Sachbearbeiter*in (m/w/d) für Personalangelegenheiten

Universität Bielefeld; Bielefeld; Vor Ort; EUR 52.000 - 62.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Fortbildungsmöglichkeiten

Gesundheitsangebote

Flexible Arbeitszeiten / mobiles ARBEI

VBL

Zusammenfassung

Die Universität Bielefeld sucht eine/n Sachbearbeiter*in (m/w/d) für Personalangelegenheiten im Referat Personal und Personalentwicklung der Medizinischen Fakultät OWL.

Sie bearbeiten Personalmaßnahmen, erstellen Verträge, verwalten Bewerbungsprozesse und unterstützen bei Gleichstellungs- und Diversity-Themen. Sie arbeiten eng mit Führungskräften und der Zentralverwaltung zusammen und profitieren von einem wertschätzenden Arbeitsklima sowie Fortbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf, z. B. Verwaltungsfachangestellte/r oder Angestelltenlehrgang I.
• Alternativ: andere vergleichbare Qualifikation mit anschließender mind. 1-jähriger Tätigkeit im Personalbereich.
• Sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere MS Office.

Aufgaben

• Vorbereitung der Personalmaßnahmen der wissenschaftlichen Beschäftigten, inkl. rechtlicher Vorbewertung von Einstufungen und Befristungen (45%).
• Bearbeitung von Stellenausschreibungen und Vorprüfung von Eingruppierung/Anforderungsprofil (10%).
• Bewerbungsmanagement und Koordination von Auswahlverfahren sowie Korrespondenz mit Bewerber*innen (20%).
• Erstellung und Weiterleitung von Anträgen auf (Wieder-)Einstellung von Hilfskräften; Dokumentation von Arbeitszeiten/U Urlaub (10%).
• Vorbereitung von Verträgen für Gastwissenschaftler*innen, Lehrbeauftragte, Stipendiat*innen (5%).
• Pflege von Wiedervorlagen/Listen und Mitwirkung an Arbeitsprozessen (5%).
• Ansprechpartnerin für On-/Offboarding von Mitarbeitenden (5%).

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

MS Office

Strukturierte Arbeitsweise

Organisationstalent

Ausbildung

Ausbildung im verwaltungs-/kaufmännischen Bereich

Alternativ qualifikation + einschlägige Tätigkeit

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

In der Medizinischen Fakultät OWL ist die folgende Position zu besetzen:

Sachbearbeiter*in (m/w/d) für Personalangelegenheiten

An der Universität Bielefeld haben Sie die Chance, den Aufbau einer modernen humanmedizinischen Fakultät mitzugestalten. Im Referat Personal und Personalentwicklung des Fakultätsmanagements der Medizinischen Fakultät OWL wird ein breit gefächertes Aufgabenportfolio verantwortet, das von der Bearbeitung der Personalangelegenheiten bis hin zur Personalentwicklung sowie der Bearbeitung von Gleichstellungsthemen und geschlechtergerechten Karriereförderung reicht. Zur Tätigkeit im Team Personal gehört die Kommunikation und Zusammenarbeit mit sämtlichen Führungskräften und Mitarbeiterinnen der Fakultät sowie den Sachbearbeiterinnen in der Zentralverwaltung der Universität. Dafür suchen wir eine kommunikative und teamorientierte Persönlichkeit. Wir bieten Ihnen ein vielseitiges Aufgabenspektrum in einem Team mit kurzen Abstimmungswegen und offener, wertschätzender Gesprächskultur.

Ihre Aufgaben

• Vorbereitung der Personalmaßnahmen der wissenschaftlichen Beschäftigten sowie der Beschäftigten in Technik und Verwaltung, inkl. der rechtlichen Vorbewertung von Stufenzuordnungen, Befristungsbegründungen, etc. (45 %)
• Vorbereitung und systemgestützte Bearbeitung von Stellenausschreibungen (Vorprüfung von Eingruppierung, Anforderungsprofil, Befristungsoptionen) (10 %)
• systemunterstütztes Bewerbungs- und Einladungsmanagement (Vorprüfung der Bewerbungen, Organisation der Auswahlverfahren, Korrespondenz mit Bewerber*innen) (20 %)
• Erstellung sowie Prüfung und Weiterleitung von Anträgen auf (Wieder-)Einstellung und Weiterbeschäftigung von Hilfskräften sowie Dokumentation der Arbeitszeiten und des Urlaubs (10 %)
• Vorbereitung von Verträgen für Gastwissenschaftlerinnen, Lehrbeauftragte, Stipendiatinnen (5 %)
• Dokumentation und Pflege von Wiedervorlagen und Listen sowie Beteiligung an der Erarbeitung entsprechender Arbeitsprozesse (5 %)
• Ansprechpartnerin für On- und Offboarding von Mitarbeiterinnen (5 %)

Ihr Profil

Das erwarten wir

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. als Verwaltungsfachangestellter bzw. Angestelltenlehrgang I, Kauffraumann für Büromanagement, Industriekauffraumann oder Personaldienstleistungskauffraumann)
• alternativ: sonstige geeignete vergleichbare Qualifikation (z. B. Fortbildung zumzur Fachkauffraumann - Personal, Berufsausbildung oder abgeschlossenes Studium) mit anschließender mindestens einjähriger geeigneter Tätigkeit
• gute EDV-Kenntnisse, insbesondere in MS Office (Word, Excel)
• Bereitschaft, kontinuierlich an Prozessänderungen mitzuwirken
• strukturiertes, sorgfältiges und lösungsorientiertes Arbeiten
• gutes Zeitmanagement und Organisationstalent
• selbstständiges Arbeiten in eigener Verantwortung und starke Dienstleistungsorientierung
• Einsatzfreude und Teamfähigkeit
• gute Kommunikationsfähigkeit
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gender- und Diversitykompetenz

Das wünschen wir uns

• Grundkenntnisse im Personalrecht sowie Grundkenntnisse im Steuer- und Sozialversicherungsrecht
• Erfahrungen im universitären Umfeld
• mindestens einjährige Berufserfahrung in der Personalsachbearbeitung

Unser Angebot

• Vergütung nach E9a TV-L
• befristet auf 5 Jahre (§ 14 Abs. 1 Nr. 1 TzBfG)
• Vollzeit
• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Optionen einer befristeten Umsetzung für Beschäftigte der Universität Bielefeld
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und freundliche Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten

Bewerbungsfrist: 06.10.2026

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht. An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.