Projektassistenz für das PMO zur Transformation auf SAP S/4HANA

Max Planck Group; München; Remote; EUR 50,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

TVöD Bund Entgeltgruppe 9a

Flexible Arbeitszeitmodelle

Mobiles Arbeiten

Kinderbetreuung am Dienstgebäude

Betriebliche Altersvorsorge

Job summary

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. sucht in der Generalverwaltung München eine Projektassistenz für das PMO des SAP S/4HANA Transformationsprojekts.

Die Stelle ist befristet bis zum 30. April 2031 und umfasst 39 Stunden pro Woche; Sie unterstützen Projektleitung, Organisation und Dokumentation. Ihr Arbeitsplatz liegt in der Münchner Innenstadt; Bewerberinnen und Bewerber profitieren von flexiblen Arbeitszeitmodellen, Home-Office-Möglichkeiten, Gesundheitsförderung

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen oder informationstechnischen Bereich.
• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise mit Bezug zur Projektassistenz.
• Zielorientierte, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise mit Service- und Qualitätsbewusstsein.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie Teamarbeit.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Erfahrung im Umgang mit KI-gestützten Anwendungen ist von Vorteil oder Bereitschaft, sich einzuarbeiten.

Responsibilities

• Unterstützung der Projektleitung und des Projektteams bei der operativen Umsetzung und Steuerung von Projekten.
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Projektterminen einschließlich Dokumentation von Ergebnissen und der Pflege von Aufgaben- und Maßnahmenlisten.
• Koordination und Kommunikation mit externen Dienstleistern, Partnern und Instituten.
• Mitwirkung beim Projektcontrolling, insbesondere bei der Überwachung von Terminen und Kosten.
• Erstellung, Pflege und Aufbereitung von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen.
• Pflege zentraler Projektmanagement-Dokumente (z. B. Projektpläne, Statusberichte).
• Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Gremien- und Abstimmungsterminen.
• Terminkoordination in enger Abstimmung mit der Gesamtprojektsteuerung und Fachteamleitungen.
• Bereitstellung, Verwaltung und strukturierte Ablage projektrelevanter Unterlagen.

Skills

PMO Unterstützung

Projektassistenz

Terminplanung

Dokumentation

Koordination

Präsentationen

Kostenkontrolle

MS Office

Education

Kaufmännische oder informationstechnische Ausbildung

Tools

MS Office

KI-Anwendungen

Job description

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 85 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen.

Die Generalverwaltung der MPG sucht für ihre Abteilung Finanzen zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet bis zum 30. April 2031 für 39 Stunden pro Woche eine Projektassistenz für das PMO zur Transformation auf SAP S/4HANA (Kennziffer 97/26).

Projektassistenz für das PMO zur Transformation auf SAP S/4HANA (Kennziffer 97/26)

Werden Sie Teil von Deutschlands renommiertester Forschungsorganisation. Unser sympathisches Projektteam sucht eine Assistenz für das Projekt Management Office (PMO) des Projekts „Transformation des Beschaffungs- und Rechnungswesens auf SAP S/4HANA“ zur Unterstützung der Projektleitung und Organisation der Projektmanagementaufgaben.

Ihre Aufgaben werden sein

• Unterstützung der Projektleitung und des Projektteams bei der operativen Umsetzung und Steuerung von Projekten
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Projektterminen einschließlich der Dokumentation von Ergebnissen, Beschlüssen und der Pflege von Aufgaben- und Maßnahmenlisten
• Koordination und Kommunikation mit externen Dienstleistern, Partnern und Instituten
• Mitwirkung beim Projektcontrolling, insbesondere bei der Überwachung von Terminen und Kosten
• Erstellung, Pflege und Aufbereitung von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen
• Erstellung, Aktualisierung und Fortschreibung zentraler Projektmanagement-Dokumente (z. B. Projektpläne, Statusberichte, Übersichten offener Punkte, Entscheidungsvorlagen)
• Organisatorische Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Gremien- und Abstimmungsterminen
• Terminkoordination in enger Abstimmung mit der Gesamtprojektsteuerung sowie den Fachteamleitungen
• Bereitstellung, Verwaltung und strukturierte Ablage projektrelevanter Unterlagen für alle Projektbeteiligten
• Administration und Pflege der zentralen Projektablage
• Unterstützung bei der laufenden Pflege der Risikoübersicht
• Mitwirkung bei Maßnahmen des Veränderungs- und Akzeptanzmanagements

Was Sie mitbringen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen oder informationstechnischen Bereich
• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise mit Bezug zur Projektassistenz oder Projektunterstützung
• Zielorientierte, strukturierte und sehr selbstständige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Service- und Qualitätsbewusstsein
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie eine partnerschaftliche und teamorientierte Zusammenarbeit
• Erfahrung im Umgang mit KI-gestützten Anwendungen oder die Bereitschaft, sich in entsprechende Systeme und Prozesse einzuarbeiten
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse

Das bieten wir Ihnen

• Im Rahmen eines befristeten Arbeitsverhältnisses bis zum 30. April 2031 bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen. Unverbindliche Informationen zum Gehalt finden Sie in der Entgelttabelle des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund).
• Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen.
• In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungsmöglichkeiten für Kinder im Alter von 6 Monaten bis 3 Jahren vorhanden.

Was Sie von uns erwarten können

• Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle
• Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
• Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs
• Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt
• Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds.

Bewerbungsfrist: 6. Dezember 2026

MAX-PLANCK-GESELLSCHAFT zur Förderung der Wissenschaften e. V.

Generalverwaltung München

Abteilung Personal und Personalrecht

www.mpg.de