Referent:in für Projektadministration und Organisation (m/w/d)

KulturMarktHalle e.V.; Berlin; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitsmodelle

Fort- und Weiterbildung

Attraktive TV-L Vergütung

Job summary

Die KulturMarktHalle in Berlin Prenzlauer Berg Ost sucht eine:n Referent:in für Projektadministration und Organisation in Teilzeit (25 Wochenstunden). Die Stelle ist befristet bis 31.12.2027.

Aufgaben umfassen Projektcontrolling, Fördermittelverwaltung, Budgetplanung sowie enge Zusammenarbeit mit Buchhaltung, Finanzen, Personalabteilung und Projektleitungen.

Qualifications

• Abgeschlossenes Studium oder abgeschlossene Fachausbildung in den relevanten Bereichen.
• Mindestens 3–5 Jahre Berufserfahrung in öffentlichen Förderstrukturen, Controlling, Buchhaltung oder Berichtswesen.
• Projektmanagement-Erfahrung bei soziokulturellen Trägern oder im öffentlichen Dienst.
• Kenntnisse in Fördermittelverwaltung und Vergaberecht.
• Kennen Sie MS Office, insbesondere Excel. IT‑Affinität; Mac OS und Windows.
• Erfahrung mit Projektmanagement-Software/Aufgabenmanagement.

Responsibilities

• Projektcontrolling und Fördermittelverwaltung koordinieren.
• Stellenplanung, Budgetplanung und Abrechnung mit externem Buchhaltungsservice.
• Teammeetings unterstützen und Jahresplanung moderieren.

Skills

Interkulturelle Kompetenz

Zahlenaffinität

Teamarbeit

Selbstständige Arbeitsweise

Kommunikationsfähigkeit

Education

Abgeschlossenes Studium oder Fachausbildung

Tools

MS Office (Excel)

Mac OS

Windows

Projektmanagement-Software

Job description

Hallo, wir sind die KulturMarktHalle!

Die KulturMarktHalle (KMH) ist ein Kultur- und Begegnungsort in einer ehemaligen Kaufhalle - im Umfeld des Großraums Storkower Straße, Prenzlauer Berg Ost.

Ca. 2500 Menschen mit Flucht- und Migrationshintergrund leben in direkter Nachbarschaft. Seit 2018 verstehen wir uns als Stadtmacher:in für Vielfalt, entwickeln Gemeinschaft und bieten Raum für Austausch, Diskurs, Kreativität und Kultur mit der Nachbarschaft. Ein Ort für Jung-, Alt- und Neuberliner:in, multinational und offen.

Wir suchen für unsere KMHab 01. Januar 2027* eine:n Referent:in für Projektadministration und Organisation (m/w/d)

Arbeitsort: Berlin Prenzlauer Berg Ost | Arbeitsumfang: 25 Wochenstunden | Vertragsart: Teilzeit Festanstellung | Vergütung: 2.296,95 EUR brutto TV-L E9b Stufe 1, bei entsprechender Qualifikation bis Stufe 3 möglich | Befristung: befristet bis 31. Dezember 2027 (eine Verlängerung des Vertrags wird angestrebt)

Zur Einarbeitung und Übergabe mit dem aktuellen Kollegen bieten wir dir einen befristeten Minijob vom 01. November 2026 bis 31. Dezember 2026 auf Basis von 9 Wochenstunden mit einer Vergütung von 578,76 EUR brutto monatlich an.*

Deine Aufgaben

• Projektcontrolling und Fördermittelverwaltung: Mittelabrufe, Verwendungsnachweise, Sachberichte, Budgetplanung; Stellenplanung in enger Abstimmung mit dem externen Buchhaltungsservice, der Leitung Finanzen sowie der Personalabteilung und den Projektleitungen; enge Zusammenarbeit mit den Bewilligungsstellen; Rechnungswesen, Debitorenmanagement sowie Büroadministration und Beschaffungen; Niedrigschwelliger IT-Support für Mitarbeitende sowie Unterstützung bei der Umsetzung und Moderation von Teammeetings und der Jahresplanung;

Deine Qualifikationen

Fachliche Kompetenzen

• Abgeschlossenes Studium/abgeschlossene Fachausbildung in den relevanten Bereichen;
• Mindestens 3-5 Jahre Berufserfahrung und Erfahrung in folgenden Bereichen:
• öffentliche Förderstrukturen und Vergaberecht;
• Controlling, Buchhaltung und Berichtswesen;
• Projektmanagement bei soziokulturellen Trägern oder beim öffentlichen Dienst;

Persönliche Kompetenzen

• Interkulturelle Kompetenz und ein hohes Maß an Kooperationsbereitschaft;
• Eine wertschätzende Haltung und offene Kommunikationsweise;
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, Zahlenaffinität und Detailorientiertheit;
• Sichere Kommunikation auf Deutsch erforderlich, insbesondere im Austausch mit Kolleg:in, Kooperationspartner:in und Teilnehm:in sowie bei der Bearbeitung schriftlicher Unterlagen;

Technische Skills

• MS Office: Sehr gute Excel-Kenntnisse
• IT-Affinität: idealerweise Erfahrung mit Mac OS und Windows
• Erfahrung mit Projektmanagement-Software/Aufgabenmanagement

Wünschenswert

• Erfahrung mit öffentlichen Förderstrukturen (AnBest-P, LHO, Vergaberecht)
• Grundlegende Erfahrung mit Personalmanagement (Löhne/Gehälter, SV-Beiträge, Eingruppierungen, Einstufungen)

Wir bieten

• Ein innovatives, gesellschaftlich relevantes Projekt mit sichtbarer Wirkung.
• Abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen Team.
• Flexible Arbeitsmodelle (Homeoffice-Anteil möglich, Präsenz vor Ort erforderlich).
• Attraktive Vergütung in Anlehnung an TVL 9b für 25 Wochenstunden.
• Selbstorganisiertes Arbeiten in flachen Hierarchien und kollegialem Miteinander.
• Freiraum, dich weiterzubilden und dich persönlich zu entfalten.

Arbeitsort und -umfeld

• Einsatzort: Berlin
• Arbeitsumfeld: Halle/Büro in Berlin Prenzlauer Berg Ost in der KulturMarktHalle

Die KulturMarktHalle fördert Vielfalt und Inklusion. Bewerbungen von Menschen aller Geschlechter, Nationalitäten, Religionen und mit Behinderungen sind ausdrücklich erwünscht.

Dein KulturMarktHalle-Team.