Office Manager (m/w/d) im Engineering

NORD Engineering Müller GmbH; Norderstedt; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristetes Arbeitsverhältnis

30 Tage Urlaub

Job-Ticket 40%-Zuschuss

Gesundheitsbonus 900 Euro jährlich

Betriebliche Altersvorsorge 20% Zusch

Corporate Benefits

Parkplatz direkt vor der Haustür

Mitarbeiter- und Firmenevents

Job summary

NORD Engineering sucht am Standort Norderstedt eine engagierte Office Managerin oder einen Office Manager (m/w/d) im Engineering. Sie fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, externen Partnern und Dienstleistern und sorgen für reibungslose administrative Abläufe.

Zu Ihren Aufgaben gehören Onboarding, Personalaktenverwaltung, Abrechnungsvorbereitung, Rechnungen, Angebotserstellung, Vertragsmanagement sowie Reporting und Prozessdigitalisierung.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder kaufmännisches Studium, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung zum/zur Finanzbuchhalter:in
• Erste praktische Erfahrung in der vorbereitenden Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie in der vorbereitenden Buchhaltung ist von Vorteil
• Grundkenntnisse in personalrechtlichen und administrativen Themen
• Fachkenntnisse im Engineering und in relevanten tarifvertraglichen Regelungen sind von Vorteil
• Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und ein prozessorientiertes Denken runden Ihr Profil ab

Responsibilities

• Sie fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, externen Partnern und Dienstleistern und sorgen für reibungslose administrative Abläufe.
• Betreuung des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeitende sowie Pflege und Verwaltung der Personalakten
• Erfassung und Prüfung von Stundennachweisen und Fehlzeiten, inklusive Bearbeitung von Urlaubsanträgen und fristgerechte Vorbereitung aller abrechnungsrelevanten Unterlagen
• Bearbeitung von Eingangsrechnungen sowie Erstellung von Ausgangsrechnungen
• Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Kundenverträgen
• Kommunikation und Abstimmung mit Mitarbeitenden, Partnern und Dienstleistern zu allen vertraglichen und abrechnungsrelevanten Themen
• Erstellung und Auswertung von Reportings zur Analyse von Kennzahlen und Prozessen
• Standardisierung und Digitalisierung von Prozessen zur Steigerung der Effizienz
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Organisation unserer Teamevents

Job description

NORD Engineering ist Ihr zuverlässiger Partner für anspruchsvolle technische Projekte und Herausforderungen in ganz Norddeutschland. Wir verbinden Talente und Profis mit den passenden Unternehmen für langfristige Projekte aus verschiedensten Bereichen wie z.B. Maschinenbau, Elektrotechnik oder Schiffbau.

Sind Sie ein Organisationstalent und mögen es, Abläufe effizient zu gestalten? Dann bewerben Sie sich bei uns als

Office Manager (m/w/d) im Engineering

Einsatzort: Norderstedt

Unsere Wünsche an Sie:

• Sie fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, externen Partnern und Dienstleistern und sorgen für reibungslose administrative Abläufe im Tagesgeschäft
• Betreuung des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeitende sowie Pflege und Verwaltung der Personalakten
• Erfassung und Prüfung von Stundennachweisen und Fehlzeiten, inklusive Bearbeitung von Urlaubsanträgen und fristgerechte Vorbereitung aller abrechnungsrelevanten Unterlagen
• Bearbeitung von Eingangsrechnungen sowie Erstellung von Ausgangsrechnungen
• Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Kundenverträgen
• Kommunikation und Abstimmung mit Mitarbeitenden, Partnern und Dienstleistern zu allen vertraglichen und abrechnungsrelevanten Themen
• Erstellung und Auswertung von Reportings zur Analyse von Kennzahlen und Prozessen
• Standardisierung und Digitalisierung von Prozessen zur Steigerung der Effizienz
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Organisation unserer Teamevents

Das dürfen wir von Ihnen erwarten:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder kaufmännisches Studium, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung zum/zur Finanzbuchhalter:in
• Erste praktische Erfahrung in der vorbereitenden Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie in der vorbereitenden Buchhaltung ist von Vorteil
• Grundkenntnisse in personalrechtlichen und administrativen Themen
• Fachkenntnisse im Engineering und in relevanten tarifvertraglichen Regelungen sind von Vorteil
• Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und ein prozessorientiertes Denken runden Ihr Profil ab

Darauf können Sie sich bei uns freuen:

• Sofortiger Einstieg in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis
• Eine moderne HR- und IT-Infrastruktur mit schnellen, digitalen Prozessen und dem Willen zur kontinuierlichen Weiterentwicklung
• Flache Hierarchien und schnelle Entscheidungsfindung
• Attraktives Festgehalt und ein Parkplatz direkt vor der Haustür
• 30 Tage Urlaub
• Zuschuss zum Deutschland - Ticket als Job - Ticket in Höhe von 40%
• Gesundheitsbonus in Höhe von 900 Euro jährlich zur freien Verfügung
• Vergünstigte Mitarbeiterangebote über Corporate Benefits
• Betriebliche Altersvorsorge mit einem Zuschuss von 20%
• Mitarbeiter- und Firmenevents