Office Manager:in (m/w/d)

Graf Recke Diakonie; Köln; On-site; EUR 33,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Kinderzulage pro Kind

Moderne Arbeitsplätze

Job summary

Graf Recke Diakonie in Köln-Ehrenfeld sucht eine/n Office Manager:in (m/w/d) in Teil- oder Vollzeit für 30–39 Wochenstunden. Sie arbeiten vor Ort, organisieren Büroalltag, Termine und Kommunikation über verschiedene Kanäle und unterstützen Fachberatungen sowie die Fachbereichsleitung.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit und arbeiten zuverlässig, strukturiert und lösungsorientiert. MS-Office-Kenntnisse werden erwartet; Schwerbehinderte werden bevorzugt berücksichtigt.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise
• Ausgeprägte Organisations- und Planungskompetenz
• Sicheres Auftreten und Kommunikationsfähigkeit
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Responsibilities

• Telefonzentrale besetzen
• Anfragen über verschiedene Kanäle organisieren
• Vorbereitung interner/externen Sitzungen und Veranstaltungen
• Unterstützung der Fachberatungen und der Fachbereichsleitung
• Schnittstellenarbeit mit Verwaltung und Personal
• Materialbeschaffung (Bürobedarf, Catering)
• Organisation und Führung der Handkasse vor Ort
• Datenerfassung, auch digital

Skills

Organisationstalent

Kommunikationstalent

MS-Office Kenntnisse

Teamfähigkeit

Deutschkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS-Office

Job description

Ihr Plus

Mit dem Herzen dabei

Sie sind ein Kommunikationstalent und lieben Herausforderung? Sie bleiben ruhig und freundlich und behalten die Übersicht auch in kniffligen Situationen? Sie organisieren gern, arbeiten strukturiert und haben dabei das große Ganze im Blick? Sie erarbeiten gerne Lösungen und schätzen deswegen jedes Problem?

Dann bewerben Sie sich und kommen Sie zum Familien unterstützenden Dienst der Graf Recke Diakonie.

Fürdas Management unseres Büros in Köln-Ehrenfeld suchen wir zum nächstmöglichen Termin einen engagierten Menschen als Office Manager:in (m/w/d) in Teil- oder Vollzeit mit 30 - 39 Wochenstunden von Montag bis Freitag.

Ihr Plus

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem aufgeschlossenen und dynamischen Arbeitsumfeld
• Vergütung nach dem Bundesangestelltentarif kirchliche Fassung (BAT-KF, Entgeltgruppe 8) mit Jahressonderzahlung und betriebliche Altersvorsorge
• Zuzüglich einer Kinderzulage bei Kindergeldbezug in Höhe von 151 € brutto monatlich pro Kind (bei Vollzeit)
• Ein außergewöhnliches und vielfältiges Team
• Ein moderner und gut ausgestatteter Arbeitsplatz
• Eine partizipative Führungskultur
• Interne und externe Fort- und Weiterbildungsangebote

Ihre Aufgaben

Das eigenständige Management unseres dynamischen Büroalltages:

• Besetzung unserer Telefonzentrale
• Organisation eingehender Anfragen auf den verschiedenen Kanälen
• Organisatorische Vorbereitung von internen und externen Sitzungen und Veranstaltungen
• Unterstützung unserer Fachberatungen und der Fachbereichsleitung
• Schnittstellenarbeit mit den zentralen Bereichen Verwaltung und Personal
• Materialbeschaffung Bürobedarf, Catering etc.
• Organisation und Führung der Handkasse vor Ort
• Steuerung unserer Datenerfassung, auch digital

Für die Aufgabe ist Ihre tägliche Präsenz vor Ort gefragt, so dass ein hybrides Arbeiten nicht vorgesehen ist.

Ihr Plus

• Sie bringen solide Erfahrungen in einer vergleichbaren Position mit
• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung, idealerweise im kaufmännischen Bereich
• Nichts bringt Sie so leicht aus der Ruhe
• Sie verständigen sich fließend in deutscher Sprache
• Sie sind ein echtes Organisationstalent und stets an sinnvollen Lösungen interessiert
• Die Begegnung mit Menschen in all ihrer Vielfalt erleben Sie als Bereicherung
• Sie kommunizieren professionell und sicher und nutzen dafür die unterschiedlichsten Kanäle
• Zuverlässigkeit und eigenständiges Arbeiten sind für Sie selbstverständlich
• Der Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen ist Ihnen vertraut

Menschen mit Schwerbehinderung werden bei entsprechender Eignung mit Vorrang berücksichtigt.

Familien unterstützenden Dienst der Graf Recke Diakonie

Die Inklusionsbegleitungen des Familien unterstützenden Dienst der Graf Recke Stiftung unterstützen und begleiten Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene mit besonderem Förderbedarf oder seelischer Erkrankung beim Schulbesuch und in Kindertageseinrichtungen. Umfang und Art der Unterstützung orientieren sich dabei am Bedarf des Kindes oder Jugendlichen sowie an den Ressourcen der besuchten Einrichtung.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Rita Mathar
Stabstelle Recruiting

mobil 0151 15 27 66 55