Office Manager - Live Entertainment (m/w/d)

Live Nation; Frankfurt; On-site; EUR 22,000 - 36,000; Part time

Job summary

Live Nation GmbH in Frankfurt sucht ab sofort eine/n Office Manager (m/w/d) in Teilzeit (20 Stunden pro Woche). Du bist die erste Anlaufstelle am Empfang, verwaltest Kontaktdaten und unterstützt administrative Aufgaben in einem dynamischen, internationalen Umfeld.

Zu deinen Aufgaben gehören die Organisation von Büromaterial, Post- und Paketverkehren, Koordination von Meetings, sowie die Sicherstellung von Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien.

Qualifications

• Berufserfahrung im Office Management oder Empfang
• Sichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gutes Organisationstalent und Überblick bei mehreren Aufgaben
• Selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
• Hands-on-Mentalität und serviceorientiertes Auftreten
• Diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen
• Kommunikativ und teamorientiert; Freude am Austausch
• Regelmäßige Vor-Ort-Arbeit in Frankfurt, idealerweise vormittags

Responsibilities

• Empfang und zentrale Anlaufstelle im Büro
• Pflege der Kontaktdatenbank und Unterstützung administrativer Aufgaben
• Umlauf von Ein- und Ausgangspost sowie Kurier- und Paketdienste
• Bestellung und Organisation von Büromaterial und Ausstattung
• Koordination von Reparaturen/ Wartungsarbeiten mit Hausverwaltung
• Verwaltung von Besprechungsräumen und Organisation von Meetings
• Betreuung des Info-Postfachs und Weiterleitung von Anfragen
• Sicherstellung der Einhaltung Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien

Skills

Organisationstalent

Selbstständigkeit

Teamfähigkeit

Kommunikation

Tools

Excel

Outlook

Word

MS Office

Job description

Gesellschaft

Live Nation GmbH

Intro

DieLive Nation GmbHgehört zum führenden internationalen Live-Entertainment-Unternehmen Live Nation Entertainment und veranstaltet gemeinsam mit ihren Schwesterunternehmen Konzerte, Festivals und Tourneen in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir für unseren StandortFrankfurtzum nächstmöglichen Zeitpunkt einenOffice Manager (m/w/d) in Teilzeit (20 Stunden pro Woche).

Idealerweise verteilen sich Deine Arbeitszeiten auf Montag bis Freitag am Vormittag. Da Du unser Team direkt vor Ort unterstützt, ist für diese Position eine regelmäßige Präsenz in unseren beiden Frankfurter Büros erforderlich.

Deine Aufgaben

• Du bist das erste Gesicht unseres Büros, verantwortest den zentralen Empfang und sorgst dafür, dass sich unsere Gäste vom ersten Moment an willkommen fühlen.
• Du pflegst unsere Kontaktdatenbank und unterstützt bei weiteren administrativen Aufgaben.
• Du kümmerst Dich um die Ein- und Ausgangspost sowie um Kurier- und Paketsendungen, stellst deren zuverlässige Verteilung sicher und verwaltest Zugänge und Buchungen über die Deutsche Post.
• Du sorgst dafür, dass es unserem Team an nichts fehlt, indem Du Büromaterial, Büroausstattung, Getränke und weitere benötigte Artikel eigenständig und rechtzeitig organisierst und bestellst.
• Du bist die zentrale Ansprechperson für organisatorische und logistische Anliegen in unseren beiden Frankfurter Büros. Dabei koordinierst Du Reparatur- und Wartungsarbeiten mit der Hausverwaltung und stimmst Dich mit externen Dienstleistenden ab.
• Du behältst den Überblick über unsere Besprechungsräume, kümmerst Dich um deren Vor- und Nachbereitung und organisierst bei Bedarf Speisen und Getränke für Meetings.
• Du organisierst Aufmerksamkeiten für Teammitglieder, wie Blumen zum Geburtstag, und kümmerst Dich zu besonderen Anlässen wie Weihnachten um Geschenke und den Kartenversand an unsere Geschäftskontakte.
• Du achtest darauf, dass die geltenden Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien im Büroalltag eingehalten werden.
• Bei Bedarf betreust Du unsere Telefonzentrale, nimmst eingehende Anrufe freundlich und professionell entgegen, beantwortest Fragen und leitest Anfragen an die zuständigen Personen weiter. Gegebenenfalls übernimmst Du auch die Betreuung unseres Info-Postfachs, beantwortest eingehende Nachrichten oder leitest sie an die passenden Ansprechpersonen weiter.

Dein Profil

• Du bringst bereits Berufserfahrung im Office Management, am Empfang oder in einer vergleichbaren Position mit.
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, Outlook und Word.
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du bist ein Organisationstalent, behältst auch bei mehreren Aufgaben den Überblick und hast ein gutes Gespür für reibungslose Abläufe.
• Du arbeitest selbstständig, zuverlässig und strukturiert und packst dank Deiner Hands-on-Mentalität gerne selbst mit an.
• Du überzeugst durch ein freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten und gehst mit vertraulichen Informationen diskret um.
• Du bist kommunikativ, arbeitest gerne im Team und hast Freude am Austausch mit unterschiedlichen Menschen.
• Du interessierst Dich für die Konzert- und Veranstaltungsbranche.
• Du kannst regelmäßig vor Ort in unseren beiden Frankfurter Büros arbeiten, idealerweise am Vormittag.

Warum wir?

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem dynamischen, internationalen Unternehmen.
• Ein offenes und kollegiales Arbeitsumfeld mit einem motivierten Team, in dem wir auf Augenhöhe zusammenarbeiten und uns duzen.
• Kurze Entscheidungswege und die Möglichkeit, Dein Arbeitsumfeld aktiv mitzugestalten und eigene Ideen einzubringen.
• Eine verantwortungsvolle Rolle mit Einblicken in spannende Veranstaltungen in der DACH-Region.
• Spannende Einblicke hinter die Kulissen der Musik- und Veranstaltungsbranche sowie Zugang zu verschiedenen Veranstaltungen.
• Attraktive Benefits, darunter ein überdurchschnittliches Urlaubspaket und die Möglichkeit, an unserem Aktienprogramm teilzunehmen.

Deine Bewerbung

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung! Bitte reiche Deinen Lebenslauf in deutscher Sprache unter Angabe Deiner Gehaltsvorstellung über unsereKarriereseiteein.