Office Manager:in (w/m/d)

Zasta GmbH; Berlin; Hybrid; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Workation in Europa

Hybrides Arbeiten

Job summary

Zasta GmbH sucht eine erfahrene Office Managerin/ einen Office Manager für das Büro in Berlin, mit Verantwortung für Rostock. Du sorgst dafür, dass alles rund läuft, koordinierst Abläufe, unterstützt das Team und gestaltest Arbeitsalltag sowie Rituale aktiv mit.

Du bringst Erfahrung im Office Management, Organisationstalent, Hands-on-Mentalität und Gastgeber-Gen mit. Reisebereitschaft nach Rostock sowie der Umgang mit gängigen Office-Tools runden dein Profil ab.

Qualifications

• Erfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Rolle.
• Organisatorische Fähigkeiten, Überblick auch bei vielen parallelen Themen behalten.
• Hands-on-Mentalität und Bereitschaft, Dinge selbst anzupacken.
• Gespür für eine gastfreundliche Arbeitsatmosphäre und Eventorganisation.

Responsibilities

• Beratung und Verantwortung für das Berliner Büro inkl. Kaffee, Technik und Besprechungsraum.
• Unterstützung des Rostocker Büros bei Abläufen und Bestellungen, regelmäßige Vor-Ort-Besuche.
• Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen – Arbeitsplatz, Equipment, Termine, Willkommensgesicht.
• Planung von Team-Events, Office-Days und standortübergreifenden Zusammenarbeiten.
• Beschaffung von Büromaterial, Betreuung von Dienstleistern, Kostenkontrolle und Verträge.
• Unterstützung der Geschäftsführung organisatorisch (Termine, Reisen, Vorbereitungen) und Optimierung von Abläufen.

Skills

Office-Management

Organisationstalent

Hands-on

Gastgeber-Gen

Reisebereitschaft

Digitale Tools

Deutsch C1

Tools

Office Suite

Job description

Was du bei uns machen wirst:

Wie sorgt man dafür, dass Menschen gern ins Büro kommen und nicht nur, weil es im Kalender als Office Tag steht? Genau das ist deine Aufgabe.

Als Office Manager:in bei Zasta bist du verantwortlich für unser Büro in Berlin und die Person, die sicherstellt, dass alles rund läuft. Du sorgst dafür, dass es ein Ort ist, an dem man gut arbeitet, sich austauscht und als Team zusammenwächst. Neue Kolleg:innen fühlen sich ab dem ersten Tag willkommen, und das Team kann sich auf dich verlassen.

Auch unser Rostocker Büro hast du im Blick: Du unterstützt dort bei Abläufen und Bestellungen und bist regelmäßig vor Ort, damit beide Standorte gut zusammenspielen.

Das Beste daran: Wir wachsen, und vieles im Office-Bereich ist noch nicht in Stein gemeißelt. Du gestaltest Abläufe, Tools und Rituale von Grund auf mit, statt nur Bestehendes zu verwalten.

Du hast schon Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in der Organisation und willst jetzt mehr Verantwortung übernehmen? Dann bist du bei uns genauso richtig wie jemand, der diese Rolle schon seit Jahren lebt.

Deine Aufgaben

• Unser Berliner Büro liegt in deinen Händen:Du kümmerst dich darum, dass alles da ist und funktioniert, vom Kaffee über die Technik bis zum Besprechungsraum. Wenn etwas hakt, findest du eine Lösung, bevor es jemand merkt.

• Rostock im Blick:Du unterstützt unser Rostocker Büro bei Abläufen und Bestellungen, bist regelmäßig vor Ort und sorgst dafür, dass beide Standorte nach gemeinsamen Standards funktionieren.

• Ankommen leicht gemacht:Du begleitest das Onboarding neuer Kolleg:innen. Arbeitsplatz, Equipment, erste Termine, ein Gesicht, das sie begrüßt: Du sorgst dafür, dass der erste Tag sich gut anfühlt.

• Team-Events & Gemeinschaft:Du planst Team-Events, Office-Days und gemeinsame Momente und bringt unsere Teams auch standortübergreifend zusammen.

• Einkauf & Dienstleister:Du bestellst Büromaterial, betreust Dienstleister und behältst Verträge und Kosten im Blick.

• Rechte Hand fürs Management:Du unterstützt die Geschäftsführung organisatorisch, etwa bei Terminen, Reisen und Vorbereitungen, und hältst ihnen den Rücken frei.

• Prozesse, die funktionieren:Du siehst, wo es umständlich läuft, und machst es einfacher. Ob neues Tool, klare Checkliste oder bessere Absprache: Du verbesserst Abläufe laufend.

Was du idealerweise mitbringst:

• Erfahrung:Du hast bereits im Office Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle gearbeitet, gern in einem Start-up oder einem wachsenden Unternehmen.

• Organisationstalent:Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick, setzt Prioritäten und bringst Dinge zu Ende.

• Hands-on-Mentalität:Du packst lieber selbst an, als lange zu planen, und kein Thema ist dir zu klein, wenn es dem Team hilft.

• Gastgeber-Gen:Du hast ein Gespür dafür, was Menschen brauchen, damit sie sich wohlfühlen, und Spaß daran, Events und Begegnungen zu organisieren.

• Reisebereitschaft:Regelmäßige Besuche in Rostock sind für dich kein Hindernis, sondern eine willkommene Abwechslung.

• Digitale Tools:Du arbeitest sicher mit gängigen Office- und Kollaborationstools und probierst gern Neues aus.

• Sprache:Du sprichst Deutsch auf mindestens C1-Niveau.

Was wir dir bieten:

• Gesundes Wachstum & Stabilität: Wir sind profitabel und wachsen nachhaltig aus eigener Stärke – für langfristige Perspektiven und ambitionierte Ziele.
• Nah dran statt weit weg: Bei uns arbeiten Teams und Management eng zusammen – mit kurzen Wegen, direktem Austausch und Zusammenarbeit auf Augenhöhe.
• Mit Büros in Rostock und Berlin kannst du frische Seeluft schnuppern oder dich vom Großstadtdschungel mitreißen lassen. Regelmäßige Besuche und Team-Events sorgen für das Gemeinschaftsgefühl.
• Flexibles hybrides Arbeiten: Wir treffen uns an zwei Tagen pro Woche im Büro – dienstags und mittwochs in Rostock, mittwochs und donnerstags in Berlin. Die übrigen Tage gestaltest du flexibel. Für Ausnahmen an Präsenztagen gibt es unsere Jokertage.
• Ein Gehalt, das deiner Erfahrung gerecht wird. Wir bieten dir ein attraktives Gehalt, das zu deiner Erfahrung und der Verantwortung der Rolle passt.
• 30 Tage Urlaub: Damit neben ambitionierten Zielen auch genügend Zeit zum Abschalten bleibt.
• Workation in Europa: Du möchtest zwischendurch den Arbeitsplatz wechseln? Bei Zasta kannst du bis zu vier Wochen am Stück innerhalb der EU arbeiten.