Projektassistenz (m/w/d)

Kodiak GmbH; Berlin; Hybrid; EUR 40,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice-Regelung

Weiterbildungsmöglichkeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Corporate-Benefit-Programm

Budget für Partnerprogramme

Job summary

KODIAK GmbH in Berlin sucht eine Projektassistenz für das Büro- und Projektmanagement in der Branche der erneuerbaren Energien. Du unterstützt das PMO und die Projektleitung organisatorisch, administrativ und kommunikationell.

Zu deinen Aufgaben gehören die Konzeption von Veranstaltungen, die Koordination von Partnern, Protokollführung, Dokumentenmanagement sowie die Mitwirkung an der Entwicklung innovativer Formate zur Steigerung der Projekttransparenz.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Büro oder gleichwertige Erfahrung.
• Berufserfahrung in Assistenzfunktionen, ideal in Realisierungsphasen von Investitionsprojekten.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Sehr gute MS PowerPoint-, Word- und Excel-Kenntnisse; MS Project ist von Vorteil.
• Belastbarkeit, präzises Arbeiten.
• SAP-Kenntnisse sind von Vorteil.

Responsibilities

• Konzeption, Planung und Durchführung von projektbezogenen Veranstaltungen wie Stakeholder-Dialoge, Workshops und Meetings.
• Koordination von Dienstleistern und Partnern (Veranstaltungsorte, Technik, Catering).
• Erstellung und Verwaltung von Unterlagen, Teilnehmerlisten und Einladungen.
• Organisation und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Raum- und Technikbuchung.
• Unterstützung der Projektkommunikation intern und extern im Wind-, Solar- oder Netzbereich.
• Pflege des Projektpostfachs und Kalenders (MS Outlook) sowie Dokumentenverwaltung.
• Erstellung grafischer Aufbereitung von Präsentationen und Berichten.
• Mitwirkung bei innovativen Formaten zur Verbesserung der Projekttransparenz.
• Nutzung von SAP/P2P für Bestellanforderungen, Rechnungsverfolgung.

Skills

Assistenzfunktionen

Teamarbeit

Deutsch/Englisch kompetent

Belastbarkeit

Genaues Arbeiten

Education

Berufsausbildung im Büro

Tools

MS PowerPoint

MS Word

MS Excel

MS Project

SAPkenntnisse

Job description

WIR BEI KODIAK

Bei KODIAK steht der Mensch im Mittelpunkt: Gestalte mit uns die Infrastruktur von morgen! Wir stehen für fundiertes Know-how in der Umsetzung komplexer Infrastrukturprojekte. Als verlässlicher Partner für Projektumsetzer und Entwickler realisieren wir europaweit anspruchsvolle Linienbauwerke, Energie- sowie Infrastrukturprojekte, egal ob onshore, offshore oder bei der Modernisierung bestehender Netze.

Bei uns geht es um mehr als Technik: Wir glauben an echte Zusammenarbeit, persönliche Entwicklung und Raum für neue Ideen. Unsere Spezialisten denken Projekte ganzheitlich, handeln lösungsorientiert und begleiten komplexe Vorhaben.

Werde Teil eines Teams, das nicht nur Projekte, sondern auch Menschen weiterbringt.

DEINE AUFGABEN

In der Branche der erneuerbaren Energien übernimmt die Projektassistenz bzw. das Projektbüro spielt eine zentrale Rolle bei der organisatorischen, administrativen und kommunikativen Unterstützung von Projektteams, dem PMO und der Projektleitung.

• Konzeption, Planung und Durchführung von projektbezogenen Veranstaltungen wie Stakeholder-Dialoge, technische Workshops, Standortbesichtigungen, interne Projektmeetings, Energiekonferenzen und Nachhaltigkeitsforen
• Koordination von Dienstleistern und Partnern (z.B. Veranstaltungsorte, Technik, Catering, Moderation)
• Erstellung und Verwaltung von Veranstaltungsunterlagen, Teilnehmerlisten, Einladungen und Kommunikationsmaterialien
• Organisation und Nachbereitung von Besprechungen und Projektterminen, inklusive Raum- und Technikbuchung, Protokollführung und Teilnehmermanagement
• Unterstützung der Projektkommunikation im Bereich Wind-, Solar- oder Netzprojekte – intern wie extern
• Pflege des Projektpostfachs und des Terminkalenders (MS Outlook) sowie Verwaltung von projektbezogenen Dokumenten
• Erstellung und grafische Aufbereitung von Präsentationen und Berichten für Meetings, Gremiensitzungen oder externe Veranstaltungen
• Mitwirkung bei der Entwicklung innovativer Formate zur Verbesserung der Projekttransparenz und Einbindung relevanter Interessengruppen (z.B. Kommunen, Behörden, Bürgerinitiativen)
• Pflege und Nutzung projektbezogener Systeme wie SAP/P2P für Bestellanforderungen, Rechnungsverfolgung oder Leistungsregistrierung im Zusammenhang mit Veranstaltungen

ANFORDERUNGEN & DEINE EXPERTISE

• Abgeschlossene Berufsausbildung, z.B. als Bürokaufmann (m/w), oder bereits tätig als Sekretär (m/w), als Angestellter bei einem Rechtsanwalt oder Notar (m/w) oder als Assistent (m/w)
• Berufserfahrung in Assistenzfunktionen, vorzugsweise in der Realisierungsphase von Investitionsprojekten
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache
• Sehr gute Kenntnisse in MS PowerPoint, Word und Excel; MS Project ist von Vorteil
• Belastbarkeit, genaues und präzises Arbeiten
• SAP-Kenntnisse sind von Vorteil

UNS ER ANGEBOT

• Flexible Arbeitszeiten inkl. individueller Homeoffice-Regelung
• Individuelle Angebote zur Weiterbildung und Weiterentwicklung
• Betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss
• Zugriff auf unser personalisierbares Benefit-Paket – monatliches, steuerfreies Budget, das du frei bei den jeweiligen Partnern einlösen kannst (z.B. Supermärkte & Drogerien, DeutschlandTicket, Tank-Gutscheine, KiTa-Zuschuss uvm.)
• Zugriff auf unser Corporate-Benefit-Programm mit hohen Rabatten bei einer Vielzahl von namhaften und starken Marken

Bitte beachte, dass alle Angebote – außer Arbeitszeiten und Homeoffice-Option – nur für unsere festangestellten und nicht für freiberufliche Mitarbeiter*innen gelten.

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