Mitarbeiterin Empfang & Organisation [m/w/d]

DERICHSuKONERTZ Gruppe; Köln; Vor Ort; EUR 28.000 - 36.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Leistungsgerechte Vergütung

Professionelles Gesundheitsmanagement

Regelmäßige Fort- und Weiterbildungen

Anspruchsvolle Tätigkeiten in ambition

Bereichsübergreifender Austausch in

Zusammenfassung

DERICHSuKONERTZ Gruppe sucht eine multilaterale Empfangs- und Büroassistenz zur Zentralanlaufstelle des Unternehmens. Sie betreuen Empfang und Telefonsysteme, bearbeiten Post und Korrespondenz, unterstützen Teamleiterinnen bei administrativen Aufgaben und organisieren Besprechungsräume sowie Küche.

Sie erstellen Protokolle, Vorlagen und Auswertungen, pflegen Kontakte und sorgen für eine verlässliche Büroorganisation.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung z. B. zur/zum Kauffrau/-mann für Bürokommunikation, Büromanagement oder vergleichbar.
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein.
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Arbeitsprozessen.
• Freundliches, verbindliches Auftreten – auch in stressigen Situationen.
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.
• Diskretion ist für Sie selbstverständlich.

Aufgaben

• Betreuung des Empfangs und des (Zentral-)Telefondienstes
• Freundlicher und professioneller Umgang mit Gästen und Geschäftspartnern
• Bearbeitung der digitalen und analogen Post (inkl. Digitalisierung) sowie allgemeine digitale und schriftliche Korrespondenz
• Unterstützung der Teamleiter und Vorgesetzten bei administrativen Arbeiten
• Organisation und Bewirtschaftung der Besprechungsräume und -küche
• Terminplanung, -koordination und -überwachung der Besprechungsräume
• Erstellung von Protokollen, Vorlagen, Statistiken und Auswertungen
• Ablage und Büromaterialbestellungen
• Bereichsübergreifender Austausch in der Gruppe

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

MS Office

freundliches Auftreten

selbstständige Arbeitsweise

Diskretion

Ausbildung

Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, Büromanagement oder vergleichbar

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Sie sind die zentrale Anlaufstelle unseres Unternehmens und sorgen dafür, dass sich Mitarbeitende, Gäste und Geschäftspartner gut aufgehoben fühlen. Mit Ihrem Organisationstalent und Ihrem Blick für das Miteinander schaffen Sie Struktur im Tagesgeschäft und tragen maßgeblich zu einem reibungslosen und angenehmen Arbeitsumfeld bei.

• Betreuung des Empfangs und des (Zentral-)Telefondienstes
• Freundlicher und professioneller Umgang mit Gäste und Geschäftspartnern
• Bearbeitung der digitalen und analogen Post (inkl. Digitalisierung) sowie allgemeine digitale und schriftliche Korrespondenz
• Unterstützung der Teamleiter und Vorgesetzten bei administrativen Arbeiten (Buchungen, Kontaktlistenpflege, etc.)
• Organisation und Bewirtschaftung der Besprechungsräume und -küche
• Terminplanung, -koordination und -überwachung der Besprechungsräume
• Erstellung von Protokollen, Vorlagen, Statistiken und Auswertungen
• Ablage und Büromaterialbestellungen
• Kurz gesagt: Sie sorgen für Struktur, Verlässlichkeit und einen professionellen Auftritt.
• Abgeschlossene Ausbildung z. B. zur/zum Kauffrau/-mann für Bürokommunikation, Büromanagement oder vergleichbar
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Arbeitsprozessen
• Freundliches, verbindliches Auftreten – auch in stressigen Situationen
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Diskretion ist für Sie selbstverständlich
• Teilzeit (ab 25 Stunden) oder Vollzeit
• Leistungsgerechte Vergütung
• Professionelles Gesundheitsmanagement
• Regelmäßige Fort- und Weiterbildungen
• Anspruchsvolle Tätigkeiten in ambitionierten Teams
• Bereichsübergreifender Austausch in der Gruppe