Office Assistenz Niederlassungsleitung (w/m/d)

TÜV SÜD; Hamburg; Vor Ort; EUR 32.000 - 52.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Sonderzahlungen

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Vielfältige Benefits

Zusammenfassung

Die TÜV SÜD Gruppe sucht eine engagierte Assistenz mit kaufmännischer Ausbildung zur Unterstützung der Niederlassungsleitung in Hamburg. Sie koordinieren organisatorische Abläufe, bereiten Präsentationen vor und übernehmen das Empfangs- und Postwesen.

Sie arbeiten eng mit Reporting, Arbeitssicherheit und QM-Dokumentationen; gute Deutsch- und Englischkenntnisse, sowie Diskretion und Serviceorientierung sind Voraussetzung. Flexible Arbeitszeiten und attraktive Zusatzleistungen runden das Profil ab.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Erfahrung im Assistenz-/Office- oder Managementumfeld, idealerweise im technischen Umfeld
• Souveräner Umgang mit MS Office, hohe Organisationskompetenz
• Erfahrung mit SAP oder ähnlichen Systemen
• Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Diskretion, Loyalität und Zuverlässigkeit

Aufgaben

• Eigenständige Unterstützung der Niederlassungsleitung bei administrativen Aufgaben
• Unterstützung bei Projektaufgaben und abteilungsübergreifenden Abstimmungen
• Erstellung von Reports, Statistiken, Dokumentationen und Präsentationen
• Empfang, Telefonzentrale, Poststelle und Bestellwesen der Niederlassung
• Unterstützung in Arbeitssicherheit und Qualitätsmanagement
• Planung, Organisation und Begleitung von Meetings und Veranstaltungen
• Reiseorganisation (national und international) und Abrechnung

Kenntnisse

Office-Management

MS-Office

Kommunikation

Serviceorientierung

Diskretion

Verlässlichkeit

Englischkenntnisse

SAP

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP

Jobbeschreibung

Innovationen bringen tiefgreifende Veränderungen mit sich und beeinflussen unser Leben in vielfältiger Weise. Bei der TÜV SÜD Gruppe sind wir in hohem Maße bestrebt, ein wichtiger Teil dieser Entwicklung und des Fortschritts zu sein. Wir sind von Anfang an dabei und begleiten diesen Prozess. Wir sorgen für eine sichere und nachhaltige Zukunft und schaffen Vertrauen in neue Technologien. Wir beraten, wir prüfen, wir zertifizieren. Für die Sicherheit von Menschen und der Gesellschaft fordern wir uns jeden Tag aufs Neue heraus. Wir handeln aus Überzeugung, gestalten schon heute die Welt von morgen – setzen Zeichen. Wir nehmen die Zukunft in die Hand. Wir sind die TÜV SÜD Gruppe. Die TÜV SÜD Gruppe steht seit 1866 für Sicherheit, Qualität und Nachhaltigkeit und ist heute ein internationaler Dienstleistungskonzern mit weltweit 30.000 Mitarbeitenden. Unabhängig und objektiv sorgt die TÜV SÜD Gruppe für Vertrauen bei Verbraucher*innen und Unternehmen.

Aufgaben

• Eigenständige und proaktive Entlastung der Niederlassungsleitung bei organisatorischen, administrativen und konzeptionellen Aufgaben
• Begleitung und Support von Projektaufgaben/Vertriebsunterstützung, sowie Unterstützung in der Koordination von abteilungsübergreifenden internen Abstimmungen
• Erstellung von Reports, Statistiken, Dokumentationen, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen
• Übernahme und Bearbeitung von Empfang, Telefonzentrale, Poststelle und Bestellwesen für die gesamte Niederlassung
• Unterstützung in den Bereichen Arbeitssicherheit und Qualitätsmanagement hinsichtlich Dokumentation, Auditvorbereitung und Begleitung
• Planung, Organisation und Begleitung von Meetings und Veranstaltungen
• Übernahme von Reiseorganisation (auch international) und Abrechnung sowie Terminüberwachung

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Erfahrung im Assistenz-, Office- oder Managementumfeld, idealerweise im technischen oder industriellen Umfeld
• Souveräne Anwendung der MS-Office-Programme, hohe Organisationskompetenz sowie strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise
• Idealerweise Erfahrung mit SAP oder vergleichbaren Systemen
• Erfahrung im Umgang mit QM-Dokumentationen und Audits wünschenswert
• Professionelles und freundliches Auftreten sowie ausgeprägte Serviceorientierung und hohe Eigenverantwortung
• Durchsetzungsvermögen und Kommunikationsstärke
• Hohes Maß an Loyalität, Zuverlässigkeit und Diskretion
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was wir bieten

Flexible Arbeitszeiten: Unsere flexiblen Arbeitszeiten ermöglichen es Ihnen, Ihre Arbeitszeit an Ihre persönlichen Bedürfnisse anzupassen.

Sonderzahlungen: Neben einem marktgerechten Gehalt bieten wir attraktive Sonderzahlungen wie z. B. eine Konzernerfolgsprämie oder andere leistungsorientierte Gehaltsbestandteile.

Betriebliches Gesundheitsmanagement: Unser betriebliches Gesundheitsmanagement umfasst u.a. den E‑Gym Wellpass, der Ihnen Zugang zu einer Vielzahl von Fitness- und Gesundheitsangeboten bietet, sowie eine betriebliche Altersvorsorge, die Ihnen hilft, für Ihre Zukunft vorzusorgen.

Weitere Benefits: Erfahren Sie mehr über unsere zahlreichen weiteren Benefits unter https://www.tuvsud.com/de-de/karriere/was-wir-bieten

Bei der TÜV SÜD Gruppe arbeiten Menschen aus mehr als 100 Nationen zusammen. Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen, Fähigkeiten und Zielen. Unsere Stärke liegt in diesen zahlreichen und vielfältigen Perspektiven.

Wir verpflichten uns, ein integrativer und vielfältiger Arbeitgeber zu sein, indem wir alle Menschen willkommen heißen. Vielfalt und Integration ist das Fundament unseres Unternehmens und wir fördern, ein Umfeld, in dem alle unsere Mitarbeitenden darauf vertrauen können, dass sie mit Respekt behandelt werden – unabhängig von Alter, Nationalität, ethnischem Hintergrund, Behinderung, Geschlecht und geschlechtlicher Identität oder sexueller Orientierung, Religion oder Weltanschauung. Wir erwarten von unseren Mitarbeitenden, dass sie sich jederzeit gemäß des Ethikkodex der TÜV SÜD Gruppe und den Unternehmenswerten verhalten.

Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind ausdrücklich erwünscht und werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.