Sachbearbeiter für Studieninformation und Zulassung (m/w/d)

KU; Eichstätt (VGem); On-site; EUR 50,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Telearbeit/Homeoffice

Vereinbarkeit von Familie & Beruf

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Öffentlicher-Dienst-Vorteile

Betriebliche Sozialleistungen

Job summary

Die Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt (KU) sucht eine/n Sachbearbeiter/in für Studieninformation und Zulassung (m/w/d) in Eichstätt. Die Stelle ist unbefristet in Vollzeit zu besetzen. Die Bezahlung erfolgt nach TV-L Entgeltgruppe 9b.

Aufgaben umfassen Beratung von Studieninteressierten, Organisation von Informationsveranstaltungen, Vorbereitung von Zulassungsunterlagen und die Mitgestaltung der digitalen Studienorganisation, inklusive KI-Themen. Teilzeit möglich je nach Bedarf.

Qualifications

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder gleichwertiger Abschluss).
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) sowie sehr gute Englischkenntnisse (mindestens C1), in Wort und Schrift.
• Erfahrung in der Arbeit mit einer datenbankgestützten Fachanwendung, idealerweise HISinOne.
• Grundverständnis von KI-Agentensystemen, Wissensbasisarbeit.
• Kenntnisse im Hochschulzulassungsrecht oder in der Bewertung ausländischer Bildungsnachweise vorteilhaft.
• Serviceorientierung und interkulturelle Kompetenz im Kontakt mit Studieninteressierten aus In- und Ausland.
• Sorgfältige Arbeitsweise, auch im Umgang mit personenbezogenen Daten.
• Ausgeprägte Teamfähigkeit sowie Priorisierungs- und Abstimmungsfähigkeiten.

Responsibilities

• Information und Beratung von Studieninteressierten zu Studienmöglichkeiten an der KU.
• Konzeption und Durchführung von hochschulöffentlichen Informationsveranstaltungen.
• Erstinformation zu Bewerbung, Zulassung und Studienformalitäten sowie Weiterleitung an zuständige Stellen.
• Digitale Begleitung der Studienorganisation, KI-Nutzung: Formulierung fachlicher Anforderungen, Wissensbasispflege, Test neuer Versionen.
• Prüfung der Bewerbungen internationaler Studieninteressierter sowie Masterzugangsvoraussetzungen.
• Prüfung der Anträge beruflich Qualifizierter; Ausstellung der Bescheinigung über Hochschulzugang.
• Gestaltung der Bewerbungsverfahren im HISinOne Portal und Stammdatenprüfung.

Skills

Deutsch (C2)

Englisch (C1)

Beratung

Teamfähigkeit

Projektmanagement

Datenbankkenntnisse

Education

Bachelor oder gleichwertiger Abschluss

Tools

HISinOne

Job description

Die Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt (KU) ist eine vom Freistaat Bayern anerkannte nichtstaatliche Universität in kirchlicher Trägerschaft. Exzellente Forschung, internationale Ausrichtung, hervorragende Lehre und ideale Studienbedingungen zeichnen uns aus. An acht Fakultäten steht unseren 5000 Studierenden ein breites Fächerspektrum offen. Wir beschäftigen 900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterschiedlicher konfessioneller und weltanschaulicher Prägung. Auf der Grundlage einer christlichen Sicht des Menschen steht die KU als engagierte Universität für eine Wissenschafts- und Bildungskultur der Verantwortlichkeit.

In unserer Abteilung IV Studienorganisation ist im Referat IV/3 - Studierendenbüro zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Vollzeitstelle als

Sachbearbeiter für Studieninformation und Zulassung (m/w/d)

unbefristet zu besetzen. Dienstort ist Eichstätt. Eine Teilzeitbeschäftigung ist möglich, sofern geeignete Bewerbungen vorliegen und dienstliche Belange nicht entgegenstehen. Die Bezahlung erfolgt im Rahmen des privatrechtlichen Arbeitsverhältnisses bei gegebenen tariflichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 9 b TV-L.

Ihre Aufgaben

• Information und Beratung von Studieninteressierten zu Studienmöglichkeiten, Inhalten und Anforderungen der Studiengänge an der KU sowie Beratung bei der Wahl von Studiengang und Fächerkombination
• Konzeption und Durchführung von hochschulöffentlichen Informationsveranstaltungen und Präsentationen im Bereich der Studienberatung
• Erstinformation für Studieninteressierte und Studierende zu Bewerbung, Zulassung und Studienformalien sowie Weiterleitung an die zuständigen Stellen
• fachliche Begleitung der Digitalisierung in der Studienorganisation, insbesondere beim Einsatz künstlicher Intelligenz in Information, Beratung und Zulassung: Formulierung fachlicher Anforderungen, Pflege der Wissensbasis und Test neuer Versionen sowie Redaktion der Webseiten und Informationsmaterialien für Studieninteressierte und internationale Studierende
• Prüfung der Bewerbungen internationaler Studieninteressierter und von Bewerbungen für Masterstudiengänge: Bewertung der Gleichwertigkeit ausländischer Abschlüsse, Umrechnung von Noten und Prüfung der studiengangspezifischen Zugangsvoraussetzungen, serviceorientierte Verfahrensberatung der Bewerberinnen und Bewerber
• Prüfung der Anträge beruflich Qualifizierter nach der Qualifikationsverordnung und Ausstellung der Bescheinigung über den Hochschulzugang
• fachliche Gestaltung der Bewerbungsverfahren im Bewerbungsportal HISinOne und Prüfung der Stammdaten vor der Übernahme in die Studierendenverwaltung
• Vertretung in weiteren Aufgaben der Studienorganisation

Ihr Profil

• abgeschlossenes Hochschulstudium (mindestens Bachelor oder gleichwertiger Abschluss)
• sehr gute Deutschkenntnisse (C2 GER) sowie sehr gute Englischkenntnisse (mindestens C1 GER), jeweils in Wort und Schrift.
• Erfahrung in der Arbeit mit einer datenbankgestützten Fachanwendung, idealerweise mit einem Campus-Management-System wie HISinOne
• Grundverständnis von KI-Agentensystemen, die auf einer Wissensbasis arbeiten
• Kenntnisse im Hochschulzulassungsrecht oder in der Bewertung ausländischer Bildungsnachweise sind von Vorteil bzw. Bereitschaft, sich darin schnell einzuarbeiten
• Serviceorientierung und interkulturelle Kompetenz im Kontakt mit Studieninteressierten aus dem In- und Ausland
• sorgfältige Arbeitsweise, auch im Umgang mit personenbezogenen Daten
• ausgeprägte Teamfähigkeit sowie die Kompetenz, Aufgaben effektiv zu priorisieren und Prozesse mit den zuständigen universitären Einrichtungen und Fachbereichen abzustimmen

Unser Angebot

• attraktiver, teamorientierter und sehr abwechslungsreicher Arbeitsplatz in einem vielseitigen und interessanten universitären Umfeld
• eigenverantwortliches Arbeiten im Bereich eines definierten Tätigkeitsgebietes mit spannenden Aufgaben
• umfassende und strukturierte Einarbeitung durch ein motiviertes Team, das Sie gerne unterstützt
• flexible Gestaltung der Arbeitszeiten im Rahmen unserer Gleitzeitregelung mit der Möglichkeit zur Telearbeit (Homeoffice)
• sehr gute Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• breit gefächerte interne und externe Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Gesundheitsangebote
• Fürsorge- und Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes

Alle Beschäftigten sind verpflichtet, Wesen und Auftrag der KU anzuerkennen, wie sie im Leitbild und in der Stiftungsverfassung festgelegt sind. Wir bitten um auch in dieser Hinsicht aussagekräftige Bewerbungen. Darüber hinaus gibt es keine konfessionellen Voraussetzungen für eine Beschäftigung an der KU.

Die KU fördert die Gleichstellung (m/w/d) und setzt sich für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ein. Schwerbehinderte Personen (m/w/d) werden bei im Wesentlichen gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt.