Mitarbeiter Verwaltung (m/w/d)

Pflegezentrum Am Heimbach; Schramberg; On-site; EUR 40,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Familiäre Atmosphäre

Faire Vergütung

Flexible Arbeitszeiten

Weiterbildungsmöglichkeiten

Zusatzleistungen

Sicherer Arbeitsplatz

Job summary

Pflegezentrum Am Heimbach sucht eine Mitarbeiter Verwaltung (m/w/d) in Teil- oder Vollzeit. Sie fungieren als persönlicher Ansprechpartner, begleiten Aufnahmeprozesse und pflegen Stammdaten sowie Heimverträge.

Zudem übernehmen Sie Abrechnungen, Kommunikation mit Kostenträgern und unterstützen die zentrale Lohnbuchhaltung. Sie arbeiten in einer wertschätzenden Atmosphäre mit flexiblen Arbeitszeitmodellen und Weiterbildungsoptionen.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung von Vorteil, jedoch nicht zwingend erforderlich.
• Idealerweise Erfahrung im kaufmännischen Bereich.
• Sicherer Umgang mit Zahlen und administrativen Abläufen.
• Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Daten.
• Kommunikationsstärke und serviceorientiertes Auftreten.
• Sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen.
• Teamfähigkeit und Freude an bereichsübergreifender Zusammenarbeit.
• Bereitschaft zur fachlichen Weiterentwicklung.

Responsibilities

• Persönlicher Ansprechpartner für Bewohner, Angehörige und Vertreter in allen administrativen Anliegen.
• Begleitung des Aufnahmeprozesses von Anfrage bis Einzug.
• Vorbereitung und Durchführung von Aufnahme- und Vertragsgesprächen.
• Anlage neuer Bewohner sowie Pflege der Stammdaten.
• Erstellung, Verwaltung und Überwachung der Heimverträge.
• Bearbeitung von Bewohnerunterlagen und Vollständigkeitsprüfung.
• Monatliche Leistungs- und Entgeltabrechnung der Bewohner.
• Bearbeitung von Rechnungen, Rückfragen, Korrekturen sowie Austritts-/Schlussabrechnungen.
• Kommunikation mit Pflegekassen, Sozialhilfeträgern und Kostenträgern.
• Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung inkl. offener Posten und Mahnwesen.
• Kassenführung, Zahlungszuordnung und Abstimmungen.
• Pflege und Verwaltung relevanter Daten in Medifox, DATEV und Systemen.
• Vorbereitung von Personalunterlagen und Weitergabe an Lohnbuchhaltung.
• Erfassung abrechnungsrelevanter Personaländerungen wie Stundenumfang, Zulagen, Ein- und Austritte.
• Unterstützung bei Ein-/Austrittsprozessen von Mitarbeitenden.
• Erstellung von Auswertungen und Unterlagen für Leitung, Buchhaltung und Controlling.
• Datenschutzkonforme, strukturierte Dokumentation.
• Enge Zusammenarbeit mit Einrichtungsleitung, Pflege, Sozialdienst und Zentrale Verwaltung.

Skills

Zahlenverständnis

Kaufmännische Erfahrung

MS Office

Teamfähigkeit

Diskretion

Datenpflege

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Medifox

DATEV

Job description

Mitarbeiter Verwaltung (m/w/d)

Pflege mit Herz in einem Team, das zusammenhält – mit fairer Vergütung.

Zur Verstärkung unseres engagierten Teams suchen wir ab sofort eine Mitarbeiter Verwaltung (m/w/d)in Teil- /Vollzeit. Bei uns erwartet Sie ein wertschätzendes Arbeitsumfeld, in dem Menschlichkeit, Teamgeist und Professionalität im Mittelpunkt stehen.

Bewerben Sie sich jetzt und schenken Sie unseren Bewohnerinnen und Bewohnern jeden Tag ein Stück Lebensqualität.

Ihre Aufgaben

• Persönlicher Ansprechpartner für Bewohnerinnen und Bewohner, Angehörige und gesetzliche Vertreter in allen administrativen Anliegen
• Begleitung des Aufnahmeprozesses von der ersten Anfrage bis zum Einzug
• Vorbereitung und Durchführung von Aufnahme- und Vertragsgesprächen
• Anlage neuer Bewohner sowie Pflege und Aktualisierung der Bewohnerstammdaten
• Erstellung, Verwaltung und Überwachung der Heimverträge
• Bearbeitung von Bewohnerunterlagen sowie Prüfung auf Vollständigkeit
• Monatliche Leistungs- und Entgeltabrechnung der Bewohner
• Bearbeitung von Rechnungen, Rückfragen, Korrekturen sowie Austritts- und Schlussabrechnungen
• Kommunikation mit Pflegekassen, Sozialhilfeträgern und weiteren Kostenträgern im Rahmen der Bewohnerverwaltung
• Bearbeitung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung einschließlich offener Posten und Mahnwesen
• Kassenführung, Zahlungszuordnung und Unterstützung bei buchhalterischen Abstimmungen
• Pflege und Verwaltung relevanter Daten in Medifox, DATEV und weiteren eingesetzten Systemen
• Vorbereitung der Personalunterlagen für neue Mitarbeitende und Weitergabe der erforderlichen Daten an die zentrale Lohnbuchhaltung
• Erfassung und Weiterleitung abrechnungsrelevanter Personaländerungen wie Stundenumfang, Zulagen, Ein- und Austritte
• Unterstützung bei administrativen Ein- und Austrittsprozessen von Mitarbeitenden
• Erstellung von Auswertungen, Übersichten und Unterlagen für Einrichtungsleitung, Buchhaltung und Controlling
• Sicherstellung einer strukturierten, vollständigen und datenschutzkonformen Dokumentation
• Enge Zusammenarbeit mit Einrichtungsleitung, Pflege, Sozialdienst und den zentralen Verwaltungsbereichen

Ihr Profil

• Kaufmännische Ausbildung von Vorteil, jedoch nicht zwingend erforderlich
• Idealerweise Erfahrung im kaufmännischen Bereich
• Sicherer Umgang mit Zahlen und ein ausgeprägtes Verständnis für administrative Abläufe
• Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Daten
• Kommunikationsstärke und serviceorientiertes Auftreten
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen
• Teamfähigkeit sowie Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Bereichen der Pflegegruppe
• Bereitschaft zur fachlichen Weiterentwicklung

Das bieten wir Ihnen

• Wertschätzende, familiäre Arbeitsatmosphäre
• Faire Vergütung und verlässliche Dienstpläne
• Flexible Arbeitszeitmodelle (Teil- oder Vollzeit, ggf. 4-Tage-Woche)
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Attraktive Zusatzleistungen und Benefits
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem engagierten Team