Mitarbeiterin / Mitarbeiter Servicestelle (m/w/d) - Dezernat Beschaffung und Service

Berufsgenossenschaft für Handel und Warenlogistik; Mannheim; Vor Ort; EUR 35.000 - 44.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Individuelles Onboarding

Berufliche Weiterbildung

Gesundheit und Sicherheit

Zusammenfassung

Die Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik in Mannheim sucht eine verlässliche Servicekraft für Poststelle, Scanservice und Empfang. Zu Ihren Aufgaben gehört die tägliche Postabholung, Verteilung, Versandfertigmachung sowie die Unterstützung am Empfang und der Telefonzentrale.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit, beherrschen MS-Office sicher und besitzen einen Führerschein Klasse B. Flexible Arbeitszeiten und eine strukturierte Einarbeitung werden geboten.

Qualifikationen

• Mindestens dreijährige kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufsausbildung.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C2).
• Gute Kenntnisse in MS-Office, insbesondere Outlook, Word und Excel.

Aufgaben

• Posteingang/Postausgang vorbereiten, abholen, sortieren und verteilen.
• Scanservice: Digitalisierung, Sichtprüfung und Signatur des Scanguts.
• Dokumentenprüfung (Webverifier) und revisionssichere elektronische Aktenführung sicherstellen.
• Vertretung Telefonzentrale und Empfang, Besucher betreuen, Anrufe weiterleiten.
• Zutritt zum Gebäude überwachen, Dienstopflage von 6:00 bis 17:00 Uhr wahrnehmen.

Kenntnisse

MS Office

Outlook

Word

Excel

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung (3 Jahre)

Tools

Führerschein B

Jobbeschreibung

Ihre Aufgaben

Posteingang und Postausgang

• Tägliche Postabholung im Briefzentrum der Deutschen Post sowie Durchführung sonstiger Dienstfahrten
• Öffnung, Sortierung und Verteilung der Eingangspost nach internen Vorgaben
• Vorbereitung, Ausdruck und Sortierung von Postausgängen
• Kuvertierung sowie vollständige Versandfertigmachung der Ausgangspost

Scanservice und Dokumentenmanagement

• Digitalisierung der Tagespost und eingehender Scanaufträge
• Sichtprüfung, Qualitätskontrolle und Signatur des Scanguts
• Ablage und Verwaltung des Kurzzeitarchivs
• Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutz- und Qualitätsstandards

Dokumentenprüfung (Webverifier)

• Prüfung und Zuordnung von Dokumentenklassen
• Kontrolle von Aktenzeichen und Zuordnungsmerkmalen
• Sicherstellung einer revisionssicheren elektronischen Aktenführung

Vertretung Telefonzentrale und Empfang

• Überwachung des Zutritts zum Gebäude
• Empfang, Anmeldung und Betreuung von Besuchern sowie Fremdfirmen
• Annahme, Vermittlung und Weiterleitung eingehender Gespräche
• Urlaubs und Krankheitsvertretung der Servicekraft im Bewirtungsmanagement
• Vertretungstätigkeiten im Bereich Telefonzentrale / Empfang (Präsenzzeiten Mo - Do 6:00- 17:00 Uhr, Fr 6:00 - 14:30 Uhr, im Wechsel)

Wir bieten

• Eine sinnstiftende und anspruchsvolle Tätigkeit in einem dynamischen Arbeitsumfeld
• Wir fördern die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie Inklusion mit vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten und legen Wert auf eine gesunde Work-Life-Balance (flexible Arbeitszeiten - großzügiger Gleitzeitrahmen -, individuelle Arbeits- und Teilzeitmodelle, Beratung in allen Bereichen der Kinderbetreuung und Pflegebedürftigkeit)
• Einen individuell auf Sie abgestimmten Onboarding-Prozess
• Gesundheit und Sicherheit haben bei uns Priorität - das geht von Sport- und Bewegungsangeboten bis hin zu vielfältigen Schulungsmöglichkeiten rund um Gesundheit und Sicherheit
• Wir investieren in die fachliche und persönliche Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 5 BG-AT. Das monatliche Tabellenentgelt beträgt derzeit je nach Stufenzuordnung 3.161,10 € bis 3.928,30 € brutto.

Ihr Profil

Fachliche Anforderungen

• Erfolgreich abgeschlossene mindestens dreijährige kaufmännische, handwerkliche Berufsausbildung oder eine mindestens dreijährige Ausbildung im medizinischen Assistenzbereich
• Gute Kenntnisse in den Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Führerschein Klasse B mit regelmäßiger Fahrpraxis
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift auf C2-Niveau

Persönliche Anforderungen

• Ausgeprägte Dienstleistungs- und Serviceorientierung
• Hohe Verantwortungs- und Qualitätsorientierung
• Selbstständige, strukturierte und äußerst zuverlässige Arbeitsweise
• Hohes Maß an Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unterlagen
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und sicheres Auftreten
• Belastbarkeit auch bei hohem Arbeitsaufkommen und engen Fristen
• Bereitschaft zur Wahrnehmung von Diensten ab 6:00 Uhr und bis 17:00 Uhr

Besonders erwünscht

• Erfahrung in einer Poststelle oder einem Scanzentrum mit einem jährlichen Dokumentenaufkommen von mindestens 100.000 Dokumenten
• Erfahrung im Empfangs- oder Telefonzentralendienst einer Behörde, Sozialversicherung, Berufsgenossenschaft oder vergleichbaren Organisation
• Kenntnisse in der Qualitätssicherung von Scanprozessen

Kontakt

Fragen zur Stelle beantwortet: Herr Ziegler, Tel.: [phone]

Die Arbeitsplätze der BGHW sind grundsätzlich auch für Teilzeitkräfte geeignet. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten entsprochen werden kann.

Gemäß SGB IX und Behindertengleichstellungsgesetz begrüßen wir ausdrücklich Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen. Hinsichtlich der Erfüllung der Voraussetzungen erfolgt eine individuelle Betrachtung.

Wir über uns

Die Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik ist Trägerin der gesetzlichen Unfallversicherung für Unternehmen und deren Beschäftigte im Handel und in der Warenlogistik. Wir verstehen uns als moderner Dienstleister für ca. 4,6 Millionen Versicherte in rund 380.000 Unternehmen. Durch gezielte Prävention unterstützen wir die Unternehmerinnen und Unternehmer bei der Verhütung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten. Im Schadensfall sorgen wir für bestmögliche Rehabilitation und sichern durch Geldleistungen den Lebensunterhalt der Versicherten und ihrer Familien.

www.bghw.de/karriere/direktion-mannheim