Office Manager (m/w/d)

Klett Gruppe; Stuttgart; Hybrid; EUR 29.000 - 35.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Sinnstiftendes Umfeld

Kurze Wege

Weiterbildungen

Faire Vergütung

Jobticket Zuschuss

Zusammenfassung

Galileo Bildungshaus, Teil der Klett Gruppe, sucht in Stuttgart Mitte eine*n unbefristet beschäftigte*n Sekretariatsmitarbeiter*in mit 75–100% Umfang. Sie sind die zentrale Ansprechperson für Schülerinnen, Eltern, das Kollegium und externe Gäste.

Sie übernehmen allgemeine Sekretariatsaufgaben, Verwaltung von Daten, Unterstützung bei Einschulungen und Elternabenden sowie die Erstellung von Bescheinigungen und Auswertungen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Bürobereich.
• Berufserfahrung in Sekretariat oder Assistenz.
• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten.
• Zuverlässigkeit und Organisationsgeschick.
• Gute EDV-Kenntnisse, MS Office, Schulverwaltungs- bzw. CRM-Software.

Aufgaben

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben organisieren und abwickeln
• Telefonate, Mails und Schriftverkehr entgegennehmen und bearbeiten
• Schüler-, Klassen- und Personaldaten verwalten
• Unterstützung bei Schüleraufnahme sowie An- und Abmeldungen
• Erstellung von Bescheinigungen, Statistiken und Auswertungen
• Aktenführung und Datenpflege, physisch und digital
• Mitwirkung bei Einschulungen, Elternabenden und schulischen Veranstaltungen
• Interessentenmanagement für neue Familien

Kenntnisse

Sekretariatserfahrung

EDV-Kenntnisse

MS Office

Organisationsgeschick

Serviceorientierung

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung im Bürobereich

Tools

CRM- oder Schulverwaltungssoftware

Jobbeschreibung

Werde Teil der Galileo-Familie, wo Kinder so gefördert werden, wie sie es brauchen. Wo Neugier und Forscherdrang herrschen dürfen. Wo Weltoffenheit und Toleranz das Fundament bilden. Wo Bildung als Gesamtkonzept verstanden wird. Und Kinder als Menschen. Für den Träger des Galileo Bildungshauses, der eine Grundschule mit Hort und Kita in Stuttgart Mitte betreibt, suchen wir ab sofort eine*n

unbefristet, Umfang 75 % - 100 %

In dieser Rolle bist du das Aushängeschild unseres Bildungshauses und die zentrale Ansprechperson im Sekretariat für Schülerinnen und Schüler, Eltern, das Kollegium und externe Gäste.

Aufgaben

Deine Aufgaben:

• Organisation und Abwicklung allgemeiner Sekretariatsaufgaben
• Entgegennahme und Bearbeitung von Telefonanten, Mails und schriftlicher Korrespondenz
• Verwaltung von Schüler-, Klassen- und Personaldaten
• Unterstützung bei der Schüleraufnahme sowie bei An- und Abmeldungen
• Erstellung von Bescheinigungen, Statistiken und Auswertungen
• Aktenführung und Datenpflege, sowohl physisch als auch digital
• Mitwirkung bei Einschulungen, Elternabenden und schulischen Veranstaltungen
• Interessentenmanagement für neue Familien

Anforderungen

Was wir uns wünschen:

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, beispielsweise als Bürokauffrau (m/w/d), Rechtsanwaltsfachangestellte (m/w/d), Verwaltungsfachangestellte (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einem Sekretariat oder als Assistenz (m/w/d)
• Freundliches und serviceorientiertes Auftreten
• Zuverlässigkeit
• Organisationsgeschick
• Sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit:
  • Den gängigen MS Office Anwendungen (Outlook, Excel, Word)
  • Digitalen Verwaltungs- und Kommunikationssystemen
  • Ggf. CRM- oder Schulverwaltungssoftware
• Motivation, im Bildungsbereich zu arbeiten, und Freude an einem wertschätzenden, vielfältigen Miteinander

Angebot

Was wir bieten können:

• Ein sinnstiftendes, nachhaltig agierendes Umfeld mit echtem Gestaltungsspielraum und Platz, deine Erfahrung in Personal und Verwaltung wirksam einzusetzen.
• Ein modernes Bildungshaus mit kurzen Wegen und einer offenen, zugewandten Kultur. Eine verlässliche Einarbeitung ist für uns selbstverständlich.
• Fachliche und persönliche Weiterbildungen, die zu dir und unseren Zielen passen – denn nicht nur unsere Kinder sind neugierig.
• Eine faire, verantwortungsvolle Vergütung, die der Position innerhalb unseres Hauses entspricht.
• Einen Zuschuss zum Jobticket des örtlichen Nahverkehrs, damit du entspannt zu uns kommen kannst.

Mehr zu unserem Bildungshaus findest du hier: www.galileo-bildungshaus.de

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