Rezeptionist / Empfangsmitarbeiter (m/w/d)

Progressive; München; Vor Ort; EUR 20.088 - 31.248; Teilzeit

Zusammenfassung

Progressive sucht eine engagierte Person für die Position Rezeptionist / Empfang (m/w/d) in München. Sie begrüßt Gäste, betreut Besucher, bearbeitet Anfragen per Telefon und E‑Mail und sorgt für einen freundlichen, professionellen Büroablauf.

Sie arbeiten eng mit Teams zusammen, unterstützen administrative Prozesse, Post- und Paketverwaltung, Organisation von Meetings und Catering sowie die Pflege von Küchen- und Gemeinschaftsbereichen.

Qualifikationen

• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und ausgeprägte Serviceorientierung.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgezeichnetes Organisationsgeschick sowie die Fähigkeit, Prioritäten selbstständig zu setzen.
• Proaktive, zuverlässige Arbeitsweise und Teamfähigkeit.

Aufgaben

• Professioneller Empfang von Gästen und Betreuung sowie Weiterleitung von Besuchern.
• Bearbeitung eingehender Anfragen per Telefon und E‑Mail.
• Verwaltung von Post- und Paketsendungen; Organisation ausgehender Sendungen.
• Sicherstellung eines gepflegten Erscheinungsbildes von Büro- und Konferenzflächen.
• Unterstützung bei Meeting-Planung, Catering und Veranstaltungsorganisation.
• Koordination von Kalendern, E-Mail-Postfächern und Terminen; Onboarding-/Offboarding-Unterstützung.

Jobbeschreibung

Rezeptionist / Empfang (m/w/d) bei internationalem Pharmaunternehmen

Standort: München (Zentrum)
Arbeitszeit: Teilzeit, 30-40 Stunden pro Woche (4-5 Tage)
Arbeitsmodell: Vor Ort (On-Site)

Über die Position

Für unseren Kunden - ein internationales Pharmaunternehmen - suchen wir eine engagierte, serviceorientierte und organisierte Persönlichkeit für den Bereich Office Support & Empfang. In dieser vielseitigen Rolle sind Sie die erste Anlaufstelle für Besucher, Mitarbeitende und Dienstleister und sorgen gleichzeitig für einen reibungslosen Ablauf der administrativen und organisatorischen Prozesse im Büro.

Sie arbeiten eng mit verschiedenen Teams zusammen und tragen maßgeblich dazu bei, eine professionelle, sichere und angenehme Arbeitsumgebung zu gewährleisten.

Ihre Aufgaben

• Professioneller Empfang von Gästen sowie Betreuung und Weiterleitung von Besuchern
• Bearbeitung eingehender Anfragen per Telefon und E-Mail
• Sicherstellung eines gepflegten und repräsentativen Erscheinungsbildes von Büro-, Konferenz- und Gemeinschaftsflächen
• Verwaltung von Post- und Paketsendungen sowie Organisation ausgehender Sendungen
• Sicherstellung der Verfügbarkeit von Büromaterialien und Verbrauchsgütern
• Pflege und Organisation der Küchen- und Gemeinschaftsbereiche

Administrative Unterstützung

• Unterstützung der deutschen Organisation bei administrativen Aufgaben und organisatorischen Prozessen
• Koordination von Kalendern, E-Mail-Postfächern und Terminen
• Betreuung und Koordination externer Dienstleister und Lieferanten
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Meetings, Veranstaltungen und Konferenzen
• Organisation von Catering, Raumausstattung, Beschilderung und Dekorationen für Veranstaltungen
• Unterstützung beim Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden (z. B. Reisebuchungen, Mobiltelefone)
• Koordination und Nachverfolgung von Facility-Anfragen sowie Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern
• Unterstützung bei Inspektionen, Wartungen und allgemeinen Standortthemen
• Zusammenarbeit mit Vermieter- und Gebäudemanagement-Kontakten zur Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs
• Zusammenarbeit mit der IT zur Unterstützung der Büroinfrastruktur (z. B. Drucker, Videokonferenzsysteme)
• Vertretung der Office-Koordination bei Urlaub oder Krankheit

Sicherheit & Compliance

• Unterstützung bei der Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien und Zutrittskontrollen
• Verwaltung von Besucherausweisen und Gästeprotokollen
• Durchführung und Unterstützung von Health-&-Safety-Maßnahmen sowie regelmäßigen Standortkontrollen
• Mitarbeit im Notfall- und Evakuierungsmanagement als Mitglied des lokalen Emergency Response Teams
• Erste Berufserfahrung im Bereich Office Management, Empfang, Administration oder Facility Management wünschenswert
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und ausgeprägte Serviceorientierung
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgezeichnetes Organisationsgeschick sowie die Fähigkeit, Prioritäten selbstständig zu setzen
• Proaktive, lösungsorientierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohe Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• Teamfähigkeit sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
• Belastbarkeit, Flexibilität und ein positives Mindset
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
• Kenntnisse im Bereich Arbeitssicherheit oder entsprechende Qualifikationen sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung

Die Stelle ist zunächst auf 18 Monaten befristet und wird extern besetzt.

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