Assistent*in (m/w/d) Prüfungsorganisation Medizin

Universität Bielefeld; Bielefeld; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Vollzeit (Teilzeit möglich)

Fortbildungsmöglichkeiten

flexible Arbeitszeiten

30 Tage Urlaub

Zusammenfassung

Universität Bielefeld sucht eine Assistentin (m/w/d) Prüfungsorganisation Medizin in Vollzeit am Standort Bielefeld. Die Stelle ist zunächst unbefristet und 100 % besetzt; eine Aufteilung in zwei 50%-Stellen ist möglich.

Sie arbeiten im Team der Medizinischen Fakultät OWL am Aufbau der Fakultät und unterstützen den Studienbetrieb. Zu Ihren Aufgaben gehören Koordination von Prüfungsveranstaltungen, Informationsmanagement für Lehrende, Bereitstellung von Prüfungsdokumenten und Abstimmung mit dem

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf
• Fähigkeit zum selbstständigen, strukturierten und zielorientierten Arbeiten in komplexen Arbeitssituationen
• Hohe Sozialkompetenz, Teamfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Organisationsgeschick und Einsatzfreude
• Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office) und Bereitschaft zur Einarbeitung in digitales Prüfungstool
• Gender- und Diversitykompetenz

Aufgaben

• Veranstaltungskoordination im Kontext Prüfungen und Unterstützung bei Reviewboards
• Terminliche Koordination und Dokumentation von Prüfungsbesprechungen
• Pflege des Veranstaltungskalenders für Prüfungsangelegenheiten
• Fristenüberwachung bei der Einreichung von Prüfungsaufgaben
• Zentrale Anlaufstelle für Lehrende (E-Mail/Telefon/Moodle)
• Entwicklung von Informationen zu Beratungsanlässen
• Erstellung, Vorbereitung und Versand von Dokumenten
• Abstimmung mit dem Prüfungsamt zu Anmelde- und Zulassungsverfahren

Kenntnisse

Teamfähigkeit

Organisationsgeschick

Selbstständiges Arbeiten

Kommunikationsfähigkeit

EDV-Kenntnisse (MS Office)

Gender- und Diversitykompetenz

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellter

Kaufmann für Büromanagement

Tools

MS Office

Moodle

Prüfungsverwaltungstool

Jobbeschreibung

In der Medizinischen Fakultät OWL ist die folgende Position zu besetzen:

Assistent*in (m/w/d) Prüfungsorganisation Medizin

An der Universität Bielefeld erhalten Sie die einmalige Gelegenheit, an der Gestaltung einer modernen humanmedizinischen Fakultät mitzuwirken. Der Lehrbetrieb der Medizinischen Fakultät und des Universitätsklinikums OWL der Universität Bielefeld wurde im Wintersemester 2021/22 aufgenommen. Als Stelleninhaberin sind Sie im Team der Medizinischen Fakultät OWL am Aufbau der Fakultät beteiligt und unterstützen den Studienbetrieb. Als Mitarbeiterin im Bereich Prüfungen unterstützen Sie Lehrende in allen prüfungsorganisatorischen Angelegenheiten.

Zur Unterstützung des Prüfungsteams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Assistentin im Umfang von 100 % (eine Aufteilung der Stelle auf 2 Teilzeitstellen mit jeweils 50 % ist grundsätzlich möglich).

Ihre Aufgaben

• Veranstaltungskoordination im Kontext Prüfungen:
  • Unterstützung bei der Durchführung von Reviewboards zur Qualitatssicherung der Prüfungen und Prüfer*innenschulungen
  • terminliche Koordination und Dokumentation weiterer Besprechungen im Kontext Prüfungen
  • Pflege des Veranstaltungskalenders für Prüfungsangelegenheiten (Gremien- und Sitzungstermine etc.)
  • Fristenüberwachung bei der Einreichung von Prüfungsaufgaben
• Informationsmanagement:
  • zentrale Anlaufstelle für Lehrende (E-Mail/ telefonisch/ moodle) im Kontext der Prüfungsentwicklung und -organisation
  • Entwicklung und Bereitstellung von Informationen zu häufigen Beratungsanlässen
  • Unterstützung bei der Erstellung, Vorbereitung und dem Versand von Dokumenten
  • Abstimmung mit dem Prüfungsamt bzgl. Anmelde- u. Zulassungsverfahren zu Prüfungen und bzgl. allgemeiner prüfungsbezogener Kommunikation mit Studierenden
• Unterstützung der Prüfungsorganisation:
  • Bereitstellung der Prüfungsdokumente
  • Organisation des Caterings und des Techniksupports
  • Unterstützung der Abstimmung zwischen Prüfenden und dem Unterstützungspersonal (insbes. Hilfskräfte)
  • Mitwirkung bei der Vorbereitung der Prüfungsräume

Ihr Profil

• Das erwarten wir
  • abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellter, Verwaltungswirtin, Kauffraumann für Büromanagement, Industriekauffraumann)
  • Fähigkeit zum selbstständigen, strukturierten und zielorientierten Arbeiten in komplexen Arbeitssituationen
  • hohe Sozialkompetenz, insbesondere Teamfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein
  • ausgeprägtes Organisationsgeschick und Einsatzfreude
  • sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
  • sehr gute EDV-Kenntnisse (insbesondere Microsoft Office) und Bereitschaft zur Einarbeitung in das digitale Prüfungstool
  • Gender- und Diversitykompetenz
• Das wünschen wir uns:
  • Erfahrung in der Hochschulverwaltung und Kenntnisse des Wissenschaftsbetriebs und/oder Erfahrung im medizinischen Bereich
  • mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise mit Bezug zum ausgeschriebenen Aufgabenfeld
  • Englischkenntnisse
  • Kenntnisse im Umgang mit Studien- und Prüfungsordnungen

Unser Angebot

• Vergütung nach E6 TV-L
• unbefristet
• Vollzeit (Teilzeit möglich)
• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• sicherer Arbeitsplatz
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• flexible Arbeitszeiten
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche und zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• Mitgliedschaft bei FairNetzt - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
• gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)

Bewerbungsfrist: 24.09.2026

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht. An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.