Mitarbeiter Personaladministration (m/w/d)

DP World; Neuss; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

DP World in Deutschland sucht eine engagierte Assistenz/Office-Management-Kraft zur administrativen Unterstützung der Bereiche Operations und People in Neuss. Sie verantworten Zeiterfassung, Personalakten und die Organisation von Meetings sowie die Abrechnung.

Sie befassen sich mit Stammdaten, QM-Dokumenten und der Schnittstelle zu internen/externalen Partnern. Eine kaufmännische Ausbildung und Erfahrungen in Personaladministration sind von Vorteil.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Erfahrung in Assistenz/Office Management oder Personaladministration.
• Grundkenntnisse in der Personalsachbearbeitung (Entgeltunterlagen, Meldewesen) sind vorteilhaft.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) sowie Erfahrung mit ERP-Systemen/HR-Software.
• Deutsch fließend; Englischkenntnisse vorteilhaft.

Responsibilities

• Durchführung sämtlicher administrativer Tätigkeiten inkl. Schriftverkehr, Eingangspost, Büroorganisation.
• Erfassung, Prüfung und Bearbeitung der Zeiterfassung inkl. AU-Meldungen, Urlaubsanträgen, Stundenmeldungen, Reisekostenabrechnungen.
• Organisation von Zeitarbeitspersonal inkl. Prüfung Arbeitnehmerüberlassungsverträge, Stundenzettel und Rechnungen.
• Pflege von Stammdaten inkl. Personalaktenverwaltung, Archivierung/Ablage.
• Erstellung von Bescheinigungen, Reports und Dateien.
• Bestellabwicklung inkl. Lieferantenanfragen & Bestellabwicklung.
• Organisation von Besuchen, Meetings & Schulungen.
• Führen der Kasse inkl. Auszahlungen, monatliche Abrechnung.
• QM-Unterlagen pflegen und QM-Vorgaben einhalten.
• Kommunikation mit internen/externen Partnern.
• Koordination projektbezogener Aufgaben.

Skills

Office Management

MS Office

Personaladministration

Zeiterfassung

ERP/HR-Software

Deutsch fließend

Englischkenntnisse vorteilhaft

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

ERP-Systeme/HR-Software

Job description

In dieser Rolle unterstützt du die Bereiche Operations und People administrativ, sorgst für die reibungslose Umsetzung aller erforderlichen Prozesse und stellst die Einhaltung unserer Unternehmensrichtlinien sicher.

Deine Aufgaben

• Durchführung sämtlicher administrativer Tätigkeiten inkl. Schriftverkehr, Bearbeitung der Eingangspost, allgemeine Büroorganisation etc.
• Erfassung, Prüfung und Bearbeitung der Zeiterfassung inkl. AU-Meldungen, Urlaubsanträgen, Stundenmeldungen, Reisekostenabrechnungen, Prüfung Fahrerspesen etc.
• Organisation und Bestellung von Zeitarbeitspersonal inkl. Prüfung Arbeitnehmerüberlassungsverträge, Stundenzettel und Rechnungen, erstellen der entsprechenden monatlichen Auswertungen
• Meldung und Erfassung von Stammdaten inkl. Dokumenten- & Personalaktenverwaltung, Archivierung / Ablage
• Erstellung von Bescheinigungen und diversen Statistiken, Reports und Dateien
• Erstellung von Bestellanforderungen, Anlage von Lieferanten einschließlich Angebotsanfragen & Bestellabwicklung
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besuchen, Meetings & Schulungen
• Führen der Kasse inkl. Auszahlungen, monatlicher Abrechnung
• Pflege von QM-Unterlagen, Einhaltung von QM-Vorgaben und QM-Vorbereitung
• Kommunikation mit internen und externen Partnern
• Koordination und Zuarbeit bei projektbezogenen Aufgaben

Dein Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Einschlägige Erfahrung in der Assistenz / Office Management oder in der Personaladministration.
• Grundkenntnisse in der Personalsachbearbeitung (Entgeltunterlagen, Zeugniserstellung, Meldewesen) sind von Vorteil
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (insbesondere Word, Excel und Outlook) sowie Erfahrung mit ERP-Systemen oder HR-Software
• Deutsch fließend in Wort und Schrift; Englischkenntnisse von Vorteil
• Flexible und lösungsorientierte Arbeitsweise mit einer ausgeprägten Can‑Do‑Mentalität sowie der Bereitschaft, sich in Details einzuarbeiten und Aufgaben zuverlässig zum Abschluss zu bringen.
• Strukturierte, gut organisierte und belastbare Persönlichkeit, die auch in herausfordernden Situationen den Überblick behält.
• Hohe Anpassungsfähigkeit und Freude an der Arbeit in einem dynamischen, schnelllebigen Umfeld

Handel ist der Lebensnerv der globalen Wirtschaft, er schafft Chancen und verbessert die Lebensqualität der Menschen auf der ganzen Welt. DP World existiert, um den globalen Handel zu erleichtern und die Möglichkeiten für unsere Kunden und Gemeinschaften weltweit zu erweitern.

Mit einem engagierten, vielfältigen und professionellen Team von mehr als 111.000 Mitarbeitern aus 159 Nationen in 77 Ländern auf sechs Kontinenten treibt DP World den Handel weiter und schneller voran, hin zu einer nahtlosen Lieferkette, die fit für die Zukunft ist.

Wir transformieren und integrieren unsere Geschäftsbereiche – Häfen und Terminals, maritime Dienstleistungen, Logistik und Technologie – und vereinen unsere globale Infrastruktur mit lokaler Expertise, um stärkere und effizientere End-to-End‑Lösungen für die Lieferkette zu schaffen, die die Art und Weise, wie die Welt handelt, verändern können.

Darüber hinaus gestalten wir die Zukunft durch Investitionen in Innovation. Von intelligenten Liefersystemen bis hin zu automatisierten Lagerstapeln sind wir an der Spitze der disruptiven Technologie und treiben den Sektor zu besseren Handelswegen, indem wir Störungen vom Fabrikboden bis zur Haustür des Kunden minimieren.

DP World hat die Mission, Grenzen zu überschreiten und die Kluft zwischen allen Nationen und Kulturen zu überbrücken – nicht nur in dem, was wir tun, sondern auch in unserem Verhalten.

Wir sind bestrebt, eine Kultur zu schaffen, in der sich jeder respektiert, unterstützt und befähigt fühlt, sein volles Potenzial zu erreichen. Wir glauben, dass die Förderung von Inklusion und Vielfalt Innovation und Wachstum vorantreibt und uns dabei hilft, Menschen, Unternehmen und Gesellschaften zu verbinden. Freie Gedanken und unterschiedliche Perspektiven verändern unsere Welt, und gemeinsam können wir das Mögliche verändern.