Mitarbeiter Office & Facility Management (m/w/d)

VisiConsult - X-ray Systems & Solutions GmbH; Stockelsdorf; Vor Ort; EUR 48.000 - 68.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Perspektivenvielfalt

Internationales Arbeitsumfeld

Weiterbildungsmöglichkeiten

Verschiedene Laufbahnmodelle

Betriebliche Altersvorsorge Zuschüsse

Dienstradleasing & Parkplätze

Zusammenfassung

VisiConsult - X-ray Systems & Solutions GmbH sucht eine/n Leiter/in Office & Facility Management in Stockelsdorf. Sie koordinieren ein kleines Team, übernehmen den Empfang und steuern Travel Management sowie standortübergreifende Dienstleister. Die Rolle ist vollzeit, Präsenz am Standort.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, 2 Jahre relevante Berufserfahrung und idealerweise Führungsverantwortung. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie MS Office-Kenntnisse sind erforderlich.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in Office Management, Empfang, Travel Management oder Facility Management.
• Koordination mit externen Dienstleistern und interner Abteilungen.

Aufgaben

• Fachliche Leitung des Teams inkl. Aufgabenverteilung und Priorisierung.
• Empfang/Telefonzentrale professionell organisieren.
• Koordination der Standorte Stockelsdorf inkl. Dienstleister.
• Housekeeping, Ordnung und Ausstattung der Büroräume sicherstellen.
• Fuhrparkmanagement inkl. Fahrzeugkoordination und Dokumentation.
• Travel Management inkl. Reisebuchungen und Abrechnungen.
• Zusammenarbeit mit Fachabteilungen und externen Dienstleistern.
• Ausbildung der kaufmännischen Ausbildung koordinieren.

Kenntnisse

Kaufmännische Ausbildung

2 Jahre Berufserfahrung

Teamführung

Dienstleisterkoordination

Ausbildereignung

MS Office

Sprachkenntnisse Deutsch/Englisch

PKW Führerschein

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Digitale Tools

Jobbeschreibung

Einblick in die Position

Als Teil unseres Office & Facility Managements sorgst du gemeinsam mit einer Kollegin dafür, dass unsere internen Services zuverlässig, professionell und serviceorientiert funktionieren. Du arbeitest aktiv im Tagesgeschäft mit und bist zentrale Ansprechperson für organisatorische Themen. Gleichzeitig übernimmst du die fachliche Koordination unseres zweiköpfigen Teams, planst und priorisierst Aufgaben und stellst reibungslose Abläufe sicher. Der Schwerpunkt der Position liegt bewusst auf der operativen Mitarbeit, ergänzt durch die Verantwortung für die Organisation und Weiterentwicklung des Bereichs.

• fachliche und organisatorische Leitung des Teams inklusive Aufgabenverteilung, Priorisierung und Koordination der täglichen Abläufe


• Organisation und Sicherstellung eines professionellen Empfangs für Gäste, Kunden, Lieferanten und Mitarbeitende sowie Betreuung der Telefonzentrale


• Koordination unserer 3 Standorte in Stockelsdorf inklusive Dienstleistersteuerung, Wartungen, Reparaturen und Gebäudethemen


• Organisation von Housekeeping-Themen sowie Sicherstellung von Sauberkeit, Ordnung und Ausstattung der Büro- und Gemeinschaftsbereiche


• Verantwortung für das Fuhrparkmanagement inklusive Fahrzeugkoordination, Terminüberwachung, Dokumentation und Kommunikation mit Dienstleistern


• Organisation und Weiterentwicklung des Travel Managements inklusive Reisebuchungen, Reiserichtlinien, Abrechnungsprozessen


• Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachabteilungen sowie externen Dienstleistern


• Koordination und Verantwortung für die kaufmännische Ausbildung

Diese Position ist in Vollzeit (40 Wochenstunden) und mit 100% Präsenz am Standort Stockelsdorf zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen. Mobiles Arbeiten ist aufgrund des Aufgabengebietes in dieser Position nicht möglich.

Anforderungen im Überblick

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Bereich Büromanagement, Verwaltung, Hotellerie, Veranstaltungsmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation


• Mindestens2 Jahre Berufserfahrung im Office Management, Empfang, Travel Management, Facility Management oder in einer vergleichbaren Funktion


• Erste Erfahrung in der fachlichen Koordination oder Führung eines kleinen Teams wünschenswert


• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, z. B. Reinigung, Handwerk, Gebäudeservice, Reiseanbieter, Leasinggesellschaften oder Werkstätten


• Bestehende Ausbildereignung oder Motivation einen Ausbilderschein zu erlangen


• Sicherer Umgang mit MS Office sowie idealerweise Erfahrung mit digitalen Buchungs-, Verwaltungs- oder Organisationstools


• sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift


• PKW Führerschein

Das spricht für uns

• Perspektivenvielfalt durch eine große Vielzahl an Branchen und Kunden


• Ein internationales und kollegiales Arbeitsumfeld


• Individuelle Weiterbildungsowie regelmäßigeFeedback- und Entwicklungsgespräche


• Verschiedene Laufbahnmodelle(Fach-, Experten- und/oder Führungslaufbahn) passend zu deinen individuellen Stärken und Ambitionen


• Übergesetzliche Zuschüsse zurbetrieblichen Altersvorsorge sowie Corporate Benefits Plattform mit exklusiven Mitarbeiterrabatten für zahlreiche Shops


• Mobilität bei uns: Dienstradleasingund Lademöglichkeitenfür E-Bikes und E-Autos sowie Parkplätze direkt auf unserem Firmengelände


• Für die Gesundheit: Hansefit-Mitgliedschaft, ergonomische Arbeitsplätze, aktive Pause während der Arbeitszeit, wechselnde Angebote durch die betriebliche Gesundheitsförderung


• Weil auch Kleinigkeiten den Unterschied machen: Kaffeespezialitäten, Teeangebot, regionaler Obstkorb und unser Quookerliefert jederzeit kochendes, stilles oder sprudelndes Wasser – ganz ohne Plastikflaschen