Mitarbeiter Verwaltung (m/w/d)

Seniorenstift St. Michael; Waldmössingen; Sur place; EUR 26 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Seniorenstift St Michael in Baden-Württemberg sucht ab sofort eine Mitarbeiter Verwaltung (m/w/d) in Teil- / Vollzeit. Sie unterstützen das Team in allen administrativen Belangen und betreuen Bewohner sowie Angehörige. Sie begleiten Aufnahmen und Vertragsgespräche sowie Stammdatenpflege.

Zu den Aufgaben gehören Heimverträge, Abrechnung, Kommunikation mit Kassen und Kostenträgern, Buchhaltung mit Medifox/DATEV sowie Personalunterlagen und Lohndaten an die zentrale Lohnbuchhaltung.

Qualifications

• Persönlicher Ansprechpartner für Bewohner, Angehörige und gesetzliche Vertreter in allen administrativen Anliegen
• Begleitung des Aufnahmeprozesses von der ersten Anfrage bis zum Einzug
• Vorbereitung und Durchführung von Aufnahme- und Vertragsgesprächen
• Anlage neuer Bewohner sowie Pflege und Aktualisierung der Bewohnerstammdaten
• Erstellung, Verwaltung und Überwachung der Heimverträge
• Bearbeitung von Bewohnerunterlagen sowie Prüfung auf Vollständigkeit
• Monatliche Leistungs- und Entgeltabrechnung der Bewohner
• Bearbeitung von Rechnungen, Rückfragen, Korrekturen sowie Austritts- und Schlussabrechnungen
• Kommunikation mit Pflegekassen, Sozialhilfeträgern und weiteren Kostenträgern im Rahmen der Bewohnerverwaltung
• Bearbeitung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung einschließlich offener Posten und Mahnwesen
• Kassenführung, Zahlungszuordnung und Unterstützung bei buchhalterischen Abstimmungen
• Pflege und Verwaltung relevanter Daten in Medifox, DATEV und weiteren eingesetzten Systemen
• Vorbereitung der Personalunterlagen für neue Mitarbeitende und Weitergabe der erforderlichen Daten an die zentrale Lohnbuchhaltung
• Erfassung und Weiterleitung abrechnungsrelevanter Personaländerungen wie Stundenumfang, Zulagen, Ein- und Austritte
• Unterstützung bei administrativen Ein- und Austrittsprozessen von Mitarbeitenden
• Erstellung von Auswertungen, Übersichten und Unterlagen für Einrichtungsleitung, Buchhaltung und Controlling
• Sicherstellung einer strukturierten, vollständigen und datenschutzkonformen Dokumentation
• Enge Zusammenarbeit mit Einrichtungsleitung, Pflege, Sozialdienst und den zentralen Verwaltungsbereichen
• Kaufmännische Ausbildung von Vorteil, jedoch nicht zwingend erforderlich
• Sicherer Umgang mit Zahlen und ein ausgeprägtes Verständnis für administrative Abläufe
• Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Daten
• Kommunikationsstärke und serviceorientiertes Auftreten
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen
• Teamfähigkeit sowie Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Bereichen der Pflegegruppe
• Bereitschaft zur fachlichen Weiterentwicklung
• pflegerischer Hintergrund von Vorteil
• Wertschätzende, familiäre Arbeitsatmosphäre
• Faire Vergütung und verlässliche Dienstpläne
• Flexible Arbeitszeitmodelle (Teil- oder Vollzeit, ggf. 4-Tage-Woche)
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Attraktive Zusatzleistungen und Benefits
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem engagierten Team

Responsabilités

• Persönlicher Ansprechpartner für Bewohner, Angehörige und gesetzliche Vertreter in allen administrativen Anliegen.
• Begleitung des Aufnahmeprozesses von der ersten Anfrage bis zum Einzug.
• Vorbereitung und Durchführung von Aufnahme- und Vertragsgesprächen.
• Anlage neuer Bewohner sowie Pflege und Aktualisierung der Bewohnerstammdaten.
• Erstellung, Verwaltung und Überwachung der Heimverträge.
• Bearbeitung von Bewohnerunterlagen sowie Prüfung auf Vollständigkeit.
• Monatliche Leistungs- und Entgeltabrechnung der Bewohner.
• Bearbeitung von Rechnungen, Rückfragen, Korrekturen sowie Austritts- und Schlussabrechnungen.
• Kommunikation mit Pflegekassen, Sozialhilfeträgern und weiteren Kostenträgern im Rahmen der Bewohnerverwaltung.
• Bearbeitung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung einschließlich offener Posten und Mahnwesen.
• Kassenführung, Zahlungszuordnung und Unterstützung bei buchhalterischen Abstimmungen.
• Pflege und Verwaltung relevanter Daten in Medifox, DATEV und weiteren eingesetzten Systemen.
• Vorbereitung der Personalunterlagen für neue Mitarbeitende und Weitergabe der erforderlichen Daten an die zentrale Lohnbuchhaltung.
• Erfassung und Weiterleitung abrechnungsrelevanter Personaländerungen wie Stundenumfang, Zulagen, Ein- und Austritte.
• Unterstützung bei administrativen Ein- und Austrittsprozessen von Mitarbeitenden.
• Erstellung von Auswertungen, Übersichten und Unterlagen für Einrichtungsleitung, Buchhaltung und Controlling.
• Sicherstellung einer strukturierten, vollständigen und datenschutzkonformen Dokumentation.
• Enge Zusammenarbeit mit Einrichtungsleitung, Pflege, Sozialdienst und den zentralen Verwaltungsbereichen

Connaissances

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Zuverlässigkeit

Diskretion

serviceorientiertes Auftreten

Strukturierte Arbeitsweise

Formation

Kaufmännische Ausbildung

Outils

Medifox

DATEV

MS Office

Description du poste

Pflege mit Herz in einem Team, das zusammenhält – mit fairer Vergütung.

Zur Verstärkung unseres engagierten Teams suchen wir ab sofort eine Mitarbeiter Verwaltung (m/w/d) in Teil- / Vollzeit. Bei uns erwartet Sie ein wertschätzendes Arbeitsumfeld, in dem Menschlichkeit, Teamgeist und Professionalität im Mittelpunkt stehen.

• Persönlicher Ansprechpartner für Bewohnerinnen und Bewohner, Angehörige und gesetzliche Vertreter in allen administrativen Anliegen
• Begleitung des Aufnahmeprozesses von der ersten Anfrage bis zum Einzug
• Vorbereitung und Durchführung von Aufnahme- und Vertragsgesprächen
• Anlage neuer Bewohner sowie Pflege und Aktualisierung der Bewohnerstammdaten
• Erstellung, Verwaltung und Überwachung der Heimverträge
• Bearbeitung von Bewohnerunterlagen sowie Prüfung auf Vollständigkeit
• Monatliche Leistungs- und Entgeltabrechnung der Bewohner
• Bearbeitung von Rechnungen, Rückfragen, Korrekturen sowie Austritts- und Schlussabrechnungen
• Kommunikation mit Pflegekassen, Sozialhilfeträgern und weiteren Kostenträgern im Rahmen der Bewohnerverwaltung
• Bearbeitung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung einschließlich offener Posten und Mahnwesen
• Kassenführung, Zahlungszuordnung und Unterstützung bei buchhalterischen Abstimmungen
• Pflege und Verwaltung relevanter Daten in Medifox, DATEV und weiteren eingesetzten Systemen
• Vorbereitung der Personalunterlagen für neue Mitarbeitende und Weitergabe der erforderlichen Daten an die zentrale Lohnbuchhaltung
• Erfassung und Weiterleitung abrechnungsrelevanter Personaländerungen wie Stundenumfang, Zulagen, Ein- und Austritte
• Unterstützung bei administrativen Ein- und Austrittsprozessen von Mitarbeitenden
• Erstellung von Auswertungen, Übersichten und Unterlagen für Einrichtungsleitung, Buchhaltung und Controlling
• Sicherstellung einer strukturierten, vollständigen und datenschutzkonformen Dokumentation
• Enge Zusammenarbeit mit Einrichtungsleitung, Pflege, Sozialdienst und den zentralen Verwaltungsbereichen
• Kaufmännische Ausbildung von Vorteil, jedoch nicht zwingend erforderlich
• Sicherer Umgang mit Zahlen und ein ausgeprägtes Verständnis für administrative Abläufe
• Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Daten
• Kommunikationsstärke und serviceorientiertes Auftreten
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen
• Teamfähigkeit sowie Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Bereichen der Pflegegruppe
• Bereitschaft zur fachlichen Weiterentwicklung
• pflegerischer Hintergrund von Vorteil
• Wertschätzende, familiäre Arbeitsatmosphäre
• Faire Vergütung und verlässliche Dienstpläne
• Flexible Arbeitszeitmodelle (Teil- oder Vollzeit, ggf. 4-Tage-Woche)
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Attraktive Zusatzleistungen und Benefits
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem engagierten Team