Personal Assistant (w/m/d)

Siemens Mobility; München; Vor Ort; EUR 50.000 - 70.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein führendes Unternehmen in München sucht einen zuverlässigen Personal Assistant (w/m/d), um den Head of Pensions & Investment Management zu unterstützen. Sie sind für die Organisation von Meetings, die Koordination internationaler Geschäftsreisen sowie die Bearbeitung von Korrespondenzen verantwortlich. Bewerber sollten eine betriebswirtschaftliche Ausbildung und mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position mitbringen, um in einem dynamischen Umfeld erfolgreich zu sein.

Leistungen

30 Tage Urlaub

Mobiles Arbeiten

Standortabhängige Kinderbetreuung

Qualifikationen

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Assistenz oder Büroleitung.
• Langjährige relevante Erfahrung im Finanz- oder Rechtsumfeld bevorzugt.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Unterstützung des Head of Pensions & Investment Management.
• Koordination von Meetings und internationalen Geschäftsreisen.
• Prüfung von Schriftsätzen und Korrespondenzen auf rechtliche Korrektheit.

Kenntnisse

Planungs- und Organisationsfähigkeiten

Zwischenmenschliche Fähigkeiten

Detailorientierung

Zuverlässigkeit

Ausbildung

3-jährige betriebswirtschaftliche Berufsausbildung

Jobbeschreibung

Wir suchen dich als zuverlässige, engagierte Personal Assistant (w/m/d), zur Unterstützung unseres Head of Pensions & Investment Management. Übernimm mit deinem Organisationstalent, deiner Kommunikationsstärke und deinem Blick fürs Detail eine zentrale Rolle und werde zur ersten Ansprechperson für interne sowie externe Stakeholder.

• Ein attraktives Vergütungspaket
• 30 Tage Urlaub sowie vielfältige, flexible Arbeitszeitmodelle, die eine Auszeit für dich und deine Familie ermöglichen
• 2 bis 3 Tage pro Woche mobiles Arbeiten als globaler Standard und b is zu 30 Tage Workation in bestimmten Ländern
• Standortabhängige Kinderbetreuung, um Familie und Beruf zu vereinen

Da jeder von uns 300.000 Mitarbeitenden andere Benefits als besonders wichtig empfindet und wir an dieser Stelle nicht unser ganzes Benefit-Portfolio auflisten können, findest du hier weitere Informationen. Die einzelnen Benefits unterliegen gesetzlichen, tarif-/vertraglichen oder betrieblichen Bedingungen.

Verändere gemeinsam mit uns die Welt von morgen.

• Als Personal Assistant (w/m/d) bewältigst du zuverlässig die Komplexität der Organisation innerhalb eines regulierten Umfelds und über rechtliche Einheiten hinweg. Du entlastest die Geschäftsleitung bei deren Tätigkeiten in Sitzungen und Gremien, z. B. durch eigenständige Vor- und Nachbereitung.
• Du prüfst Schriftsätze und Korrespondenzen in Deutsch und Englisch auf inhaltlich und rechtlich korrekte Darstellung und stellst sicher, dass die Entscheidungskompetenzen der verschiedenen Einheiten beachtet werden.
• Du koordinierst die Arbeit der Geschäftsleitung mit verschiedenen internen und externen Stakeholdern sowie deren Mitarbeitenden – einschließlich internationaler Ansprechpartner.
• Du organisierst die Agenda nach Prioritäten und managst einen hohen Umfang an Sitzungen. Dabei fungierst du als „Quality Gate“ für alle Meetings mit Beteiligung der Geschäftsleitungsmitglieder.
• Außerdem beantwortest du eigenständig E-Mails, Besprechungsanfragen und Telefonanrufe und weißt genau, wann du die jeweiligen Mitglieder konsultieren musst.
• Du arrangierst und koordinierst internationale Geschäftsreisen und übernimmst die Verantwortung für den gesamten Reisemittelbestellungs- und -abrechnungsprozess.
• Zudem überwachst du Bestellungen und Kostenabrechnungen der dir zugeordneten Kostenstelle.
• Du bist eine zuverlässige Kontaktperson für Ansprechpartner bei IT-Bestellungen und -Support.
• Du unterstützt engagiert Workshops und Veranstaltungen, indem du dich um die Organisation, Räumlichkeiten, technische Ausstattung, Bewirtung, Einladungen sowie die Vor- und Nachbereitung der Veranstaltungen kümmerst.

Du passt zu uns:

• Ausbildung:mind. 3-jährige betriebswirtschaftliche Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit entsprechender Berufserfahrung
• Erfahrungen und Kenntnisse:
• Langjährige relevante Berufserfahrung als Assistenz (w/m/d) oder Büroleitung, idealerweise im Finanz- oder Rechtsumfeld
• Exzellente Planungs- und Organisationsfähigkeiten gepaart mit einem hohem Maß an Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein sowie resilientes Arbeiten in stressigen und schnelllebigen Umgebungen
• Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten, um effektive Beziehungen zu Ansprechpartnern auf höchster Ebene aufzubauen und die dich dazu in die Lage versetzen, höflich durchsetzungsfähig zu sein
• Arbeitsweise:tadellose Genauigkeit und Liebe für Details sowie Fähigkeit, mehrere Interessengruppen gleichzeitig zu verwalten
• Sprachkenntnisse:Verhandlungssichere Deutsch- sowie Englischkenntnisse

Du bist viel mehr als deine Qualifikationen und wir glauben an das Potential jeder einzelnen Person. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

Bei Siemens sind wir überzeugt: Wer sich wertgeschätzt und zugehörig fühlt, kann das eigene Potenzial voll entwickeln. Deshalb schaffen wir ein inklusives Arbeitsumfeld, in dem jede Person ein Gefühl der Zugehörigkeit erfährt und in dem individuelle Perspektiven und Erfahrungen geschätzt werden. Unser Engagement für Fairness und Respekt gilt für alle Bewerbenden.

Wir legen Wert auf Chancengleichheit und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen, ausdrücklich auch von Menschen mit Behinderung.

Über uns.

Wir wissen: Ein erfolgreiches Unternehmen entsteht, wenn unsere Mitarbeitenden sich wohlfühlen und ihr Potenzial entfalten können. Deshalb stehst du für uns immer an erster Stelle. Unser globales, vielfältiges Team ist bereit, dich zu fördern, zu unterstützen und herauszufordern – damit du auf vielen Ebenen wachsen kannst. Gemeinsam begeben wir uns auf eine spannende Entdeckungsreise. Wer weiß, wohin uns dieser Weg führen wird? Sei dabei und gestalte aktiv deine Zukunft!

FAQ – wenn du eine Frage zum Thema Bewerbung bei Siemens hast.