Mitarbeiterin / Mitarbeiter Servicestelle (m/w/d) - Dezernat Beschaffung und Service

Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik; Mannheim; On-site; EUR 35,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Onboarding-Prozess individuell

Gesundheit und Sicherheit

Mitarbeiterentwicklung

Job summary

Die Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik (BGHW) sucht am Standort Mannheim eine Mitarbeiterin / Mitarbeiter Servicestelle (m/w/d). Zu Ihren Aufgaben gehören Posteingang/Outbound, Scanservice, Dokumentenprüfung und die Betreuung der Telefonzentrale sowie des Empfangs.

Sie bringen eine abgeschlossene dreijährige Ausbildung im kaufmännischen/handwerklichen Bereich oder im medizinischen Assistenzbereich mit, gute MS-Office-Kenntnisse und sehr gute Deutschkenntnisse.

Qualifications

• Ausbildung: mindestens dreijährig kaufmännisch/handwerklich oder medizinische Assistenz
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C2)
• Führerschein Klasse B mit regelmäßiger Fahrpraxis

Responsibilities

• Posteingang/Postausgang, tägliche Abholung und Verteilung gemäß Vorgaben
• Scanservice und Dokumentenmanagement, Sichtprüfung und Archivführung
• Dokumentenprüfung (WebVerifier) und Zuordnung von Aktenklassen
• Vertretung Telefonzentrale, Empfang, Besucherbetreuung und Urlaubsvertretung

Skills

Dienstleistungsorientierung

Verantwortungsbewusstsein

Zuverlässige Arbeitsweise

Diskretion

Kommunikationsfähigkeit

Education

Dreijährige kaufmännische/handwerkliche oder medizinische Assistenz-Ausbildung

Tools

Microsoft Office (Outlook, Word, Excel)

Job description

Die Direktion sucht für das Dezernat Beschaffung und Service am Standort Mannheim zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine / einen

Mitarbeiterin / Mitarbeiter Servicestelle (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Posteingang und Postausgang
  • Tägliche Postabholung im Briefzentrum der Deutschen Post sowie Durchführung sonstiger Dienstfahrten
  • Öffnung, Sortierung und Verteilung der Eingangspost nach internen Vorgaben
  • Vorbereitung, Ausdruck und Sortierung von Postausgängen
  • Kuvertierung sowie vollständige Versandfertigmachung der Ausgangspost
• Scanservice und Dokumentenmanagement
  • Digitalisierung der Tagespost und eingehender Scanaufträge
  • Sichtprüfung, Qualitätskontrolle und Signatur des Scanguts
  • Ablage und Verwaltung des Kurzzeitarchivs
  • Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutz- und Qualitätsstandards
• Dokumentenprüfung (Webverifier)
  • Prüfung und Zuordnung von Dokumentenklassen
  • Kontrolle von Aktenzeichen und Zuordnungsmerkmalen
  • Sicherstellung einer revisionssicheren elektronischen Aktenführung
• Vertretung Telefonzentrale und Empfang
  • Überwachung des Zutritts zum Gebäude
  • Empfang, Anmeldung und Betreuung von Besuchern sowie Fremdfirmen
  • Annahme, Vermittlung und Weiterleitung eingehender Gespräche
  • Urlaubs und Krankheitsvertretung der Servicekraft im Bewirtungsmanagement
  • Vertretungstätigkeiten im Bereich Telefonzentrale / Empfang (Präsenzzeiten Mo - Do 6:00- 17:00 Uhr, Fr 6:00 - 14:30 Uhr, im Wechsel)

Wir bieten

• Eine sinnstiftende und anspruchsvolle Tätigkeit in einem dynamischen Arbeitsumfeld
• Wir fördern die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie Inklusion mit vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten und legen Wert auf eine gesunde Work-Life-Balance (flexible Arbeitszeiten - großzügiger Gleitzeitrahmen -, individuelle Arbeits- und Teilzeitmodelle, Beratung in allen Bereichen der Kinderbetreuung und Pflegebedürftigkeit)
• Einen individuell auf Sie abgestimmten Onboarding-Prozess
• Gesundheit und Sicherheit haben bei uns Priorität - das geht von Sport- und Bewegungsangeboten bis hin zu vielfältigen Schulungsmöglichkeiten rund um Gesundheit und Sicherheit
• Wir investieren in die fachliche und persönliche Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 5 BG-AT. Das monatliche Tabellenentgelt beträgt derzeit je nach Stufenzuordnung 3.161,10 € bis 3.928,30 € brutto.

Ihr Profil

Fachliche Anforderungen

• Erfolgreich abgeschlossene mindestens dreijährige kaufmännische, handwerkliche Berufsausbildung oder eine mindestens dreijährige Ausbildung im medizinischen Assistenzbereich
• Gute Kenntnisse in den Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Führerschein Klasse B mit regelmäßiger Fahrpraxis
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift auf C2-Niveau

Persönliche Anforderungen

• Ausgeprägte Dienstleistungs- und Serviceorientierung
• Hohe Verantwortungs- und Qualitätsorientierung
• Selbstständige, strukturierte und äußerst zuverlässige Arbeitsweise
• Hohes Maß an Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unterlagen
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und sicheres Auftreten
• Belastbarkeit auch bei hohem Arbeitsaufkommen und engen Fristen
• Bereitschaft zur Wahrnehmung von Diensten ab 6:00 Uhr und bis 17:00 Uhr

Besonders erwünscht

• Erfahrung in einer Poststelle oder einem Scanzentrum mit einem jährlichen Dokumentenaufkommen von mindestens 100.000 Dokumenten
• Erfahrung im Empfangs- oder Telefonzentralendienst einer Behörde, Sozialversicherung, Berufsgenossenschaft oder vergleichbaren Organisation
• Kenntnisse in der Qualitätssicherung von Scanprozessen

Kontakt

08.12.2026

Fragen zur Stelle beantwortet: Herr Ziegler, Tel.: [phone]

Die Arbeitsplätze der BGHW sind grundsätzlich auch für Teilzeitkräfte geeignet. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten entsprochen werden kann.

Gemäß SGB IX und Behindertengleichstellungsgesetz begrüßen wir ausdrücklich Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen. Hinsichtlich der Erfüllung der Voraussetzungen erfolgt eine individuelle Betrachtung.

Wir über uns

Die Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik ist Trägerin der gesetzlichen Unfallversicherung für Unternehmen und deren Beschäftigte im Handel und in der Warenlogistik. Wir verstehen uns als moderner Dienstleister für ca. 4,6 Millionen Versicherte in rund 380.000 Unternehmen. Durch gezielte Prävention unterstützen wir die Unternehmerinnen und Unternehmer bei der Verhütung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten. Im Schadensfall sorgen wir für bestmögliche Rehabilitation und sichern durch Geldleistungen den Lebensunterhalt der Versicherten und ihrer Familien.

www.bghw.de/karriere/direktion-mannheim