Mitarbeiter (m/w/d) Schulorganisation und Ausbildungsverwaltung

APM Holding GmbH; Mannheim; On-site; EUR 32,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Urlaubstage

Betriebliche Altersvorsorge

Fahrrad-Leasing

Zusatzkrankenversicherung

Fortbildungen

Mentorenprogramm

Rabatte

Job summary

apm Holding GmbH in Mannheim sucht eine engagierte Verwaltungskraft für den Schulbetrieb. Sie organisieren Ausbildungsabläufe, koordinieren Termine und unterstützen Schulleitung sowie Lehrkräfte bei administrativen Fragen.

Sie arbeiten eigenverantwortlich, kommunizieren wertschätzend mit Auszubildenden, Behörden und Partnern und nutzen MS-Office sowie EasySoft. Wir bieten 30 Urlaubstage, Weiterbildungen und eine faire Vergütung von 3.150 € brutto/Monat.

Qualifications

• Kaufmännische Grundlage: abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Büromanagement oder Gesundheitswesen.
• Praktische Berufserfahrung im kaufmännischen/organisatorischen Bereich; QM-Erfahrung wünschenswert.
• Organisationstalent: strukturiert, eigenverantwortlich, Prioritäten setzen.
• Verlässlichkeit, Lernbereitschaft und Bereitschaft, sich in EasySoft einzuarbeiten.
• Sicher im Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Freundliche, verbindliche Kommunikation mit verschiedenen Gesprächspartnern.

Responsibilities

• Ausbildungsorganisation: gut organisierte Ausbildungs- und Schulungsabläufe koordinieren und Lernende, Lehrkräfte und Schulleitung unterstützen.
• Termine, Fristen und Dokumente steuern; administrative Vorgänge bis Abschluss bearbeiten.
• Verbindliche Kommunikation: erster persönlicher/telefonischer Ansprechpartner zu Auszubildenden, Lehrkräften, Behörden und Kooperationspartnern.
• Bewerbungen begleiten: Bewerbungsunterlagen prüfen, Bewerbungsgespräche organisieren und teilweise durchführen.
• Qualität sichern: Unterlagen nach QM-Vorgaben pflegen, Audits vorbereiten, Abläufe am Standort entwickeln.
• Digital arbeiten: Schulverwaltungssoftware EasySoft und MS Office strukturiert nutzen.

Skills

Organisationstalent

Verlässlichkeit

Kommunikation

MS Office

Eigenverantwortung

Education

Kaufmännische Ausbildung (Büromanagement/Gesundheitswesen)

Tools

EasySoft

MS Office

Job description

Du möchtest den Schulalltag mitgestalten und organisatorisch den Überblick behalten?

Dann werde Teil der Verwaltung unserer Pflegeschule in Mannheim! Als zentrale Ansprechperson am Standort sorgst Du gemeinsam mit der Schulleitung für einen gut organisierten Schulbetrieb.

Wir suchen Dich ab sofort in Vollzeit (mit 40 Stunden pro Woche).

Deine Vorteile bei apm – weil Du den Unterschied machst

• Wertschätzung und Teamgeist mit Fokus auf Integration und Vielfalt
• Entwicklung Deiner digitalen Skills durch ChatGPT-Lizenz & KI-Training
• Mentorenprogramm & regelmäßige Entwicklungsdialoge sowie Fortbildungen
• 30 Urlaubstage + Sonderurlaubsaktionen
• Betriebliche Altersvorsorge & Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen
• Gesundheitsförderung, u.a. durch Fahrrad-Leasing & Zusatzkrankenversicherung
• Attraktive Corporate Benefits & Rabatte
• Faire, transparente Vergütung: Freue dich über ein Gehalt von 3.150 Euro

Deine Aufgaben – hier gestaltest Du die Zukunft

• Ausbildungsorganisation: Du sorgst für gut organisierte Ausbildungs- und Schulungsabläufe und stehst unseren Auszubildenden, Lehrkräften und der Schulleitung bei organisatorischen Fragen und Aufgaben unterstützend zur Seite.
• Den Überblick behalten: Du steuerst Termine, Fristen und Dokumente und bearbeitest administrative Vorgänge bis zum Abschluss.
• Verbindlich kommunizieren: Als erste persönliche und telefonische Ansprechperson stehst Du im wertschätzenden Austausch mit Auszubildenden, Lehrkräften, Behörden und Kooperationspartnern.
• Bewerbungen begleiten: Du sichtest Bewerbungsunterlagen, organisierst Bewerbungsgespräche und führst diese teilweise selbst durch.
• Qualität sichern: Du pflegst Unterlagen und Nachweise nach unseren Qualitätsmanagementvorgaben, bereitest Audits vor und entwickelst verlässliche Abläufe am Standort mit.
• Digital arbeiten: Du nutzt unsere Schulverwaltungssoftware EasySoft sowie MS Office für eine strukturierte Verwaltung.

Dein Profil – das bringst Du mit

• Kaufmännische Grundlage: Du hast eine abgeschlossenekaufmännische Ausbildung beispielsweise im Büromanagement oder im Gesundheitswesen.
• Praktische Erfahrung: Du bringst bereits Berufserfahrung im kaufmännischen, organisatorischen oder verwaltenden Bereich mit.Erste Erfahrungen im Qualitätsmanagement sind wünschenswert.
• Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert und eigenverantwortlich, bleibst auch bei hohem Arbeitsaufkommen handlungsfähig und setzt bei parallelen Anliegen und Fristen klare Prioritäten.
• Verlässlichkeit und Lernfreude: Du übernimmst Verantwortung, arbeitest zuverlässig und bist bereit, Dich in neue Aufgaben und unsere Schulverwaltungssoftware EasySoft einzuarbeiten.
• Sicher in MS Office: Du arbeitest routiniert mit Word, Excel und PowerPoint.
• Kommunikation mit Feingefühl: Du trittst freundlich, klar und verbindlich auf und gehst professionell auf unterschiedliche Gesprächspartner ein.

Auch Quereinsteiger sind willkommen, wenn sie einschlägige Berufserfahrung in Organisation, Verwaltung, Kundenkommunikation oder einem vergleichbaren Bereich mitbringen.

Über uns

apm – Akademie für Pflegeberufe und Management – steht für moderne, praxisnahe und vielfältige Bildungsangebote in der Pflege. Mit Leidenschaft qualifizieren wir Fachkräfte für die ambulante und stationäre Versorgung und entwickeln sie kontinuierlich weiter.

An zahlreichen Standorten betreiben wir Pflegeschulen, Weiterbildungszentren sowie Programme zur Integration internationaler Auszubildender und Pflegekräfte. Unsere smarten Lernformate – von E-Learning über Online-Live-Seminare bis hin zu Inhouse-Schulungen – ermöglichen maximale Flexibilität.

Wir sind kompetent, innovativ und bunt – und gestalten Bildung, die wirklich etwas bewegt.

Ihre Ansprechpartnerin

Kristin Erlenbusch
Recruiting & Personalmarketing
apm Holding GmbH
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