Sachbearbeiter/in Abteilung Länderprogramm (m/w/d)

RxREVU, Inc.; Potsdam; Vor Ort; EUR 48.000 - 61.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Urlaubstage

Onboarding

Weiterbildungsmöglichkeiten

Code of Conduct

TVöD Bund Gehaltsrahmen 47.620–61.234€

Jahressonderzahlung

Altersvorsorge-Zuschuss

Jobticket-Zuschuss

Gestaltungsfreiraum

Zusammenfassung

Friedrich-Naumann-Stiftung für die Freiheit in Potsdam sucht eine/n Sachbearbeiter/in Abteilung Länderprogramm (m/w/d) in Vollzeit (39 Std./Woche). Sie übernehmen das Büromanagement der Abteilungsleitung, entwickeln Qualitätsstandards und steuern Projekte sowie Verträge und Budgets.

Sie führen abteilungsübergreifende Teams, erarbeiten Schulungsformate, pflegen Partnerschaften und koordinieren Zusammenarbeit mit Landesstiftungen.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Hochschulstudium oder vergleichbare Berufserfahrung in Verwaltung/Öffentlichem Dienst.
• Zusatzqualifikationen im Projektmanagement oder Controlling wünschenswert.
• Deutsch sicher (C2) und gute Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Büromanagement für Abteilungsleitung übernehmen.
• Zentrales Qualitätsmanagement und Controllinginstrumente entwickeln.
• Interne, abteilungsübergreifende Teams steuern und Schulungsformate konzipieren.
• Dienstleistungsverträge, Event- und Kampagnenmanagement sowie Budgetplanung steuern.
• Handbücher, Richtlinien sowie Wissens- und Kompetenzmanagement aufbauen.
• Beziehungen zu Kooperationspartnern pflegen und Zusammenarbeit koordinieren.
• CRM-, Projektmanagement- und CMS-Systeme zentral steuern.
• Mitarbeitende beraten zu Controlling, Projektmanagement und Strategieumsetzung.
• Vorgaben prüfen auf Aktualität und Rechtskonformität.
• An Jahresprogrammplanung, Förderanträgen und Erfolgskontrolle mitarbeiten.

Kenntnisse

Projektmanagement

Controlling

Deutsch C2

Englischkenntnisse

Budgetüberwachung

Event-Management

CRM CMS Kenntnisse

MS Office Excel

Verhandlungssicherheit

Analytisches Denken

Ausbildung

Bachelor/Diplom (FH) in BWL/Public Management/Verwaltung

Verwaltungsfachwirt

Tools

PRINCE2

PMP

IPMA

Jobbeschreibung

Bei der Friedrich-Naumann-Stiftung für die Freiheit setzen wir uns weltweit mit all unserer Kraft, Expertise und Persönlichkeit für Freiheit, Frieden, Demokratie, Rechtsstaatlichkeit, Menschenrechte und Soziale Marktwirtschaft ein - in der strategischen und operativen Arbeit, in Projekten und Initiativen.

Freiheit ist unsere Aufgabe, an der wir gemeinsam arbeiten - inhaltlich als auch in unserem Arbeitsalltag. Sie bringt Verantwortung mit sich, die wir zusammen wahrnehmen. Sie ist fordernd und beanspruchend, aber auch sinnstiftend und erfüllend. Ein produktives Spannungsfeld, in vielerlei Hinsicht.

In unserer Abteilung Länderprogramm am Standort Potsdam suchen wir Siezum nächstmöglichen Zeitpunkt, in Vollzeit mit 39 Stunden / Woche als

Sachbearbeiter/in Abteilung Länderprogramm (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Sie übernehmen das Büromanagement für die Abteilungsleitung.
• Sie entwickeln und verantworten das zentrale Qualitätsmanagement, abteilungsinterne Controllinginstrumente sowie Qualitätsstandards für das Länderprogramm unter Berücksichtigung rechtlicher Vorgaben.
• Sie führen und entwickeln interne, abteilungsübergreifende Projektteams und konzipieren bedarfsgerechte Schulungsangebote sowie Best-Practice-Austauschformate für die Mitarbeitenden.
• Sie steuern zentrale Dienstleistungs- und Kooperationsverträge, das Event- und Kampagnenmanagement sowie die Budgetplanung und Finanzadministration der Projekte.
• Sie bauen interne Handbücher, Richtlinien sowie das zentrale Wissens- und Kompetenzmanagement für die administrativen Aufgaben der Abteilung auf.
• Sie pflegen die Beziehungen zu vorhandenen sowie potenziellen Kooperationspartnern und koordinieren die Zusammenarbeit mit den Landesstiftungen.
• Sie nutzen CRM-Systeme, Projektmanagement-Software und CMS-Tools zur zentralen Steuerung der Kundenverwaltung, Social-Media-Accounts und Webseiten.
• Sie unterstützen die Mitarbeitenden des Länderprogramms durch Beratung zu Instrumenten des Controllings, Projektmanagements und der Strategieumsetzung.
• Sie prüfen interne sowie externe Vorgaben, Richtlinien und Kooperationsverträge eigenständig auf Aktualität, Anpassungsbedarf und rechtliche Konformität.
• Sie wirken an der Jahresprogrammplanung, der Erstellung von Förderanträgen und Pressespiegeln sowie an der begleitenden Erfolgskontrolle durch Zuwendungsgeber mit.

Ihr Profil

• Sie verfügen über ein abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium (Bachelor / Diplom (FH)) in einem einschlägigen Studiengang (z. B. BWL, Public Management/Verwaltung) oder Verwaltungsfachwirt oder mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit.
• Ihr Profil zeichnet sich durch Zusatzqualifikationen aus, idealerweise im Projektmanagement (z. B. PRINCE2, PMP, IPMA) oder Controlling, sowie durch verhandlungssicheres Deutsch (C2) und gute Englischkenntnisse
• Sie verstehen es, komplexe Planungs-, Monitoring- und Controllingprozesse zielgerichtet zu steuern. Dabei setzen Sie auf Ihre Erfahrung in der Budgetüberwachung und Finanzadministration sowie auf Ihre Fähigkeit, rechtliche Vorgaben wie das Zuwendungs- und Vergaberecht sicher anzuwenden.
• Sie bewegen sich sicher in der Organisation von Veranstaltungen und der grundlegenden Öffentlichkeitsarbeit über CMS und Social Media. Mit Ihrer ausgeprägten Kommunikationsstärke gelingt es Ihnen, interne wie externe Partner serviceorientiert zu betreuen und abteilungsübergreifend erfolgreich zusammenzuarbeiten.
• Es zeichnet Sie aus, strukturiert, eigenverantwortlich und mit hohem Organisationstalent zu agieren. Dabei setzen Sie auf analytisches Denken, ein hohes Maß an Zuverlässigkeit sowie die nötige Flexibilität für gelegentliche Abendtermine und Dienstreisen.
• MS-Office, insbesondere Excel, Word und PowerPoint, gehört schon jetzt zu Ihrem Arbeitsalltag und Sie arbeiten sich schnell und motiviert in organisationsspezifische CRM-, ERP- und Projektmanagement-Systeme ein.
• Sie identifizieren sich mit den Werten des Liberalismus und dem Auftrag der Friedrich-Naumann-Stiftung für die Freiheit.

Unsere Benefits

• Work-Life-Balance: Unser Arbeitszeitmodell ermöglicht Ihnen ein flexibles Arbeiten, das Raum für Ihre persönlichen Bedürfnisse lässt. Gemeinsam mit Ihrem Team arbeiten Sie in der Truman-Villa am schönen Griebnitzsee oder mobil - die technische Ausstattung erhalten Sie natürlich von uns. Wir bieten Ihnen außerdem 30 Urlaubstage - der 24. und 31.12. sind ebenfalls arbeitsfreie Tage. Ein Ausgleich von Mehrstunden über Gleittage ermöglicht zusätzliche Zeiten für Ihre Erholung.
• Onboarding: Für Ihre ersten Wochen in der Stiftung erstellen wir bereits vor Ihrem Einstieg einen strukturierten und persönlichen Einarbeitungsplan, der neben Einführungen in unsere Tools und Prozesse auch die Möglichkeit bietet, die Arbeit der Stiftung und andere neue Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen.
• Fachliche und persönliche Weiterentwicklung: Über jährliche Zielvereinbarungsgespräche arbeiten wir gemeinsam an Ihrer fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung und tauschen uns über Ihren individuellen Weiterbildungs- oder Schulungsbedarf aus.
• Code of Conduct: Unser Miteinander ist geprägt von Respekt, Wertschätzung und Professionalität. Darauf haben wir uns in unserem Verhaltenskodex verständigt, den wir jeden Tag gemeinsam mit Leben füllen.
• Gehaltspaket und zusätzliche Leistungen: Wir zahlen Ihnen ein Gehalt nach Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD) Bund, Entgeltgruppe 9a, Stufe 1 bis 6, je nach Möglichkeit der Anerkennung von Erfahrungszeiten. Dies entspricht aktuell einem Bruttojahresgehalt zwischen 47.620 und 61.234 Euro. Sie erhalten zudem eine Jahressonderzahlung und Leistungsentgelt sowie einen Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge, zu vermögenswirksamen Leistungen und zum Jobticket.
• Hoher Gestaltungsspielraum und spannende Projekte: In dieser spannenden Aufgabe in einem politiknahen Umfeld wirken Sie aktiv an der Sichtbarkeit und Wirkung liberaler Inhalte mit.

Wir arbeiten für die Stärkung freiheitlicher Werte in der Gesellschaft. Wir stoßen Projekte an, die gesellschaftlich relevant sind, setzen Themen und gestalten den politischen Diskurs mit. Teilen Sie mit uns das Gefühl der eigenen Wirksamkeit in allen Bereichen der Stiftung!

Wir sind neugierig auf Sie und freuen uns, zu erfahren, was für Sie Freiheit bedeutet!

Transparenz und Offenheit im Bewerbungsprozess sind uns wichtig. Daher möchten wir Sie schon jetzt informieren, dass wir unsere Stellen zunächst auf zwei Jahre befristen, jedoch an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert sind.

Es ist uns zudem ein Anliegen, die Vielfalt in unserer Stiftung weiter zu stärken. Die Integration von Menschen mit Behinderung entspricht unserem Selbstverständnis und wir möchten sie daher ausdrücklich einladen, sich zu bewerben.

Sie wollen mehr über uns als Arbeitgeberin erfahren? Dann schauen Sie sich gern den Film zu unserem Verhaltenskodex an, der Ihnen zeigt, wofür die Stiftung steht und welche Werte wir teilen: