Projektassistenz (m/w/d)

Rheinmetall AG; Hamburg; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

35-Stunden-Woche

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Betriebliche Altersvorsorge

Sportangebote

30 Tage Urlaub

Willkommensveranstaltung

Deutschlandticket

Weiterbildungsmöglichkeiten

Firmenevents

Mitarbeiterangebote

Kostenloses Parken

Mobiles Arbeiten

Betriebliche Mitarbeiterberatung

Jobrad

Flexible Arbeitsmodelle

Job summary

Die Arbeitsagentur Hamburg sucht eine/n Teamassistent/in im Project Office zur Unterstützung der Projektleitung und des gesamten Teams. Zu Ihren Aufgaben gehören Koordination, Terminplanung, Protokollführung, After-Action-Items, Informationsverteilung an Stakeholder sowie die Vorbereitung von Meetings und Veranstaltungen.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit, idealerweise Erfahrungen in der Schiffbau- oder maritimen Branche, und verfügen über Organisationstalent,

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Vergleichbares.
• Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise sind gefragt.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Kommunikation und Dokumentation.

Responsibilities

• Unterstützung der Projektleitung und des Projektteams bei koordinativen Aufgaben.
• Organisation von Terminen, Protokollführung und Nachverfolgung von Action Items.
• Vorbereitung von Meetings, Verteilung von Informationen an Stakeholder.
• Planung und Durchführung von Meilenstein-Events sowie Unterstützung bei Veranstaltungen.
• Dokumentation, Vor- und Nachbereitung von Kundenmeetings und Portfolios.
• Koordination von Bestellungen, Reisen, Onboarding neuer Mitarbeitender und Teambuilding.

Skills

Organisations- und Zeitmanagement

Teamorientierte Arbeitsweise

Problemlösungskompetenz

Kommunikationsstärke

Englische Kommunikation

Education

Abgeschlossene Berufsausbildung, z. B. Bürokaufmann/-frau

Tools

JIRA

Confluence

Job description

WOFÜR WIR SIE SUCHEN

• Unterstützung der Projektleitung und des gesamten Projektteams bei koordinativen und organisatorischen Aufgaben
• Organisation von Projektterminen inklusive Protokollführung, Nachverfolgung von Action Items und Informationsverteilung innerhalb des Projekts sowie an weitere Stakeholder
• Planung, Organisation und Durchführung von Meilenstein-Events wie Brennstart, Kiellegung oder Taufe sowie bei Bedarf operative Unterstützung bei Projektveranstaltungen und Probefahrten in Abstimmung mit Projektleitung und Fertigung
• Eigenständige Umsetzung kleinerer Projekte in Zusammenarbeit mit Teilprojektleitungen oder der Projektleitung sowie Mitwirkung bei projektspezifischen administrativen Aufgaben
• Verwaltung, Pflege und Qualitätssicherung von Projektdokumentationen für verschiedene Stakeholder sowie Vor- und Nachbereitung und Protokollführung bei Kundenbesprechungen
• Koordination organisatorischer Themen wie Bestellungen, Reisen und Ausstattung für das Projektteam und die Projektleitung sowie organisatorische Mitarbeiterbetreuung inklusive Teambuilding-Maßnahmen, Weiterbildungen, Workshops und Onboarding neuer Mitarbeitender
• Koordination und Steuerung der Aufgabenpakete durch die Projektleitung und Teilprojektleitung des Project Offices sowie Durchführung von Dienstreisen zu den Fertigungsstandorten des Projekts bei Bedarf, z.B. nach Rumänien
• Abgeschlossene Berufsausbildung, beispielsweise als Bürokauffrau/-mann oder in einem vergleichbaren kaufmännischen Beruf
• Idealerweise Erfahrung in einer vergleichbaren Position, beispielsweise in der Schiffbauindustrie oder maritiven Branche, sowie Erfahrung in der Organisation kleiner bis mittelgroßer Veranstaltungen mit etwa 50 bis 500 Teilnehmenden
• Sehr gutes Organisations- und Zeitmanagement, eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ausgeprägte Problemlösungskompetenz
• Hohe Auffassungsgabe sowie selbstständige und teamorientierte Arbeitsweise
• Bereitschaft zu nationalen und internationalen Dienstreisen, insbesondere zu den Fertigungsstandorten des Projekts in Rumänien
• Kommunikationsstärke in deutscher und englischer Sprache sowie sicherer Umgang mit allen gängigen Microsoft Office-Anwendungen sowie den Atlassian Tools JIRA und Confluence

An unserem Standort in Hamburg bieten wir Ihnen:

• 35-Stunden-Woche
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Sonderzahlungen
• Betriebliche Altersvorsorge
• Sportangebote
• 30 Tage Urlaub
• Willkommensveranstaltung
• Deutschlandticket für 37,75 Euro
• Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Firmenevents
• Mitarbeiterangebote
• Kostenloses Parken
• Mobiles Arbeiten
• Betriebliche Mitarbeiterberatung
• Jobrad
• Flexible Arbeitsmodelle