Projektassistent:in (m/w/d) Travel Management

FEPS GmbH; Planegg; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Homeoffice nach Absprache

Unbefristete Festanstellung

Betriebliche Altersvorsorge

Krankenzusatzversicherung

Job summary

FEPS GmbH sucht in Martinsried bei München einen Project Assistant / Travel Manager (m/w/d) zur Organisation von Geschäftsreisen und administrativen Projektaufgaben. Sie betreuen Anfragen, buchen Hotels, Flüge und Mietwagen und sorgen für eine kostenoptimierte, policy-konforme Reiseplanung.

Sie arbeiten eng mit dem Management zusammen, verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie sichere Kenntnisse in Windows/Office-Anwendungen.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung wünschenswert.
• Erfahrung in der Organisation von Reisen von Vorteil.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Entgegennahme und Klärung von Reiseanfragen (Reisende, Daten, Destination, Präferenzen).
• Einholung der Genehmigung vor Buchung durch Geschäftsleitung.
• Buchung von Hotels, Mietwagen, Flügen, Zügen/Parken über firmeneigene Konten.
• Dokumentation und Logging der Buchungen für das Finance Team.
• Kostenabrechnungen, Spesenlisten und Abrechnungsabschlüsse betreuen.

Skills

Organisation

Reiseorganisation

MS Office

Kommunikation

Diskretion

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Online-Buchungsportale

Expense-Systeme

Concur

Pleo

Job description

Die FEPS GmbH ist ein dynamisch wachsendes, innovatives Unternehmen, das auf schlüsselfertige Modul- und Systembauweise in Holzrahmen-Technologie spezialisiert ist. Als Generalunternehmer verantworten wir den gesamten Zyklus von der integrierten BIM-Planung und der hochautomatisierten industriellen Fertigung in unseren modernen europäischen Partnerwerken bis hin zur schlüsselfertigen Montage, Errichtung und Inbetriebnahme vor Ort.

Für die Unterstützung unseres Projektteams suchen wir einen Project Assistant / Travel Manager (m/w/d) mit Sitz in Martinsried bei München. Sie übernehmen die Organisation und Abwicklung sämtlicher Geschäftsreisen der FEPS (Hotels, Flüge, Züge, Mietwagen, Uber, Parken, Airbnb etc.) sowie unterstützende administrative und projektbezogene Tätigkeiten. Außerdem stellen Sie eine reibungslose, kosteneffiziente und policy-konforme Reiseorganisation sicher.

Ihre Aufgaben:

• Entgegennahme und Klärung von Reiseanfragen (Reisende, Daten, Destination, Präferenzen, Gepäck)
• Einholung der Genehmigung bei der Geschäftsleitung vor Buchung
• Buchung von Hotels, Airbnb, Mietwagen, Flügen, Zügen, Flughafenparken und Uber Business über die firmeneigenen Konten
• Bestätigung der gebuchten Reisen an Kollegen
• Dokumentation und Logging der Buchungen für unser Finance Team
• Bearbeitung von Änderungen, Stornierungen und Check-ins
• Verwaltung von Reisekosten, UATP- und Pleo-Abrechnungen; bei Bedarf Kostenübernahme-Schreiben
• Organisation von Auslandsreiseversicherungen
• Pflege des Email Posteingangs und aller relevanten Konten/Zugänge
• Übernahme der bestehenden Travel-Aufgaben anhand der internen Dokumentation
• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich ist von Vorteil
• Praktische Erfahrung in der Organisation von Reisen (auch privat), Mietwagenbuchungen, Einholen von Angeboten und die Nutzung von Online-Buchungsportalen.
• Sehr gute Kenntnisse in der Anwendung von Windows und Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint)
• Sicherer Umgang mit Online-Buchungsportalen und Expense-Systemen (Pleo, Concur o.Ä.) von Vorteil
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich
• Führerschein Klasse B von Vorteil
• Hohe Organisationsfähigkeit, Zuverlässigkeit, Genauigkeit und Stressresistenz in der Erledigung der Aufgaben
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Kontodaten und Passwörtern

Benefits:

• Homeoffice-Möglichkeit nach Absprache
• Unbefristete Festanstellung in einem zukunftssicheren, stark wachsenden Markt mit kontinuierlichen Weiterbildungsmöglichkeiten
• Nach einem Jahr Betriebszugehörigkeit erhalten Sie eine betriebliche Krankenzusatzversicherung
• Betriebliche Altersvorsorge