Office Manager*in (Teilzeit oder Vollzeit) – The Office Rockstar

eClear | borderfree; Berlin; Vor Ort; EUR 36.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Urlaubstage

Moderner mobiler Arbeitsplatz

Flexible Arbeitszeiten

Zusammenfassung

Die eClear AG sucht eine engagierte Office-Managerin für Berlin-Mitte. Sie sind das Herzstück des Büros, empfangen Gäste, betreuen den Empfang, bearbeiten die Post und sorgen für eine gut ausgestattete Arbeitsumgebung.

Sie koordinieren Bestellungen, planen Meetings/Events, entwickeln Office-Prozesse weiter und sichern eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Deutsch- und Englischkenntnisse, Organisationstalent, Hands-on-Mentalität und eigenständiges Arbeiten sind wichtig.

Qualifikationen

• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (C1) erforderlich.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und Freude an parallelen Themen.
• Selbstständige, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Serviceorientierung und Gespür für Menschen.

Aufgaben

• Postbearbeitung und -verteilung verantwortlich.
• Empfang und professionelle Gästebetreuung.
• Bereitstellung gut ausgestatteter Büros inklusive Kaffee/Tee.
• Bestellungen koordinieren und Lieferanten betreuen.
• Meetings, Events und Office-Aktivitäten organisieren.
• Prozesse dokumentieren und Office-Strukturen verbessern.

Kenntnisse

Organisationstalent

Deutsch & Englisch

Serviceorientierung

Hands-on-Mentalität

Eigeninitiative

Tools

MS Teams

Microsoft 365

Jobbeschreibung

Deine Rolle

Wäre es nicht schön, wenn sich ein Büro einfach immer ein bisschen nach „Alles läuft“ anfühlen würde? Wenn Gäste herzlich empfangen werden, der Tee nie ausgeht, die Post zuverlässig ankommt und Prozesse nicht nur funktionieren, sondern sogar Spaß machen? Genau dafür suchen wir Dich – als Herzstück unseres Büros.

Deine Aufgaben:

• Verantwortung für die tägliche Bearbeitung und Verteilung der Post
• Herzlicher Empfang und professionelle Betreuung unserer Gäste
• Sicherstellung eines gut ausgestatteten Büros – von Officematerialien bis hin zu Kaffee, Tee und weiteren Küchenbedarfen
• Koordination von Bestellungen und Lieferungen sowie Kontakt mit externen Dienstleister*innen
• Organisation und Betreuung von Meetings, Events und internen Office-Aktivitäten
• Sicherstellung einer angenehmen, ordentlichen und einladenden Arbeitsatmosphäre
• Erste Anlaufstelle für organisatorische Fragen rund um den Büroalltag
• Unterstützung bei der Strukturierung, Dokumentation und Weiterentwicklung von Office-Prozessen
• Identifikation von Verbesserungspotenzialen und eigenständige Umsetzung pragmatischer Lösungen.

Dein Profil

• Fliessende Kommunikation in Deutsch und Englisch auf mindestens C1-Niveau
• Ausgeprägtes Organisationstalent und Freude daran, auch bei vielen parallelen Themen den Überblick zu behalten
• Selbstständige, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Freude an Struktur, klaren Abläufen und effizienter Organisation
• Affinität zu Prozessbeschreibungen, Prozessdarstellungen und kontinuierlicher Verbesserung von Abläufen von Vorteil
• Ausgeprägte Serviceorientierung und ein natürliches Gespür für den Umgang mit Menschen und starke Hands-on-Mentalität
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und ein ausgeprägtes Auge fürs Detail
• Proaktive Persönlichkeit mit der Bereitschaft, mitzudenken, anzupacken und Dinge eigenständig voranzutreiben
• Offenheit für ein dynamisches Umfeld und Freude daran, Verantwortung zu übernehmen.

Der Recruiting-Prozess

Unser Kennenlernprozess ist bewusst unkompliziert und persönlich gestaltet, damit wir uns Schritt für Schritt auf Augenhöhe begegnen können.

Zum Start gibt es ein kurzes, lockeres Telefonat (ca. 15–20 Minuten), um ein erstes Gefühl füreinander zu bekommen.

Danach findet ein Videocall über MS Teams mit einem Mitglied unseres Teams statt. Dieser gibt dir die Möglichkeit, in den direkten Austausch zu gehen, tiefer gehende Einblicke zu gewinnen und mehr über die Zusammenarbeit zu erfahren.

Im letzten Schritt freuen wir uns darauf, Dich persönlich bei uns im Büro kennen zu lernen. Neben dem Gespräch erwartet Dich eine kleine, praxisnahe Fallstudie, ganz entspannt und ohne Prüfungscharakter, vielmehr als Einblick in unsere Arbeitsweise gedacht.

Anschließend treffen wir zeitnah eine Entscheidung — transparent und wertschätzend.

Warum wir?

Unser Büro befindet sich in Berlin-Mitte. Es erwartet Dich eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einem dynamisch wachsenden Unternehmen mit großem Raum für persönliche Weiterentwicklung.

Neben flexiblen Arbeitszeiten bieten wir einen modernen (mobilen) Arbeitsplatz sowie die Freiheit, den eigenen Verantwortungsbereich aktiv mitzugestalten. Selbstverständlich gehören auch ein attraktives Vergütungspaket und 30 Urlaubstage dazu.

Unsere Unternehmenskultur ist geprägt von Transparenz, Respekt und Eigenverantwortung. Als Arbeitgeber stehen wir für Vielfalt in all ihren Facetten – sei es in Denkweisen, Erfahrungen oder Arbeitsstilen. Wir sind überzeugt, dass Diversität Innovation fördert, und schaffen ein inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle Kolleg:innen wertgeschätzt werden und ihr volles Potenzial entfalten können.

Wir berücksichtigen alle qualifizierten Bewerber:innen unabhängig von ethnischer Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, Geschlecht oder Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Alter oder Familienstand. Bei gleicher Eignung werden Bewerber:innen mit einer Schwerbehinderung bevorzugt berücksichtigt.

Über uns

Die eClear AG bietet EU-weites Zoll- und Umsatzsteuer-Clearing als eingebettete Checkout-Lösung für Marktplätze und digitale Plattformen im E-Commerce an. Mit unseren cloud-basierten Lösungen werden alle Steuer-, Zoll- und Payment-Prozesse im grenzüberschreitenden Onlinehandel automatisiert und maßgeblich vereinfacht.