Office Manager / Zentrale & Serviceorganisation (m/w/d)

Stührenberg GmbH (West); Detmold; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

JobRad

Pluxee Karte

Mitarbeiterrabatte

Weiterbildungsmöglichkeiten

Job summary

Die Arbeitsagentur sucht am Standort Detmold eine Office Managerin/Office Manager für Zentrale & Serviceorganisation. Sie betreuen Empfang, bearbeiten Anrufe und Mails, koordinieren Störungsmeldungen und arbeiten eng mit der Serviceleitung zusammen.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Koordination von Servicemitarbeitern, Terminplanung, Hotelbuchungen und das Pflegen von Abrechnungen sowie Listen. Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung ist wünschenswert.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung.
• Spaß an Organisation, Kommunikation und abwechslungsreichen Aufgaben.
• Gute Auffassungsgabe und Überblick bei mehreren parallel laufenden Themen.

Responsibilities

• Empfang am Standort Detmold organisieren und Besucher betreuen.
• Telefonanrufe und E-Mails entgegennehmen, weiterleiten und koordinieren.
• Störungsmeldungen der Kunden erfassen, nachverfolgen und abschließen.
• Zusammenarbeit mit der Serviceleitung bei organisatorischen Themen.
• Koordination von Servicemitarbeitern, Terminen und Einsätzen.
• Hotelbuchungen für Mitarbeiter organisieren.
• Prüfung von UTA-Tankabrechnungen und Pflege der Übersichten.

Skills

Organisation

Kommunikation

Selbstständiges Arbeiten

Kundenservice

Multitasking

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n

Office Manager / Zentrale & Serviceorganisation (m/w/d)

Dein Herz schlägt für …

• Organisation unserer Zentrale und Betreuung des Empfangs am Standort Detmold
• Annahme und Koordination eingehender Telefonate und E‑Mails sowie Weiterleitung an die richtigen Ansprechpartner
• Freundlicher Empfang von Kunden, Geschäftspartnern und Besuchern
• Annahme, Erfassung und Nachverfolgung von Störungsmeldungen unserer Kunden
• Bearbeitung der Störungsberichte, inklusive Anforderung fehlender Informationen sowie Pflege und Abschluss der Vorgänge in unseren Systemen
• Enge Zusammenarbeit mit unserer Serviceleitung bei organisatorischen Themen
• Unterstützung bei der Koordination von Servicemitarbeitern, Terminen und laufenden Einsätzen
• Organisation von Hotelbuchungen für unsere Mitarbeiter
• Prüfung der UTA-Tankabrechnungen und regelmäßige Pflege der zugehörigen Übersichten
• Auswertung der Stromverbräuche unserer betrieblichen E‑Ladestationen sowie Erstellung der entsprechenden Abrechnungen für unsere Mitarbeiter
• Bestellung und Organisation von Büromaterial
• Bearbeitung unserer zentralen E‑Mail-Adresse und Organisation der Ausgangspost
• Pflege verschiedener interner Listen, Übersichten und organisatorischer Vorgänge
• Einen vielseitigen Arbeitsalltag, in dem du selbstständig mitdenkst, priorisierst und dafür sorgst, dass Themen zuverlässig erledigt werden

Wenn das nach dir klingt …

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
• Spaß an Organisation, Kommunikation und abwechslungsreichen Aufgaben
• Schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten
• Freundliches, verbindliches und sicheres Auftreten am Telefon und im persönlichen Kontakt
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Gutes Zahlenverständnis und sorgfältiger Umgang mit Abrechnungen und Auswertungen
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft‑Office-Anwendungen
• Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und offene Themen eigenständig nachzuhalten
• Du denkst mit, packst an und wartest nicht darauf, dass dir jeder einzelne Schritt vorgegeben wird
• Erfahrung im Empfang, Office Management, Kundenservice oder in einer vergleichbaren organisatorischen Tätigkeit ist willkommen, aber kein Muss

Deine Entwicklung ...

• Fundierte Einarbeitung in unsere Abläufe, Systeme und Unternehmensbereiche
• Tiefer Einblick in die Organisation unseres technischen Service und unseres Standorts in Detmold
• Schrittweise Übernahme weiterer Verantwortung in der Serviceorganisation und bei kaufmännisch-organisatorischen Aufgaben
• Möglichkeit, bestehende Abläufe mitzugestalten und eigene Ideen einzubringen
• Vielseitige Entwicklungsmöglichkeiten für Menschen, die Verantwortung übernehmen und sich fachlich weiterentwickeln möchten

Das erwartet dich bei uns …

• Ein sicherer Arbeitsplatz
• Eine abwechslungsreiche Position, bei der kein Tag exakt wie der andere aussieht
• Ein moderner Arbeitsplatz an unserem Hauptsitz in Detmold
• Kurze Entscheidungswege und eine unkomplizierte Zusammenarbeit im Team
• Eigenständiges Arbeiten mit Verantwortung für den eigenen Aufgabenbereich
• Moderne Arbeitsmittel und eine strukturierte Einarbeitung
• Leistungsgerechte Vergütung und attraktive Extras wie JobRad, Pluxee Karte, Mitarbeiterrabatte und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Ein starkes Team und ein Umfeld, in dem Mitdenken und Eigeninitiative ausdrücklich erwünscht sind