Sachbearbeiter*in (d/w/m) im Team Geschäftsstelle – unbefristet

Stwdo; Berlin; Hybrid; EUR 43,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Zukunftssicherer Arbeitsplatz

30 Tage Urlaub + gesetzliche Zuschläge

Flexible Arbeitszeitmodelle

Gleitzeit und mobiles Arbeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Entwicklungsmöglichkeiten

Wohnraum von Berlinovo

Jobticket (VBB)

Gesundheitsangebote

Job summary

das studierendenWERK BERLIN sucht eine/n Sachbearbeiter/in mit Fokus auf Vergabeverfahren und Verwaltungsorganisation. Sie organisieren Sitzungen des Verwaltungsrats und koordinieren Prozesse von A bis Z rund um das Vergabemanagementsystem Cosinex VMS.

Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung im Rechtswesen, mehrjährige Erfahrung in Aktenführung und Organisation sowie sichere Deutsch- und Englischkenntnisse. Eine gezielte Vergabemanager*in-Qualifizierung ist wünschenswert.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Rechtswesen oder gleichwertige Qualifikation
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in Aktenführung, Büroorganisation und sensiblen Vorgängen
• Bereitschaft zur Qualifizierung als Vergabemanager*in oder nachholen
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Fachanwendungen

Responsibilities

• Verfahren eigenständig durchführen, Fristen und Akten im Blick behalten
• Unterstützung bei rechtlichen und organisatorischen Themen
• Verträge, Beschlussvorlagen sowie weitere Unterlagen vorbereiten
• Sitzungen des Verwaltungsrats und Gremien organisieren (Präsenz und digital)
• Interne und externe Kommunikation koordinieren und Stellungnahmen zusammenfassen

Skills

Deutschkenntnisse (sehr sicher)

Englischkenntnisse

MS Office

Digitale Fachanwendungen

Education

Rechtsanwalt/Notarfachangestellte oder gleichwertige Qualifikation

Tools

Cosinex VMS

Kanzleimanagement-Software

E-Akten

ELO Dokumentenmanagement

MS Office

Digitale Fachanwendungen

Job description

• Im Vergabemanagementsystem Cosinex VMS organisieren und begleiten Sie Vergabeverfahren für öffentliche Aufträge von A bis Z
• Für den Verwaltungsrat, das Justiziariat, die Interne Meldestelle, den Datenschutz sowie das Projektmanagement Office für das Digitalisierungsprogramm übernehmen Sie vielfältige Aufgaben in der Sachbearbeitung und Organisation
• Die Sitzungen des Verwaltungsrats und anderer Gremien organisieren Sie in Präsenz und digital – von der Terminabstimmung über Beschlussvorlagen und Einladungen bis hin zu Protokoll und Nachbereitung
• Dabei koordinieren Sie interne und externe Beteiligte, fassen Stellungnahmen zusammen, unterstützen bei rechtlichen und organisatorischen Themen und bereiten Verträge, Beschlussvorlagen sowie weitere rechtliche Unterlagen vor
• Mit Sorgfalt und Genauigkeit führen Sie Verfahren eigenständig durch, behalten Fristen und Akten ebenso im Blick wie Rechnungen und Finanzbuchungen und übernehmen die dazugehörige interne und externe Kommunikation

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung als Rechtsanwalts- bzw. Notarfachangestellte*r oder eine gleichwertige Qualifikation bildet Ihr Fundament
• Sie bringen mehrjährige einschlägige Berufserfahrung mit und sind mit Aktenführung, Büroorganisation sowie dem sorgfältigen und verantwortungsbewussten Umgang mit sensiblen Vorgängen vertraut
• Eine Qualifizierung zum*zur Vergabemanager*in haben Sie bereits absolviert oder Sie sind bereit, diese bei uns nachzuholen
• Im Umgang mit MS Office sowie digitalen Fachanwendungen arbeiten Sie sicher; idealerweise kennen Sie bereits das Vergabemanagementsystem Cosinex VMS, Kanzleimanagement-Software bzw. E-Akten und das Dokumentenmanagementsystem ELO
• Sie verfügen über sehr sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und können auch anspruchsvolle rechtliche und organisatorische Sachverhalte präzise und adressatengerecht formulieren und vermitteln; auch auf Englisch können Sie sich sicher verständigen

Unsere Arbeit ist sinnstiftend, denn das studierendenWERK BERLIN unterstützt über 175.000 Studierende in der Hauptstadt mit allem, was sie für ihren Erfolg brauchen – von bezahlbarem Wohnraum und gesunder Verpflegung bis hin zu Beratung, Studienfinanzierung und einem vielfältigen Kulturangebot

Arbeitszeit: Vollzeit mit 39 Stunden pro Woche oder Teilzeit mit mind. 32 Stunden pro Woche

Bezahlung: Monatlich 3.878 € bis 4.098 € brutto bei Vollzeit, das entspricht der Entgeltgruppe 9a, Stufe 2-3 TVöD STW BERLIN. Die Gehaltsspanne richtet sich nach der einschlägigen Berufserfahrung.

Unsere Benefits:

• Zukunftssicherer Arbeitsplatz
• 30 Tage Urlaub + 24.12. und 31.12. (ab 2027 31 Tage)
• Flexible Arbeitszeitmodelle
• Gleitzeit und Mobiles Arbeiten
• Jahressonderzahlung (ab 2027 Möglichkeit der teilweise Umwandlung in Urlaub)
• Betriebliche Altersvorsorge
• Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten
• Option auf vermögenswirksame Leistungen
• Option auf Wohnraum von Berlinovo
• Vergünstigtes Jobticket (VBB- oder deutschlandweit)
• Zeitgemäße Gesundheitsangebote (z.B. Yoga, Urban Sports Club, Hochschulsport)

Kontakt

studierendenWERK BERLIN

Dominik Kißler

Geschäftsbereichsleitung WERKzentrale

aktuell geplanter Einsatzort: Hardenbergstraße 34, 10623 Berlin

Wir erkennen unterschiedliche Zugangschancen an. Deshalb sind Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich erwünscht. Bei uns zählt die Qualifikation und Leistung – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter, sowie sexueller Orientierung und Identität.