Persönlichen Referentin/en des Dekans (w/m/d)

Universitätsklinikum Ulm; Ulm; Hybrid; EUR 60.000 - 70.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice/Mobiles Arbeiten

Jahressonderzahlung

Betriebliche Sozialleistungen

Vorteile des TV-L

Zusammenfassung

Universitätsklinikum Ulm sucht eine hochmotivierte Persönlichkeit zur Unterstützung der Dekanatsverwaltung der Medizinischen Fakultät. Die Stelle umfasst Koordination, Vorbereitung von Terminen des Dekans, Protokollführung und Erstellung von Stellungnahmen.

Sie bringen ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Master/Diplom, ggf. Promotion), Erfahrung im Hochschulwesen und exzellente Deutsch- sowie Englischkenntnisse mit. Die Position bietet flexible Arbeitsformen und ein dynamisches Teamumfeld.

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium (Master/Diplom, ggf. Promotion).
• Erfahrung im Hochschul- und Wissenschafts- oder Projektmanagement.
• Rasche Auffassungsgabe, analytisches Denkvermögen, Organisationsstärke.
• Sehr gute Kommunikationskompetenz in Deutsch und Englisch.

Aufgaben

• Koordination und Begleitung übergreifender Angelegenheiten der Medizinischen Fakultät.
• Fachliche Vor- und Nachbereitung der Termine des Dekans, inklusive Protokollführung.
• Unterstützung von Entscheidungsprozessen; Erstellung von Stellungnahmen, Konzepten und Präsentationen.
• Koordination hochschulpolitischer Aktivitäten und Bearbeitung externer Anfragen.
• Zuarbeit zum Struktur- und Entwicklungsplan der Universitätsmedizin und Korrespondenz.
• Unterstützung interner Gremien und Prozesse; Recherchen und administrative Aufgaben.

Ausbildung

Master/Diplom|Promotion

Projektmanagement Hochschulwesen

Analytisches Denkvermögen

Kommunikationskompetenz DEU/ENG

Organisationsstärke

Jobbeschreibung

Das Universitätsklinikum Ulm steht mit seinen Mitarbeitenden für eine moderne Patientenversorgung mit hoher Qualität, Spitzenforschung und eine auf die Zukunft ausgerichtete medizinische Lehre sowie Ausbildung in attraktiven Berufsfeldern. Voraussetzungen dafür sind qualifizierte und engagierte Mitarbeitende.

Die Dekanatsverwaltung der Medizinischen Fakultät versteht sich als Serviceeinrichtung für die Wissenschaft und pflegt in diesem Kontext intensive Interaktionen mit Vertreter*innen aus Forschung, Lehre und Krankenversorgung. Es wird eine hochmotivierte Persönlichkeit gesucht, die sich den Herausforderungen auf organisatorischer und fachlicher Ebene stellt und die spannende Interaktion aktiv gestalten möchte.

Die damit verbundenen Aufgaben sind anspruchsvoll und abwechslungsreich

• Koordination und Begleitung übergreifender Angelegenheiten der Medizinischen Fakultät, insbesondere strategisch bedeutsamer Vorhaben
• Fachliche Vor- und Nachbereitung der Termine des Dekans, einschließlich Protokollführung sowie Aufarbeitung und Analyse von Sachverhalten
• Begleitung von Entscheidungsprozessen sowie Erstellung von Stellungnahmen, Schreiben, Konzepten und Präsentationen indeutscher und englischer Sprache
• Koordination hochschulpolitischer Aktivitäten und federführende Steuerung von Erhebungen und externen Anfragen
• Übernahme eigener Projekt- bzw. Themenverantwortlichkeiten in Abstimmung mit dem Dekan sowie Koordination interner Gremien und Prozesse, einschließlich Vorbereitung und Umsetzung von Beschlüssen
• Zuarbeit zum Struktur- und Entwicklungsplan der Universitätsmedizin sowie Übernahme von Korrespondenz, Recherchen und administrativen Aufgaben

Die Stelle erfordert folgende Qualifikationen:

• Erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium (Master/Diplom, ggf. Promotion)
• Erfahrung im Hochschul- und Wissenschafts- sowie Projektmanagement, vorzugsweise im Bereich Medizin bzw. Lebenswissenschaften, und sehr gute Kenntnisse der Hochschulverwaltung und universitärer Strukturen
• Rasche Auffassungsgabe, analytisches Denkvermögen und ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sehr gute Kommunikationskompetenz in deutscher und englischer Sprache sowie ausgeprägte Sozialkompetenz, Serviceorientierung und Teamfähigkeit
• Verantwortungsbewusstsein, persönliche Souveränität, Integrität und Diskretion sowie Flexibilität

Unser Angebot:

• Eine Vergütung nach dem Tarifvertrag TV-L (TdL: TV-L)in Entgeltgruppe E13 (Entgelttabelle TV-L.pdf).
• Jahressonderzahlung
• Befristung im Rahmen einer Elternzeitvertretung zunächst für zwei Jahre vorgesehen
• Moderner Arbeitsplatz und attraktive Arbeitsbedingungen (Homeoffice/Mobile Arbeit) mit Möglichkeit zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Gleitende Arbeitszeit sowie die im öffentlichen Dienst übliche Sozialleistungen
• Vielseitige, zukunftsorientierte und interdisziplinäre Tätigkeit
• Kollegiale Zusammenarbeit in einem engagierten Team
• Sehr gute Einarbeitung unter fachlich kompetenter Anleitung
• Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, z. B. betriebseigene Kindergarten und Kinderkrippe, Personalwohnheim und Zuschuss ÖPNV
• Betriebliche Gesundheitsförderung (z. B. Kooperationen mit verschiedenen Fitnessstudios)
• Vielfältige Corporate Benefits/Vergünstigungen

Die Einstellung erfolgt über die Verwaltung des Klinikums im Auftrag des Landes Baden-Württemberg. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Das Universitätsklinikum Ulm strebt die Erhöhung des Frauenanteils in den Bereichen an, in denen Sie unterrepräsentiert sind. Entsprechend qualifizierte Frauen werden um ihre Bewerbung gebeten. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar. Eine an die Befristung anschließende Weiterbeschäftigung ist möglich.