Office-Manager im Baugewerbe (w/m/d) in Teilzeit

AV Metall & Glas GmbH; Rüsselsheim am Main; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Part time

Job summary

AV Metall & Glas GmbH in Rüsselsheim am Main sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen engagierten Office-Manager (m/w/d) zur Verstärkung des Teams. Sie bearbeiten eigenständig die allgemeine E-Mail-Korrespondenz, erstellen Rechnungen und überwachen Abrechnungsunterlagen.

Zu Ihren Aufgaben gehören zudem die Lohnabrechnungen in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro, Postverkehr, Schnittstelle zwischen Auftraggebern, Geschäftsführung und Vorarbeitern sowie regelmäßige Dokumentation des

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung im kaufmännischen/administrativen Bereich, idealerweise Bau-/Handwerksumfeld.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit E-Mail, MS Office und digitalen Kommunikationsmitteln.
• Organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise.
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein.
• Gute Kommunikationsfähigkeit und Freude am Austausch mit Ansprechpartnern.

Responsibilities

• Selbstständige Bearbeitung der allgemeinen E-Mail-Korrespondenz mit Kunden, Auftraggebern, Geschäftspartnern und Mitarbeitern.
• Erstellung und Versand von Rechnungen sowie Überwachung der Abrechnungsunterlagen.
• Regelmäßige Prüfung und Bearbeitung des Rechnungseingangs.
• Vorbereitung und Erstellung der Lohnabrechnungen bzw. Lohndaten in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro.
• Organisation und Bearbeitung des Postein- und -ausgangs.
• Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Auftraggebern, Geschäftsführung und Vorarbeitern.
• Regelmäßiger telefonischer Austausch mit Vorarbeitern auf den Baustellen.
• Tägliche Erfassung und Dokumentation des Baustellenverlaufs.
• Nachhalten von offenen Punkten, Terminen und Rückmeldungen.
• Teilnahme an Verhandlungs- und Abstimmungsgesprächen mit Auftraggebern.

Skills

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

MS Office

Selbstständiges Arbeiten

Kundenkommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Digitale Kommunikationsmittel

Job description

Office-Manager (m/w/d)

AV Metall & Glas GmbH

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen engagierten und zuverlässigen Office-Manager (m/w/d).

Ihre Aufgaben

• Selbstständige Bearbeitung der allgemeinen E-Mail-Korrespondenz mit Kunden, Auftraggebern, Geschäftspartnern und Mitarbeitern
• Erstellung und Versand von Rechnungen sowie Überwachung der entsprechenden Abrechnungsunterlagen
• Regelmäßige Prüfung und Bearbeitung des Rechnungseingangs
• Vorbereitung und Erstellung der Lohnabrechnungen bzw. Lohndaten in Zusammenarbeit mit dem zuständigen Steuerbüro
• Organisation und Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
• Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Auftraggebern, Geschäftsführung und Vorarbeitern
• Regelmäßiger telefonischer Austausch mit unseren Vorarbeitern auf den Baustellen
• Tägliche Erfassung und Dokumentation des Baustellenverlaufs anhand der Gespräche mit den Vorarbeitern
• Nachhalten von offenen Punkten, Aufgaben, Terminen und Rückmeldungen
• Teilnahme an Verhandlungs- und Abstimmungsgesprächen mit Auftraggebern
• Erstellung von Besprechungs- und Verhandlungsprotokollen
• Aufbereitung und strukturierte Ablage wichtiger Informationen und Dokumente
• Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben
• Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen
• Allgemeine Büroorganisation und administrative Tätigkeiten

Ihr Profil

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im kaufmännischen oder administrativen Bereich, idealerweise im Bau- oder Handwerksbereich
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer und professioneller Umgang mit E-Mail, MS Office und digitalen Kommunikationsmitteln
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
• Sicheres und freundliches Auftreten gegenüber Kunden, Auftraggebern und Mitarbeitern
• Fähigkeit, auch bei mehreren parallel laufenden Aufgaben den Überblick zu behalten
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Gute Kommunikationsfähigkeit und Freude am täglichen Austausch mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
• Selbstständige Arbeitsweise und die Fähigkeit, Aufgaben konsequent nachzuverfolgen
• Sicheres und genaues Formulieren von E-Mails und geschäftlicher Korrespondenz
• Bereitschaft, bei Besprechungen und Verhandlungen aufmerksam mitzuschreiben und die wesentlichen Vereinbarungen präzise zu dokumentieren

Wir bieten

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Position mit direktem Einblick in die Unternehmensabläufe
• Einen Arbeitsplatz mit kurzen Entscheidungswegen und direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit eigenständigem Verantwortungsbereich
• Eine langfristige Perspektive in einem wachsenden Unternehmen
• Ein kollegiales und wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Leistungsgerechte Vergütung

Arbeitsort

Rüsselsheim am Main

Beschäftigungsart

Teilzeit nach Absprache

Beginn

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt