Office & Hospitality Manager (m/w/d)

Idealworks; München; Hybrid; EUR 38.000 - 56.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Bonussystem

Weiterbildungsbudget

Urban Sports Club

Teamevents

Betriebliche Altersvorsorge

Unternehmensweite Benefits

Zusammenfassung

Idealworks sucht eine/n Office & Hospitality Manager (m/w/d) für das Münchner Büro. Du bist das Gesicht des Standorts, empfängst Mitarbeitende, Gäste und Partner und sorgst für einen erstklassigen ersten Eindruck sowie eine warme, einladende Atmosphäre.

Du planst Events, koordinierst mit Sales, Marketing und Tech, verwaltest das Büromaterial, betreibst den Empfang, betreibst die Telefonzentrale und arbeitest eng mit der Geschäftsführung sowie dem Office-Management-Team zusammen, um unsere

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 1-2 Jahre Berufserfahrung im Office Management, am Empfang, im Event- oder Veranstaltungsbereich oder in der Hotellerie
• Lust in einem internationalen und dynamischen Umfeld zu arbeiten und täglich ins Büro zu kommen (Homeoffice in Absprache möglich)
• Kommunikationsstärke, Freude am Gastgeben und ausgeprägte Dienstleistungsbereitschaft
• Hohe Teamfähigkeit, Flexibilität, Verantwortungsbewusstsein und Organisationsgeschick
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Aufgaben

• Als Gastgeber:in und zentrale Anlaufstelle empfängst du unsere Kunden, Gäste und Partner und sorgst dafür, dass sich alle willkommen fühlen – professionell, herzlich und serviceorientiert.
• Mit deinem Organisationstalent planst und organisierst du Kundenveranstaltungen, Workshops und Produkt-Demos und sorgst vor Ort für einen reibungslosen Ablauf; enge Zusammenarbeit mit Sales, Marketing und Tech.
• Du sorgst für eine einladende Atmosphäre in unseren Räumlichkeiten und pflegst Ausstattung und Erscheinungsbild des Büros – der Ort, an dem Idealworks erlebt wird.
• Du unterstützt bei Organisation und Durchführung interner Firmen- und Mitarbeiterevents und schaffst besondere Momente für das Team.
• Du verantwortest eigenständig klassische Office-Management-Tätigkeiten wie Betreuung des allgemeinen E‑Mail-Postfaches, Telefonzentrale, Bürobestellungen sowie Zusammenarbeit mit Lieferanten und externen Dienstleistern.
• Du arbeitest eng mit der Assistenz der Geschäftsführung sowie dem Office-Management-Kollegen zusammen und bringst Ideen zur Weiterentwicklung unserer Büroorganisation ein.

Kenntnisse

Gastgeber:in

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Flexibilität

Dienstleistungsbereitschaft

Deutsch-Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Jobbeschreibung

Die Rolle: Was dich erwartet

Als Office & Hospitality Manager (m/w/d) bist das Gesicht unseres Münchner Büros und die erste Ansprechperson für alle, die zu uns kommen – von Mitarbeitende über Gäste bis zu unseren Kunden. Du schaffst eine Umgebung in der sich alle gleichermaßen willkommen fühlen, und sorgst du für einen erstklassigen ersten Eindruck und eine herzliche, einladende Atmosphäre.

Rollenverantwortlichkeit: Was du machen wirst

• Als Gastgeber:in und zentrale Anlaufstelle empfängst du unsere Kunden, Gäste und Partner und sorgst dafür, dass sich bei uns alle vom ersten Moment an willkommen fühlen – professionell, herzlich und serviceorientiert.


• Mit deinem Organisationstalent planst und organisierst du Kundenveranstaltungen, Workshops und Produkt-Demos und sorgst vor Ort für einen reibungslosen Ablauf. Dabei arbeitest du eng mit verschiedenen Teams wie Sales, Marketing und Tech zusammen und trägst maßgeblich zu einem erstklassigen Kundenerlebnis bei.


• Du sorgst für eine einladende Atmosphäre in unseren Räumlichkeiten und kümmerst dich proaktiv um die Ausstattung und das generelle Erscheinungsbild unseres Büros – den Ort, an dem unsere Gäste Idealworks erleben.


• Du unterstützt bei der Organisation und Durchführung von internen Firmen- und Mitarbeiterevents und schaffst besondere Momente für unser Team.


• Das solide Fundament dahinter hast du ebenso souverän im Griff: Du verantwortest eigenständig die klassischen Office-Management-Tätigkeiten wie die Betreuung des allgemeinen E‑Mail-Postfaches und der Telefonzentrale, Bürobestellungen sowie die Zusammenarbeit mit Lieferanten und externen Dienstleistern.


• Du arbeitest eng mit der Assistenz der Geschäftsführung sowie deinem Office-Management-Kollegen zusammen und bringst eigene Ideen zur Weiterentwicklung unserer Büroorganisation ein.

Rollenanforderungen: Was du mitbringen solltest

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation


• Mindestens 1-2 Jahre Berufserfahrung im Office Management, am Empfang, im Event- oder Veranstaltungsbereich oder in der Hotellerie


• Du hast Lust in einem internationalen und dynamischen Umfeld zu arbeiten und kommst gerne täglich ins Büro (Homeoffice ist in Absprache möglich)


• Kommunikationsstärke, Freude am Gastgeben und eine ausgeprägte Dienstleistungsbereitschaft


• Hohe Teamfähigkeit und Flexibilität sowie Verantwortungsbewusstsein und Organisationsgeschick


• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise


• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Warum Idealworks

• Bei uns findest du ein internationales Arbeitsumfeld und wirst Teil eines erfahrenen und offenen Teams, in dem gegenseitiges Vertrauen zählt und du dich von der ersten Sekunde an wohlfühlst.


• Erlebe hautnah Startup-Feeling und flache Hierarchien mit abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Aufgaben, die du selbstständig bearbeitest.


• Für dein Engagement, uns bei unserer Mission zu unterstützen, wirst du nicht nur mit Wertschätzung belohnt, sondern auch mit einer überdurchschnittlichen Vergütung, einem Bonussystem und einem jährlichen Budget für deine persönliche Weiterentwicklung.


• Wir bieten Corporate Benefits, eine attraktive betriebliche Altersvorsorge, eine Mitgliedschaft im Urban Sports Club und Teamevents.


• Unser modernes Büro ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Fahrrad und dem Auto gut zu erreichen und bietet zahlreiche Verpflegungsmöglichkeiten für eine entspannte Mittagspausen mit deinem Team.


• Angetrieben von unserer einzigartigen Unternehmenskultur bestimmen die fünf Werte "passion for results", "wellbeing", "personal growth", "trust" und "being and acting as one team" unser tägliches Handeln und unsere Zusammenarbeit.