Office Manager (ag)

Echo Poster GmbH; Berlin; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Kostenlose Getränke

Weiterbildungsmöglichkeiten

Firmenhandy

Laptop

Zusammenfassung

Echo Poster GmbH sucht eine engagierte Büroorganisation, die das Office-Management sowie die administrative Unterstützung des Teams übernimmt. Sie koordinieren Abläufe, pflegen Kontakte zu Anbietern und sichern einen reibungslosen täglichen Betrieb in Berlin.

Sie verfügen über Organisationstalent, Kommunikationsstärke und eine Hands-On-Mentalität. Sehr gutes Deutsch und Englisch runden Ihr Profil ab und Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen.

Qualifikationen

• Kommunikationsfähigkeit und Einfühlungsvermögen.
• Organisationstalent und Zeitmanagement mit Detailliebe.
• Kenntnisse in kaufmännischen Prozessen.
• Hands-On-Mentalität und Verantwortungsbewusstsein.
• Sicherer Umgang mit MS Office und Projektmanagement-Software.
• Verhandlungsgeschick und Lösungsorientierung.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Sorgen für reibungslosen Büroablauf.
• Anbieterkontakte pflegen und Materialbestand sichern.
• Koordination von Abläufen und kleineren Projekten im Office.
• Zahlungen an Lieferanten verwalten.
• Prozesse im Büro optimieren.
• Kommunikation zwischen Abteilungen sicherstellen.
• Logistik von Meetings, Veranstaltungen und Reisen des Personals planen.
• Korrespondenz mit Kund*innen verwalten.
• Datenbanken von Mitarbeitenden, Kunden und Lieferanten pflegen.
• Vorbereitung der Buchhaltung und von Zahlungen.
• Dokumentenablage verwalten.
• Unterstützung bei Finanzplänen und Jahresplänen.
• Unterstützung bei Analysen und Auswertungen.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Organisationsfähigkeit

Detailorientierung

MS Office Kenntnisse

Projektmanagement

Verhandlungsfähigkeit

Teamwork

Deutsch & Englisch

Dienstleistungsorientierung

Tools

MS Office

Projektmanagement-Software

Jobbeschreibung

Wir sind eine bundesweit agierende Spezial-Agentur für Guerilla Marketing und Außenwerbung und unsere Kunden sind die ganz Großen. Bei ECHO POSTER geht es um Unkonventionelles, um Ausgefallenes, um Street Art und schließlich um Out-of-Home Marketing. Mit unserem 10-köpfigen Team, bieten wir Unternehmen eine Grundlage, um Ideen und Kreativität auf die Straße zu bringen. Hierbei arbeiten wir eng mit Agenturen oder auch direkt mit den Kund*innen zusammen. Wir sind die, die die extra Meile gehen; die die jede noch so nonkonforme Idee umsetzen; die die wissen wie es geht. Zur Unterstützung brauchen wir eine/n Problemlöser/in. Du bist für die Verwaltung und Organisation des Büros und der administrativen Abläufe zuständig. Du planst das Personal, kümmerst dich darum, dass die Buchhaltung einwandfrei läuft, unterstützt unser Team bei wichtigen Themen im Tagesgeschäft.

Aufgaben

• Du bist für den reibungslosen Ablauf im Büro zuständig
• Kontaktaufnahme zu Anbietern von Produkten und Dienstleistungen, um den Bestand an Büromaterial und die Wartung der Geräte sicherzustellen
• Koordination aller Abläufe und kleinerer Projekten in unserem Office
• Verwaltung der Zahlungen an Lieferanten und Dienstleister
• Optimierung vorhandener Arbeitsprozesse im Büro
• Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen und Gewährleistung einer reibungslosen Kommunikation zwischen den Abteilungen
• Planung und Koordination der Logistik von Sitzungen, Veranstaltungen und Reisen des Personals
• Du übernimmst die Korrespondenz mit unseren Kund*innen
• Verwaltung der Mitarbeiter-, Kunden- und Lieferantendatenbanken
• Vorbereitung der Buchhaltung, Vorbereitung von Zahlungen
• Management der Dokumenten-Ablage
• Unterstützung bei der Erstellung von Finanzplänen und Jahresplänen
• Unterstützung bei der Entwicklung von Analysen und Auswertungen

Qualifikation

• Kommunikationsfähigkeit und Einfühlungsvermögen
• Fähigkeiten zur Organisation und Zeitmanagement mit einer großen Liebe zum Detail
• Kenntnisse in kaufmännischen Prozessen
• Du bist verantwortungsbewusst und engagiert mit einer Hands-On Mentalität
• Kenntnisse von Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen wie MS Office und von Software für Projektmanagement und Teamwork
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
• Verhandlungs- und Problemlösungsgeschick
• Dich zeichnen vor allem deine sozialen Fähigkeiten und deine hohe Dienstleistungsorientierung aus
• Sehr gute mündliche und schriftliche Kenntnisse in deutsch und englisch

Benefits

• Bei uns kannst du an entscheidender Stelle in einem jungen und dynamischen Unternehmen wachsen
• Unsere Projekte und Kund*innen sind so vielfältig wie Berlin selber. Wir unterstützen verschiedene namhafte Unternehmen, aber auch kleine Startups, bei der Umsetzung ihrer Marketing-Kampagnen. Wir versprechen, es wird nie langweilig
• In unserem kleinen Team sind die Entscheidungswege kurz und die Entwicklungsmöglichkeiten groß. Wir leben eine offene Unternehmenskultur und lassen dich die Zukunft von Echoposter mitgestalten
• Es gibt kostenlose Getränke den ganzen Tag (Softdrinks, Kaffee, voll ausgestattete Küche etc.)
• Wir möchten, dass du das Beste aus dir rausholst und fördern gerne Weiterbildungen.
• Immer ausgestattet mit der neusten Technik - Firmenhandy und Laptop