Operations Manager (m/w/d)

Impulsgrad GmbH

Schwetzingen

On-site

EUR 42,000 - 58,000

Full time

14 days+

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Benefits offered by this job

30 Urlaubstage

Kostenlose NLP-Ausbildungen

Weiterbildung in KI-Tools

Tägliche Zusammenarbeit mit Geschäfts

Kernzeiten, flexible Ränder

Büro im Bahnhof Schwetzingen

Moderne Hardware und höhenverstellbare

Job summary

Impulsgrad GmbH sucht eine verantwortungsbewusste Person zur operativen Abwicklung unserer Seminare. Du koordinierst Anmeldung, Hotelbuchung und Material, kommunizierst mit Teilnehmenden und Trainern und steuerst die täglichen Abläufe mit hoher Sorgfalt.

Du arbeitest in einem agilen Umfeld, erhältst Einblicke in Social Media, Vertrieb und Konzeption und gestaltest den Lernprozess sowie die Optimierung der Abläufe aktiv mit.

Qualifications

Abgeschlossenes Studium z. B. BWL, Eventmanagement, Kommunikationswissenschaften oder Psychologie.
Deutsch auf C2-Niveau – stilvoll, fehlerfrei und punktgenau.
Schnelles Verständnis neuer Zusammenhänge und proaktives Denken.

Responsibilities

Betreuung der Teilnehmer am Telefon und per E‑Mail, Beantwortung von Fragen zu Ausbildungen, Terminen und Rechnungen.
Verwaltung von Anmeldungen, Pflege von Listen, Versand von Kursinfos.
Termin- und Konditionsabstimmung mit Hotels/Veranstaltungsorten; Sicherstellung von Equipment und Material.

Skills

Sehr hohe Genauigkeit

Strukturierte Arbeitsweise

Logistik-Planung

Kundenkommunikation

MS Office (Outlook, Excel)

Education

Abgeschlossenes Studium (BWL, Eventmanagement, Kommunikationswissenschaften, Psychologie)

Tools

Elopage

HubSpot

Notion

Asana

Job description

Du übernimmst Full Ownership für die operative Abwicklung unserer Seminare — von Anfang an.

Bei echtesNLP verantwortest du, was unseren Seminarbetrieb am Laufen hält: Teilnehmerkommunikation, Terminplanung, Abstimmung mit Hotels und Veranstaltungsorten, Material und Logistik, Rechnungsstellung. Du triffst die Entscheidungen, die dafür sorgen, dass am Seminartag alles passt.

Wir arbeiten in Start-up-ähnlichen Strukturen mit hohem Tempo und einem noch höherem Qualitätsanspruch. Wir lernen von den Besten und geben dieses Niveau weiter.

Was zählt, ist deine Arbeitsweise: außerordentlich genau, strukturiert und vorausschauend. Wenn du gerne Verantwortung übernimmst, den Überblick über viele bewegliche Teile behältst, Kundenanfragen klar beantwortest und Abläufe so dokumentierst, dass sie beim nächsten Mal besser laufen, bist du hier richtig.

Wer wir sind:

Die Impulsgrad GmbH steht hinter der Marke echtesNLP, dem führenden Weiterbildungsunternehmen für NLP und Coaching im deutschsprachigen Raum, das jährlich über 1000 Teilnehmer ausbildet und begleitet. Mit Sitz in Schwetzingen führen Dr. med. Olga Igel und Michael Wurst Ausbildungen an mehreren Standorten in Deutschland durch und veranstalten Events mit bis zu 500 Teilnehmenden. Einen Eindruck davon bekommst du auf NLP.de.

Wer bei uns arbeitet, ist nah dran an Themen wie Kommunikation, Verhalten und persönlichem Wachstum, und das bleibt nicht nur Theorie. Viele im Team merken: Das Umfeld wirkt auch auf einen selbst.

Uns gibt es seit 2018. Wir machen gerade den Sprung ins Scale-up: flache Hierarchien, direkte Kommunikation, keine Konzernpolitik. Wir stehen an einem Punkt, an dem wir gezielt A-Player aufbauen wollen, die mit uns wachsen, nicht nebenherlaufen.

Deine Rolle bei echtesNLP:

Bei dir laufen die Fäden zusammen. Du bist die Verbindung zwischen Teilnehmern, Trainern und Team: Wer eine Frage hat, schreibt oder ruft dich an — und du sorgst dafür, dass am Ende alles zusammenpasst, von der Anmeldung über die Hotelbuchung und Rechnung bis zum Material im Seminarraum.

Weil wir ein kleines Team sind, bekommst du auch Einblicke über die operativen Themen hinaus — Bereiche wie Social Media, Sales und Konzeption, für die du woanders Jahre brauchen würdest. Du lernst einen Betrieb kennen, der jedes Jahr über 1000 Menschen durch Ausbildungen weiterbringt. Die Lernkurve ist immens.

Konkret heißt das:

Du betreust unsere Teilnehmer am Telefon und im Postfach und beantwortest Fragen zu Ausbildungen, Terminen und Rechnungen — freundlich, klar und verlässlich schnell
Du verwaltes Anmeldungen, hältst Teilnehmerlisten aktuell und verschickst Kursinfos rechtzeitig vor dem Seminar
Du sprichst Termine und Konditionen mit Hotels und Veranstaltungsorten ab und sorgst dafür, dass Equipment und Material rechtzeitig da sind, wo sie gebraucht werden
Du bereitest Rechnungen vor, behältst offene Posten im Blick und prüfst Buchungszahlen
Du stimmst dich mit Trainern und Teamern ab, damit alle wissen, was wann gebraucht wird
Du kümmerst dich um das, was im Büro anfällt: Belege für die Buchhaltung, Bestellungen, Post und Ablage
Du dokumentierst die Abläufe, die du selbst verantwortest, und machst sie mit jedem Durchlauf besser

Was du mitbringen solltest:

Must-have

Du bringst ein abgeschlossenes Studium mit — z. B. BWL, Eventmanagement, Kommunikationswissenschaften, Psychologie
Du sprichst und schreibst Deutsch auf C2-Niveau — stilsicher, fehlerfrei und ohne Umwege auf den Punkt
Du lernst neue Zusammenhänge schnell und denkst mit, bevor man dich fragt
außerordentliche Genauigkeit und Freude an Listen, Checklisten und sauberer Dokumentation
Du bleibst freundlich und klar, auch wenn viele Anfragen gleichzeitig hereinkommen — am Telefon wie im Postfach
Du arbeitest verbindlich: Was du zusagst, passiert — und was offen ist, hältst du nach
Du vermeidest Fehler lieber, als sie später zu korrigieren
Du gehst sicher mit Microsoft Office um, vor allem mit Outlook und Excel, und arbeitest dich schnell in neue Onlineprogramme ein

Nice-to-have (kein Muss)

Erfahrung im Büromanagement oder einer vergleichbaren Office-Rolle
Erfahrung im Event- oder Seminarbereich
Erfahrung im direkten Kundenkontakt, etwa im Support, an der Rezeption oder in der Hotellerie
Erfahrung mit Systemen wie Elopage, HubSpot, Notion oder Asana
Interesse an NLP, Coaching, Weiterbildung oder persönlicher Entwicklung

Ob du diese Rolle schon einmal hattest, ist zweitrangig. Du solltest schon mit Listen, Checklisten oder festen Abläufen gearbeitet haben, ob im Job, im Studium oder nebenbei, und solche Systeme gerne sauber halten.

Einarbeitung & Entwicklung:

In der ersten Woche lernst du unsere bestehenden Abläufe kennen und arbeitest dich in unsere Systeme ein. Eingearbeitet wirst du von der Geschäftsführung persönlich, in der Anfangszeit mit täglicher Rücksprache.

Danach betreust du deine ersten Seminare eigenverantwortlich und hältst fest, wie die Abläufe dahinter funktionieren.

Von dort führt der Weg dahin, dass du nicht mehr einzelne Seminare betreust, sondern den Ausbildungsbetrieb im Blick behältst: Du siehst, welche Termine wie ausgelastet sind, wo es regelmäßig hakt und was sich ändern muss. Daraus wird bei uns die Verantwortung für den gesamten Ausbildungsbetrieb.

Was du bei uns bekommst:

30 Urlaubstage
kostenfreie Teilnahme an unseren NLP-Ausbildungen – dieselben Programme, für die unsere Teilnehmenden mehrere tausend Euro zahlen
Weiterbildung in KI-Tools
tägliche Zusammenarbeit direkt mit der Geschäftsführung
verlässliche Kernzeiten, flexible Ränder, keine Stechuhr
ein komplett kommunikationsgeschultes Team – und Kunden, die es spätestens nach ihrer Ausbildung bei uns ebenfalls sind: positiv, lösungsorientiert, direkt
Büro direkt im Bahnhofsgebäude Schwetzingen, kostenlose Parkplätze vor der Tür
klimatisierte Räume, höhenverstellbare Schreibtische und moderne Hardware

Arbeitsumfeld & Standort: