Programmassistent:in

Softgarden; Berlin; Hybrid; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Deutschlandticket Zuschuss

10 bezahlte Kindkranktage pro Kind

Home Office nach Absprache

EU-Aufenthalte 3 Wochen pro Jahr

Job summary

Ecologic Institut sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Programmassistent:in in Voll- oder Teilzeit (mind. 32 h/Woche) in Berlin.

Sie unterstützen Programmdirektorinnen administrativ, koordinieren Termine, organisieren Teammeetings und pflegen Projekt- und Kontaktdaten in einem internationalen Umfeld. Sie arbeiten in einem flexiblen, familienfreundlichen Umfeld mit kurzen Hierarchien, erhalten einen befristeten Vertrag mit Optionen auf Entfristung, einen Zuschuss zum Deutschlandticket sowie

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung.
• Mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung.
• Sehr gute Beherrschung der MS Office Programme.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit, organisatorisches Geschick, Stressresilienz.
• Teamplayer:in mit der Fähigkeit selbstständig und interdisziplinär zu arbeiten.
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse.
• Interesse an Themen der Nachhaltigkeit.
• Interesse für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge ist ein Plus.

Responsibilities

• Koordination von Terminen und Kalendern.
• Organisation und Dokumentation von Teammeetings.
• Unterstützung bei Projekten und Akquisitionsprozessen.
• Pflege von Projekt-, Referenz- und Kontaktdaten sowie Dokumenten.
• Nachhalten von Fristen und Meilensteinen.
• Erstellung und Pflege von Übersichten, Tabellen, Präsentationen und Berichten.
• Auswertung einfacher Kennzahlen und Statistiken.
• Dokumentation von Programm- und Projektaktivitäten.

Skills

MS Office

Teamplayer

Kommunikationsfähigkeit

Stressresilienz

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Organisation

Education

Kaufmann/Kauffrau Büromanagement

Tools

MS Teams

Job description

Das Ecologic Institut widmet sich als privates, unabhängiges Institut der Aufgabe, relevante gesellschaftspolitische Fragestellungen der Nachhaltigkeitsforschung zu bearbeiten und neue Erkenntnisse in die Umweltpolitik einzubringen. Das Ecologic Institut wurde 1995 gegründet, ist europäisch und international eng vernetzt und Teil des Ecological Research Network und Think Sustainable Europe. Heute arbeiten ca. 100 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in internationalen sowie interdiszipli-nären Projektteams.

Zur Verstärkung unseres Teams am Standort Berlin suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n

Programmassistent:in

In Voll- oder Teilzeit (mind. 32 h / Woche)

Das Ecologic Institut forscht und berät an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Politik zu einer großen Bandbreite von Themen zum nachhaltigen Leben und Wirtschaften. Wir erstellen Expertisen u.a. für Ministerien und EU-Institutionen etwa in großen Forschungskonsortien oder im Rahmen von Beratungsaufträgen, nehmen an Fachkonferenzen teil und organisieren Workshops zu den unterschiedlichsten Themenfeldern im Bereich Nachhaltigkeit.

Für die beiden Programme Ressourcen und Klima mit derzeit ca.33 wissenschaftlichen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen suchen wir eine neue Kollegin oder einen neuen Kollegen, der/die den Programmdirektoren und Programmdirektorinnen administrativ den Rücken frei hält.

• Sie sind ein Orgaprofi, der auch wenn es stürmisch wird, Kurs hält?
• Sie lieben es, in einem internationalen Umfeld zu kommunizieren?
• MS Teams & Co sind ihre Lieblingssoftware?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Ihre Aufgaben

• Koordination von Terminen und Kalendern,
• Organisation und Dokumentation von Teammeetings,
• Unterstützung bei Projekten und Akquisitionsprozessen,
• Pflege von Projekt-, Referenz- und Kontaktdaten sowie Dokumenten,
• Nachhalten von Fristen und Meilensteinen,
• Erstellung und Pflege von Übersichten, Tabellen, Präsentationen und Berichten,
• Auswertung einfacher Kennzahlen und Statistiken,
• Dokumentation von Programm- und Projektaktivitäten.

Ihr Profil

• abgeschlossene Ausbildung zum/zur Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung,
• mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung,
• sehr gute Beherrschung der MS Office Programme,
• sehr gute Kommunikationsfähigkeit, organisatorisches Geschick, Stressresilienz,
• Teamplayer:in mit der Fähigkeit selbstständig und interdisziplinär zu arbeiten,
• ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse,
• Interesse an Themen der Nachhaltigkeit,
• Interesse für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge ist ein Plus.

Was wir Ihnen bieten

• Sie arbeiten in einem führenden internationalen Think Tank für Umweltpolitik, deren Wissenschaftler und Wissenschaftlerinnen Lösungen für die drängendsten umweltpolitischen Herausforderungen unserer Zeit entwickeln.
• In unserem internationalen Team erleben Sie eine angenehme Arbeitsatmosphäre in einem flexiblen und familienfreundlichen Umfeld mit flachen Hierarchien.
• Sie erhalten einen zunächst auf 2 Jahre befristeten Vertrag mit Entfristungsoption sowie einen hohen Zuschuss zum Deutschlandticket und 10 bezahlten Kindkranktagen pro Kind im Jahr.
• Wir bieten flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit, in Absprache im Home Office zu arbeiten, Arbeitsaufenthalte im europäischen Ausland sind für 3 Wochen im Jahr möglich.

Bewerbungsschluss: 21.10.2026

Für Fragen steht Ihnen unsere HR Managerin Verena Stange unter 030/86880-122 oder per E-Mail: [e-mail] gerne zur Verfügung.

Vielfalt an Disziplinen, Hintergründen und Erfahrungen stärkt Forschung und Gesellschaft. Wir heißen daher alle Bewerbungen willkommen. Einstellungskriterien sind allein die Stellenanforderungen und die Qualifikation der Bewerber und Bewerberinnen. Wir bitten daher auch, von der Zusendung von Fotos im Rahmen der Bewerbung abzusehen.

Mehr über uns und unsere Arbeit finden Sie hier.