Office Manager*in (m/w/d)

Universität Bielefeld; Deutschland; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Fortbildungsmöglichkeiten

Vielzahl Gesundheits-, Beratungs- und‑

Job-Ticket ÖPNV

Mobiles Arbeiten (FlexWork)

Job summary

Das Institut für Mathematische Wirtschaftsforschung (IMW) der Universität Bielefeld sucht eine Office Managerin/Office Manager (m/w/d) zur eigenständigen Organisation des Office Managements, Koordination von Terminen, Korrespondenz und Ansprechpartnern in Deutsch und Englisch. Zusätzlich unterstützen Sie Personalprozesse, Finanzplanung und die Abwicklung von Drittmittelprojekten.

Es erwartet Sie eine unbefristete Vollzeitstelle an festem Dienstort in Bielefeld mit Fortbildungsmöglichkeiten und

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im verwaltungs-/kaufmännischen Bereich oder gleichwertige Qualifikation.
• Mindestens ein Jahr praktische Erfahrung im Büromanagement und administrative Aufgaben.
• Sehr gute Deutschkenntnisse; gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS-Office, besonders Word/Excel
• Bereitschaft zur Einarbeitung in universitäre Verwaltungs- und Personalmanagementsysteme
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, serviceorientiertes Auftreten
• Organisationsstärke und Fähigkeit zur Koordination mehrerer Vorgänge in dynamischer Umgebung
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und Vertraulichkeit sicherstellen

Responsibilities

• Office Management und allgemeine administrative Aufgaben (ca. 55%).
• Personalunterstützung bei Ausschreibungen, Einstellungen und Weiterbeschäftigungen.
• Finanzplanung und Finanzcontrolling-Unterstützung (ca. 15%).
• Drittmittelbeantragung und -abwicklung unterstützen (ca. 15%).

Skills

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Serviceorientierung

Education

Verwaltungsfachangestellte/r

Tools

MS Office (Word, Excel)

Job description

Office Manager*in (m/w/d)

Das Institut für Mathematische Wirtschaftsforschung (IMW) ist eine renommierte interdisziplinäre wissenschaftliche Einrichtung der Universität Bielefeld. Wissenschaftlerinnen aus verschiedenen Ländern arbeiten hier gemeinsam an aktuellen Fragestellungen der mathematischen Wirtschaftsforschung. Zum Arbeitsumfeld gehören außerdem regelmäßig Gastwissenschaftlerinnen aus dem In- und Ausland sowie wissenschaftliche Veranstaltungen.

Ihre Aufgaben

• Office Management und allgemeine administrative Aufgaben (ca. 55 %)
  • eigenständige Organisation des Office Managements mit den damit verbundenen Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben sowie Terminmanagement und Korrespondenz
  • zentrale Anlaufstelle für Wissenschaftlerinnen, Gastwissenschaftlerinnen sowie interne und externe Ansprechpartner*innen, auch in englischer Sprache
  • Organisation und Betreuung von Besuchen, Veranstaltungen und Dienstreisen sowie Bearbeitung allgemeiner administrativer Aufgaben
• Personal (ca. 15 %)
  • administrative Unterstützung bei Personalprozessen, insbesondere bei Ausschreibungen, Einstellungen, Weiterbeschäftigungen und der Beschäftigung von Hilfskräften
• Finanzen (ca. 15 %)
  • Unterstützung bei der Finanzplanung und dem Finanzcontrolling des Instituts
• Drittmittel (ca. 15 %)
  • Unterstützung bei der Beantragung, Einrichtung und administrativen Abwicklung von Drittmittelprojekten

Ihr Profil

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. als Verwaltungsfachangestellter bzw. Angestelltenlehrgang I, Fremdsprachensekretärin, Sekretärin, Kauffraumann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte*r) oder alternativ eine sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
• mindestens einjährige praktische Erfahrungen im Büromanagement sowie in der eigenständigen Bearbeitung administrativer Aufgaben
• sehr gute Deutschkenntnisse und ebenso gute Englischkenntnisse im schriftlichen und mündlichen Bereich
• sehr gute Kenntnisse im Umgang mit dem MS-Office-Paket, insbesondere Word und Excel
• sicherer Umgang mit modernen Büro- und Kommunikationsmitteln sowie die Bereitschaft, sich in universitäre Verwaltungs- und Personalmanagementsysteme einzuarbeiten
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, ein verbindliches und freundliches Auftreten sowie Serviceorientierung
• hohes Organisationsgeschick sowie die Fähigkeit zur zuverlässigen Koordination und Bearbeitung unterschiedlicher administrativer Vorgänge und zur Priorisierung paralleler Arbeitsprozesse in einem dynamischen Arbeitsumfeld
• selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie ein sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen

Unser Angebot

• Vergütung nach E8 TV-L
• unbefristet
• Vollzeit
• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Mitgliedschaft bei FairNetzt - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• Möglichkeit eines Job-Tickets für den ÖPNV (regionaler Verkehrsverbund)
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten

Bewerbungsfrist: 20.11.2026

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht. An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.