Systemen (ERP, Kassen/Haushalt).

Responsibilities

• Anforderungsmanagement (Projektvorbereitung) als zentrale Ansprechperson für die Potsdamer Schulen zur Entwicklung von IT-Bedarfen und Übersetzung in Lösungen.
• Beratung der Schulen zu technischen und organisatorischen Lösungsmöglichkeiten.
• Entwicklung fachlicher und technischer Anforderungen sowie Erstellung von Leistungsbeschreibungen und Lastenheften.
• Begleitung von Ausschreibungen fachlich und technisch von erster Überlegung bis Vergabe.
• Unterstützung bei Vertragsgestaltung und Umsetzung EVB-IT-Verträgen.
• Leitung von IT-Projekten und IT-Maßnahmen, Budgetplanung und -steuerung, Fortschrittskontrollen.

Skills

Serviceorientierung

Konfliktfähigkeit

Verhandlungsgeschick

ERP-Systeme

Schnittstellenkenntnisse

Projektmanagement

Education

Bachelorabschluss Informatik / Wirtschaftsinformatik

Tools

Jira

Job description

Arbeiten für Potsdam

vielseitig, flexibel, bürgernah

Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.500 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt.

Im Fachbereich Informations- und Kommunikationstechnologie tragen wir die Verantwortung für die leistungsfähige, sichere und zukunftsorientierte IT-Infrastruktur der Landeshauptstadt Potsdam (LHP). Unser Ziel ist klar: Wir unterstützen die Beschäftigten der Stadtverwaltung und die fast 50 Schulen in kommunaler Trägerschaft wirkungsvoll auf ihrem Weg der Digitalisierung – mit praxisnahen Lösungen und einem starken Servicegedanken.

Was uns auszeichnet: Ein wertschätzendes Miteinander, klare Kommunikation und Vertrauen in die Expertise aller Teammitglieder. Wir fördern individuelle Potenziale, arbeiten in agilen, zielgerichteten Projekten und bieten Raum für Verantwortung, Entwicklung und Mitgestaltung.

Unser Antrieb sind die Bürgerinnen und Bürger dieser Stadt. Deshalb richten wir unsere Leistungen konsequent darauf aus, die Handlungsfähigkeit der Verwaltung sowie der Potsdamer Schulen nachhaltig zu stärken – mit einem klaren Fokus auf Qualität, Innovation und Zusammenarbeit.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur befristeten Anstellung nach § 14 Abs. 1 TzBfG bis zum 30.12.2027 als Elternzeitvertretung in Vollzeit einen/eine Sachbearbeiter/in (m/w/d) IT-Organisation und -Beschaffung / IT-Bedarfsmanagement

Kennziffer: 541.400.05

Ihre Aufgaben

• Anforderungsmanagement (Projektvorbereitung)Sie sind zentrale Ansprechperson für die Potsdamer Schulen wenn es darum geht, IT-Bedarfe gemeinsam zu entwickeln und in gute Lösungen zu übersetzen.Sie hören zu, stellen die richtigen Fragen und beraten die Schulen zu technischen und organisatorischen Lösungsmöglichkeiten.Gemeinsam mit den Beteiligten entwickeln Sie fachliche und technische Anforderungen und schaffen damit die Grundlage für tragfähige und praxistaugliche IT-Lösungen.Sie behalten dabei auch die finanziellen Rahmenbedingungen im Blick und unterstützen bei der Planung der benötigten Mittel.Ihre Ideen und Ihre Fähigkeit, komplexe Sachverhalte verständlich aufzubereiten, bringen Sie bei der Erstellung von Leistungsbeschreibungen und Lastenheften ein.Sie entwickeln nachvollziehbare Vergabekriterien und begleiten Ausschreibungen fachlich und technisch von der ersten Überlegung bis zur Vergabe.Auch bei der Vertragsgestaltung bringen Sie Ihre Expertise ein und begleiten die Umsetzung der EVB-IT-Verträge.
• Leiten von IT-Projekten und IT-MaßnahmenSie strukturieren die Zusammenarbeit, schaffen Transparenz und behalten Termine, Abhängigkeiten und nächste Schritte im Blick.Beim Software-Freigabeprozess sorgen Sie dafür, dass fachliche Anforderungen berücksichtigt und notwendige Entscheidungen gut vorbereitet werden.Die Bereichsleitung unterstützen Sie bei der Planung und Steuerung von Projektbudgets.Sie behalten den Projektfortschritt im Blick, erkennen frühzeitig, wenn etwas aus dem Takt gerät und entwickeln gemeinsam mit den Beteiligten passende Lösungen.Zum Abschluss sorgen Sie dafür, dass Ergebnisse und Erfahrungen festgehalten und für die beteiligten Organisationseinheiten nutzbar gemacht werden.

Ihr Profil

• Ein abgeschlossenes Fachhochschul- oder Bachelorstudium in Informatik, Wirtschaftsinformatik, Betriebswirtschaftslehre oder einer vergleichbaren Fachrichtung oder vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten bilden Ihre fachliche Grundlage.
• Mehrjährige (mind. 3-jährige) Berufserfahrung im öffentlichen Sektor, etwa in einer öffentlichen Einrichtung oder in der Beratung, bringen Sie mit.
• Fundierte Erfahrung im Anforderungsmanagement sowie mehrjährige (mind. 3-jährige) Erfahrung in der Leitung und Durchführung komplexer IT-Projekte zeichnet Sie aus, idealerweise ergänzt durch eine Projektmanagement-Zertifizierung.
• Kenntnisse im öffentlichen Vergaberecht sowie Erfahrung mit EVB-IT-Verträgen sind von Vorteil.
• Erfahrung im Umgang mit gängigen Projektmanagement-Tools wie Jira oder vergleichbaren Anwendungen sind wünschenswert.
• Wirtschaftliches und verantwortungsbewusstes Handeln ist für Sie selbstverständlich.
• Eine hohe technische Fachkompetenz sowie Kenntnisse komplexer Systeme (wie ERP-Systeme, Kassen- oder Haushaltsverfahren) einschließlich der Schnittstellen gehören zu Ihrem Profil.
• Ausgeprägte Serviceorientierung und Konfliktfähigkeit runden Ihr Profil ab.
• Im Umgang mit internen und externen Beteiligten überzeugen Sie durch eine sichere und konstruktive Verhandlungsfähigkeit.

Unser Angebot

• Ein attraktives Gehaltspaket in der Entgeltgruppe E 12 mit einem Bruttomonatsgehalt von 4.415,70 € - 5.923,82 € gemäß des Tarifvertrages TVöD-VKA in Abhängigkeit von der beruflichen Vorerfahrung
• EINE JÄHRLICHE Sonderzahlung sowie eine Prämie nach den Regelungen unseres Tarifvertrages, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und ein monatlicher Arbeitgeberzuschuss zum ViP-Firmenticket
• Optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 Tagen Jahresurlaub (31 Tage ab 2027), zusätzlich bezahlt frei am 24.12. und 31.12. sowie ein PLUS an Freizeit durch Entgeltumwandlung in zusätzliche Urlaubstage
• Bis zu 50 % Mobiles Arbeiten
• Zusätzlich zur Betriebsrente weitere Angebote der betrieblichen Altersversorgung (Entgeltumwandlung) bei unseren Vertragspartnern
• Ein sicherer Arbeitsplatz in einer wachsenden Stadt