Sachbearbeiter:in

IFF - Institut für Fach- und Führungskräfte; Köln; Vor Ort; EUR 36.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub im Jahr

Deutschlandticket

Flache Hierarchien

Langfristige Perspektive

Zusammenfassung

IFF - Institut für Fach- und Führungskräfte in Köln sucht eine erfahrene Persönlichkeit für das Backoffice, um Verwaltungs- und Finanzprozesse reibungslos zu gestalten. Sie arbeiten eng mit der Finanzabteilung der Muttergesellschaft Educas zusammen und wickeln Rechnungen, Mahnwesen und Abrechnungen ab.

Zu Ihren Aufgaben zählen Beratung zu Finanzierungsmöglichkeiten, Inkasso bei offenen Forderungen und Erstellung von Auswertungen für die Geschäftsleitung.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Finanzbuchhaltung, Steuerfachangestellte:r).
• Mehrjährige Erfahrung im Bereich Verwaltung, Backoffice oder Finanzabwicklung.
• Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit hohem Verantwortungsbewusstsein.
• Durchsetzungsfähigkeit und Kommunikationsstärke im Umgang mit offenen Forderungen.
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und MS Office.
• Idealerweise Erfahrung im Umgang mit MS Dynamics.
• Organisationsstärke und Freude daran, Prozesse sauber zu strukturieren.
• Selbstständige, pragmatische Arbeitsweise und Teamfähigkeit.

Aufgaben

• Rechnungsversand an Teilnehmende und Unternehmen vor Kursbeginn.
• Beratung zu Finanzierungsmöglichkeiten wie Ratenzahlung, Stundungen oder Förderprogramme.
• Überwachung offener Forderungen sowie Durchführung des Mahnwesens inklusive telefonischer Klärung mit Teilnehmenden.
• Einleitung und Koordination von Inkassoverfahren bei ausstehenden Forderungen.
• Bearbeitung von Abmeldungen, Beschwerden sowie Rückerstattungsanfragen.
• Bearbeitung behördlicher Bescheide und Abstimmung zu finanziellen Sachverhalten.
• Prüfung, Erfassung und Zahlung von Eingangsrechnungen.
• Erstellung von Strafanzeigen bei nachgewiesenem Betrug oder finanziellen Unregelmäßigkeiten.
• Erstellung von Auswertungen für die Geschäftsleitung.

Kenntnisse

Zahlungsabwicklung

Mahnwesen

Backoffice

MS Office

Organisationsstärke

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Verlässlichkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Dynamics

MS Office

Jobbeschreibung

Sie arbeiten strukturiert, behalten Zahlen im Blick und sorgen dafür, dass im Hintergrund alles zuverlässig läuft?

Dann unterstützen Sie uns Bereich Verwaltung & Administration und tragen dazu bei, dass unsere Weiterbildungsangebote organisatorisch und finanziell reibungslos umgesetzt werden.

Wir suchen eine erfahrene Persönlichkeit im Backoffice – ab sofort in Vollzeit (40 Stunden/Woche) oder Teilzeit (30 Stunden/Woche) an unserem Standort in Köln.

Worum geht’s bei uns?

Unsere Mission: Menschen gezielt auf ihrem Weg zur beruflichen Weiterbildung zu begleiten – sei es mit dem Meister, dem Fachwirt oder einer anderen Qualifikation.

Sie sorgen für strukturierte Abläufe im Verwaltungsbereich und sind zentrale Ansprechperson für Themen wie Rechnungen, Zahlungsprozesse, Mahnwesen und organisatorische Abläufe im Backoffice. Dabei arbeiten Sie eng mit der Finanzabteilung unserer Muttergesellschaft Educas zusammen und stellen sicher, dass administrative und finanzielle Prozesse zuverlässig ineinandergreifen.

Was Sie erwartet

• Rechnungsversand an Teilnehmende und Unternehmen vor Kursbeginn
• Beratung zu Finanzierungsmöglichkeiten wie Ratenzahlung, Stundungen oder Förderprogramme
• Überwachung offener Forderungen sowie Durchführung des Mahnwesens inklusive telefonischer Klärung mit Teilnehmenden
• Einleitung und Koordination von Inkassoverfahren bei ausstehenden Forderungen
• Bearbeitung von Abmeldungen, Beschwerden sowie Rückerstattungsanfragen
• Bearbeitung behördlicher Bescheide und Abstimmung zu finanziellen Sachverhalten
• Prüfung, Erfassung und Zahlung von Eingangsrechnungen
• Erstellung von Strafanzeigen bei nachgewiesenem Betrug oder finanziellen Unregelmäßigkeiten
• Erstellung von Auswertungen für die Geschäftsleitung

Was Sie mitbringen sollten

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Büromanagement, Finanzbuchhaltung, Steuerfachangestellte:r oder vergleichbar
• Mehrjährige Erfahrung im Bereich Verwaltung, Backoffice oder Finanzabwicklung
• Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit hohem Verantwortungsbewusstsein
• Durchsetzungsfähigkeit und Kommunikationsstärke, insbesondere im Umgang mit offenen Forderungen
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und MS Office
• Idealerweise Erfahrung im Umgang mit MS Dynamics
• Organisationsstärke und Freude daran, Prozesse sauber zu strukturieren
• Selbstständige, pragmatische Arbeitsweise und Teamfähigkeit

Was wir Ihnen bieten

• Eine verantwortungsvolle Position im Verwaltungs- und Finanzbereich eines wachsenden Bildungsinstituts
• Ein strukturiertes Arbeitsumfeld mit klaren Prozessen und kurzen Entscheidungswegen
• Marktgerechte Vergütung
• 30 Tage Urlaub im Jahr
• Deutschlandticket für Ihre Mobilität
• Ein engagiertes Team mit direkter Kommunikation und flachen Hierarchien
• Langfristige Perspektive in einem stabil wachsenden Unternehmen

Klingt interessant?