Office Manager (m/w/d)

VARO Energy Marketing AG; Aachen; Sur place; EUR 38 000 - 56 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Urban Sports Club-Mitgliedschaft

Firmenfahrrad-Leasing

Betriebliche Altersvorsorge

Wallboxen für E-Auto

30 Tage Urlaub

Team-Events

Hundefreundliches Büro

Résumé du poste

In Aachen sucht elexon eine/n Office Manager (m/w/d) in Vollzeit (40 Std.). Du bist das organisatorische Herzstück unseres Büros in Aachen und des x-Home, sorgst für einen professionellen Ablauf und einen herzlichen Empfang unserer Gäste.

Zu deinen Aufgaben gehören Büroorganisation, Koordination externer Partner, Raum- und Zugangssysteme, Meetingraum-Vorbereitung, Eventplanung sowie das Office- und Postmanagement.

Qualifications

• Ausbildung im hotelnahen Bereich/ Eventmanagement oder vergleichbare Qualifikation.
• Proaktive Arbeitsweise, Überblick behalten und eigenständiges Handeln.
• Kommunikationstalent und Gastgeberqualitäten im Team vermitteln.
• Organisationsaffinität; Strukturen schaffen und Events planen.
• Im Büro vor Ort von Montag bis Donnerstag Ansprechperson; freitags flexibel.

Responsabilités

• Büroorganisation und operative Verantwortung für das Aachener Büro und das x-Home.
• Zentrale Ansprechperson für organisatorische Belange des Teams.
• Koordination externer Partner (Handwerker, Wartungsfirmen) und Schnittstelle zur Reinigungsfirma.
• Meetingräume vorbereiten und externen Gästen professionell empfangen.
• Planung und Durchführung interner Events (Sommerfeste, Weihnachtsfeiern, Workshops).
• Zutritts- und Raumbuchungssysteme verwalten; Post- und Paketmanagement.
• Einkauf optimieren (Büro-, Küchen- und Verbrauchsmaterialien).
• Sonderprojekte koordinieren (Raumumgestaltungen, Office-Systeme).

Connaissances

Organisation

Kommunikation

Gastgeberqualitäten

Eventmanagement

Teamfähigkeit

Formation

Hotel-/Gastronomieausbildung oder Eventmanagement

Outils

Raumbuchungssysteme

Office-Management-Tools

Description du poste

Office Manager (m/w/d)

Stunden: 40 Stunden, Vollzeit
Standort: Aachen

Als Office Manager (m/w/d) bist du das organisatorische Herzstück für unser Büro in Aachen und das x-Home. Du sorgst für einen reibungslosen, professionellen und wertschätzenden Betrieb unserer gemeinsamen Flächen.

DEINE MISSION

Bei elexon verwaltest du nicht einfach nur Räume. Du sorgst dafür, dass der Arbeitsplatz funktioniert, ordentlich und einladend ist – und dass Themen gelöst werden, bevor sie auffallen.

• Du organisierst den Bürobetrieb: Du trägst die operative Verantwortung dafür, dass unser Aachener Büro und das x-Home jederzeit in einem gepflegten und funktionsfähigen Zustand sind.

• Du bist die erste Anlaufstelle: Für unser Team bist du die zentrale Ansprechperson bei allen organisatorischen und administrativen Office-Belangen.

• Du steuerst die Dienstleister: Du koordinierst externe Partner wie Handwerker oder Wartungsfirmen und bist die direkte Schnittstelle zu unserer Reinigungsfirma.

• Du bist ein toller Gastgeber: Du bereitest unsere Meetingräume vor und sorgst für einen professionellen Empfang unserer externen Gäste.

• Du planst unsere Events: Von der Budgetierung bis zur Durchführung übernimmst du die Organisation unserer internen Feste (z. B. Sommerfeste, Weihnachtsfeiern, Workshops).

• Du hältst die Infrastruktur im Griff: Du verwaltest die Zutritts- sowie Raumbuchungssysteme und verantwortest das tägliche Post- und Paketmanagement.

• Du optimierst den Einkauf: Du steuerst das Bestandsmanagement für Büro-, Küchen- und Verbrauchsmaterialien wirtschaftlich und vorausschauend.

• Du begleitest Sonderprojekte: Interne Organisationsprojekte (z. B. Raumumgestaltungen oder die Einführung neuer Office-Systeme) koordinierst du eigenständig.

DEIN ENERGIEGELADENES PROFIL

• Dein Fundament: Eine abgeschlossene Ausbildung im hotelnahen Bereich, Eventmanagement, als administrative Assistenz oder eine vergleichbare Qualifikation.

• Deine vorausschauende Art: Du denkst gerne einen Schritt weiter, hast ein Auge für deine Umgebung und packst Dinge eigenständig an, damit im Alltag alles rundläuft.

• Dein Kommunikationstalent: Du bist eine herzliche Gastgeberpersönlichkeit und schaffst es, dem Team unsere gemeinsamen Office-Regeln charmant und auf Augenhöhe zu vermitteln.

• Deine Begeisterung für Organisation: Du hast Spaß daran, den Überblick zu behalten, Strukturen zu schaffen und gemeinsame Events erfolgreich auf die Beine zu stellen.

• Dein Platz im Team: Da du das Herzstück unseres Büros bist, bist du von Montag bis Donnerstag die feste Anlaufstelle vor Ort für uns alle; freitags gestaltest du deinen Tag flexibel nach Bedarf.

ENERGIE FÜR DEINEN ERFOLG

Gestalte die E-Mobilität von morgen mit uns:
Bei uns hast Du die Möglichkeit, die Zukunft der E-Mobilität aktiv mitzugestalten und ein zukunftsträchtiges Geschäftsfeld zum Leben zu erwecken.
Herausfordernde Aufgaben & Entwicklungsperspektiven:
Wir bieten Dir herausfordernde Aufgaben mit vielfältigen Perspektiven zur persönlichen und beruflichen Entwicklung. Unsere zugeschnittenen Weiterbildungsmöglichkeiten unterstützen Dich dabei, Deine Karriere voranzutreiben.
Motiviertes Team & dynamische Arbeitsweise:
Du arbeitest in einem motivierten Team mit flachen Hierarchien, eigenverantwortlicher Arbeitsweise und schnellen Entscheidungswegen. Kollegiales Teamwork und eine offene Arbeitsatmosphäre sind uns besonders wichtig.
Flexibles Arbeiten & Workation:
Wir bieten Dir ein flexibles Arbeitszeitmodell mit der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und Workation.
Unsere besonderen Leistungen für Dich:

• Bezuschusste Mitgliedschaft im Urban Sports Club für Deine Fitness

• Möglichkeit, ein Business Bike über Dein Gehalt zu leasen

• Betriebliche Altersvorsorge für Deine Zukunftssicherheit

• Wallboxen zu attraktiven Mitarbeiterkonditionen für Dein E‑Auto

  Urlaub & Extras:
  Du erhältst 30 Tage Urlaub, um dich zu erholen und deine Seelen baumeln zu lassen.

  Team-Events & After-Work:
  Regelmäßige Team-Events und After-Work-Come-Togethers stärken unser Teamgefühl und sorgen für eine angenehme Arbeitsatmosphäre.

  Dog-Friendly Office:
  Unser Büro ist hundefreundlich und unsere Feel‑Good‑Manager sorgen für eine angenehme Arbeitsumgebung.

Du willst diesen spannenden Weg mit uns gemeinsam gehen?

Bei Fragen zu dieser Position kannst Du unsere HR Business Partnerin Fatima via [e-mail] kontaktieren.

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