Operations Assistant / Associate (m/w/d)

Growthartig GmbH; Berlin; Hybrid; Vertraulich; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Home-Office-Option

Weiterbildungsmöglichkeiten

Büro in Berlin Kreuzberg

Teamevents

Urban Sports Club-Ermäßigung

Deutschlandticket Job

Mentale Gesundheit (Nilo.Health)

Zusammenfassung

Growthartig GmbH in Berlin sucht eine/n Operations Assistant / Associate (m/w/d). Du unterstützt die Head of Operations bei Finance, Legal, Prozessen und im Daily Business und entwickelst dich schrittweise in eigene Verantwortungsbereiche hinein.

Du arbeitest eng mit dem Leadership-Team zusammen und bringst Initiative mit, um Abläufe zu optimieren, Templates zu erstellen und kleine Automatisierungen umzusetzen. Flexible Arbeitszeiten und Home-Office zählen zu den Vorteilen.

Qualifikationen

• Diskretion und Integrität im Umgang mit Finanz-, Vertrags- und Personendaten.
• Strukturiertes Arbeiten, Genauigkeit auch unter Zeitdruck (Monatsabschluss).
• Prozessdenken: eigenständig SOPs ableiten.

Aufgaben

• Du übernimmst Finance- und Monatszyklus Aufgaben inkl. Belegabgleich.
• Du koordinst rechtliche Sonderprojekte und aktualisierst Vorlagen
• Du dokumentierst interne Prozesse und entwickelst Workflows/Templates
• Du unterstützt Leadership Meetings und verfolgst Action Items
• Du übernimmst operatives Tagesgeschäft, z.B. Tool-Administration und Abstimmung mit Dienstleistern

Kenntnisse

Diskretion

Strukturiertes Arbeiten

Prozessmanagement

Growth Mindset

Can-Do-Mentalität

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Wirtschaftsrecht-Studium

BWL-Studium

Tools

Asana

Notion

G-Suite

Slack

getmyinvoices

easybill

n8n

Jobbeschreibung

Du behältst auch dann den Überblick, wenn zehn Dinge gleichzeitig passieren? Zahlen, Fristen und Verträge sind für dich kein Buch mit sieben Siegeln, sondern dein tägliches Werkzeug? Und du hast Lust, direkt mit unserer Head of Operations zusammenzuarbeiten und nach und nach echte Verantwortung für ganze Themenfelder zu übernehmen, statt nur Aufgaben abzuarbeiten? Dann bist du bei uns genau richtig! Als Operations Assistant / Associate (m/w/d) unterstützt du unsere Head of Operations bei Finance, Legal, Prozessen und im Daily Business und wächst dabei Schritt für Schritt in eigene Verantwortungsbereiche hinein. Du hast Lust auf einen Job mit echtem Impact und darauf, gemeinsam mit Growthartig zu wachsen? Let's grow together - werde Teil von #Growthartig!

Wir suchen ab sofort eine/n Operations Assistant / Associate (m/w/d) - Berlin

Aufgaben

• Du übernimmst unseren Finance-Monatszyklus: von Ad-Spend-Daten und Rechnungsstellung über easybill bis zum Belegabgleich mit getmyinvoices und der Übergabe an unseren Steuerberater
• Bei rechtlichen Sonderprojekten (aktuell z.B. der AI Act) behältst du Fristen und Verträge im Blick, passt Vorlagen wie Einwilligungserklärungen und Rahmenverträge nach Muster an und koordinierst, wer im Team was zu tun hat
• Du dokumentierst und optimierst unsere internen Prozesse, baust Workflows & Templates für Teams und traust dich auch an kleine Automatisierungen (z.B. mit n8n)
• Du unterstützt bei der Vor- und Nachbereitung unserer Leadership-Meetings und sorgst dafür, dass Action Items nicht im Sand verlaufen
• Du übernimmst operatives Tagesgeschäft wie Tool-Administration, DNS-Einträge oder die Abstimmung mit externen Dienstleister:innen und wächst dabei Schritt für Schritt in eigene Verantwortungsbereiche hinein (z.B. vollständige Finance-Ownership)

Qualifikation

• Diskretion und Integrität sind für dich selbstverständlich - du gehst mit sensiblen Finanz-, Vertrags- und Personendaten souverän um
• Du arbeitest strukturiert und mit hoher Genauigkeit, auch wenn es um Zahlen, Belege und Fristen unter Zeitdruck geht (Monatsabschluss lässt grüßen)
• Du findest dich schnell in bestehende Prozesse ein - auch wenn die mal nur „im Kopf“ statt aufgeschrieben existieren und entwickelst eigenständig SOPs daraus
• Digitale Tools sind dein Spielplatz: Asana, Notion, G-Suite, Slack, getmyinvoices und easybill lernst du schnell - n8n-Kenntnisse sind ein Plus
• Du hast keine Scheu, Team Leads und externe Ansprechpartner:innen aktiv nachzuhalten, wenn Fristen oder Unterlagen fehlen und bringst eine Portion Growth Mindset und Can-Do-Mentalität mit - du hast Lust, Schritt für Schritt mehr Verantwortung zu übernehmen

Nice to have: eine kaufmännische Ausbildung/ein Studium (BWL, Wirtschaftsrecht o.Ä.) oder vergleichbare Praxiserfahrung, idealerweise erste Berührungspunkte mit Buchhaltung/Rechnungswesen

Benefits

• Für deine optimale Work-Life-Balance bieten wir dir flexible Arbeitszeiten, individuelle Teilzeitmodelle und die Option auf Home-Office
• Freies und selbstbestimmtes Arbeiten in einer lockeren Arbeitskultur, bei der die Meinung jedes Teammitglieds wertgeschätzt wird und gleich viel Gewicht hat
• Die Möglichkeit zur kontinuierlichen Weiterbildung mit internen und externen Trainings
• Ein schönes Büro mitten in Berlin Kreuzberg mit vielen Extras und zahlreichen Foodspots für deine Mittagspause
• Das beste Team! Wir brennen für unsere Arbeit, unterstützen uns gegenseitig und veranstalten coole Teamevents
• Mit einer Urban Sports Club-Ermäßigung und dem Deutschlandticket Job bist du sportlich und mobil unterwegs - kleine Extras wie Rabatte für nachhaltige Marken gibt's auch
• Deine mentale Gesundheit zählt: Mit Nilo.Health bieten wir dir persönliche Unterstützung, die dich in deinem Alltag stärkt

Bei Growthartig bist du Teil einer vor allem in der Startup Szene bekannten und erfolgreichen Growth Marketing Agentur mit Sitz im zukünftigen Silicon Valley Berlins im Herzen von Kreuzberg. Du erlebst das Arbeitsleben in einer Agentur von einer ganz anderen, unglaublich spannenden und aufregenden Seite, denn wir gehen Dinge gerne anders an und brechen Normen und Standards. Wir haben Großes vor und du kannst Teil dieser Journey sein!