Projektassistenz - Projektcontrolling / IT-Projekte (m/w/d)

Advellence GmbH; Bielefeld; Hybrid; EUR 37.000 - 52.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Nachhaltigkeit

Kollegen & Zusammenhalt

Work-Life-Balance

Entwicklungsmöglichkeiten

Vermittlungsprovision

Zusammenfassung

Advellence GmbH sucht ab sofort unbefristet eine Projektassistenz / PMO (m/w/d). Du unterstützt die Geschäftsleitung und das Projektmanagementteam durch Organisation, Dokumentationen, Präsentationen und das Tracking von Projekten; zudem führst du kleinere Software-Einführungsprojekte eigenständig durch.

Du bringst eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit, hast Zahlenaffinität, arbeitest strukturiert und kommunikationsstark.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit Erfahrung im Projektmanagement oder Assistenz.
• Affinität zu Zahlen und gutes technisches Verständnis.
• Strukturiertes, eigenständiges und lösungsorientiertes Arbeiten.
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Mindestens drei Tage pro Woche vor Ort; flexible/mobile Arbeit je nach Projektsituation.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsleitung und des Projektteams bei Planung, Organisation und Nachverfolgung von Projekten.
• Erstellung von Präsentationen, Dokumentationen und Reports in professioneller Form.
• Organisation von Meetings, Geschäftsreisen und Reisekostenabrechnungen.
• Controlling und Monitoring projektübergreifender Aufgaben.
• Zusammenarbeit mit Softwarepartnern und Lieferanten.
• Bei Bedarf eigenständige Übernahme kleiner Software-Einführungsprojekte.

Kenntnisse

Projektorganisation

Präsentationen

Dokumentation

MS Office

Teamfähigkeit

Zahlenaffinität

Kommunikation

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Ab sofort gesucht (unbefristet)

30–40 h pro Woche

37.100–52.000€ pro Jahr (verhandelbar)

1 - 2 Tage pro Woche Homeoffice

Als Projektassistenz / PMO (m/w/d) unterstützt Du die Geschäftsleitung und das Projektmanagementteam durch die Organisation interner Abläufe, das Erstellen von Dokumentationen und Präsentationen sowie die Planung und das Tracking von Projekten, während Du gleichzeitig kleinere Software-Einführungsprojekte eigenständig durchführst und unsere Kunden während der Implementierung begleitest.

Was erwartet dich?

• Du unterstützt die Geschäftsleitung und das Projektteam bei Planung, Organisation und Nachverfolgung von Projekten.
• Präsentationen, Dokumentationen und Reports erstellst und bereitest du professionell auf.
• Du organisierst Meetings, Geschäftsreisen und übernimmst die Reisekostenabrechnungen.
• Das Controlling und Monitoring projektübergreifender Aufgaben gehört zu deinem Verantwortungsbereich.
• Mit Softwarepartnern und Lieferanten arbeitest du eng zusammen.
• Wenn gewünscht, kannst du kleinere Projekte, insbesondere im Bereich Softwareeinführung, eigenständig übernehmen.

Was bieten wir dir?

• Nachhaltigkeit: Wir legen Wert auf nachhaltiges Handeln und bieten ausgezeichnete Anbindungen an den öffentlichen Verkehr. Unser Unternehmen ist ISO-zertifiziert.
• Tolle Kollegen und Zusammenhalt: Neben der Arbeit schaffen wir Raum für gemeinsame Aktivitäten. Wir pflegen einen kollegialen und offenen Umgang. Ob Ski-Event, Sommerfest oder einfach ein Grillabend auf unserer Terrasse – alle sind herzlich willkommen.
• Work-Life-Balance: Bei uns sind Früchte, Getränke und ergonomische Arbeitsplätze Standard. Wir unterstützen flexible Arbeitszeiten und Arbeitsmodelle.
• Entwicklungsmöglichkeiten: Bei uns stehen die Mitarbeitenden im Mittelpunkt. In unserem interdisziplinären Umfeld kannst du dich weiterentwickeln und deine Karriere vorantreiben.
• Vergütung: Wir bieten marktgerechte Gehälter, und wer uns neue Kollegen/Kolleginnen empfiehlt, profitiert von einer Vermittlungsprovision. Das ist eine lohnende Investition!

Was solltest du mitbringen?

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit Erfahrung im Projektmanagement oder in einer Assistenzfunktion, idealerweise im IT-Umfeld, bringst du mit.
• Affinität für Zahlen und ein gutes technisches Verständnis zeichnen dich aus.
• Du arbeitest strukturiert, eigenständig und lösungsorientiert.
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit sind für dich selbstverständlich.
• Du gehst sicher mit MS Office um und hast ein gutes Gespür für Gestaltung – insbesondere bei der Erstellung ansprechender Präsentationen oder grafischer Inhalte.
• Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden dein Profil ab.
• Du bist an mindestens drei Tagen pro Woche vor Ort dabei – gleichzeitig ermöglichen wir dir Flexibilität und mobiles Arbeiten, je nach Projektsituation.

1. Ein erstes gemeinsames Kennenlernen findet mit dem HR statt.
2. Im zweiten Interview werden fachliche Themen im Fokus sein. Wenn möglich, lernst du auch Kolleg:innen kennen.
3. Im dritten Interview lernst du die Geschäftsleitung kennen und es werden noch offene Fragen geklärt.